Dokumendiregistri http://wd.tyri.ee/?page=pub_list_dynobj&desktop=954762&tid=1004600 kasutusjuhend Dokumendiregistri avalehe vasakus veerus kuvatakse dokumendipuu dokumendiliikide kaupa. Dokumendi otsimiseks tuleb kõigepealt valida dokumendipuus soovitava dokumendi liik. Klikates vastavale dokumendiliigile, avaneb otsinguvorm, mis võimaldab otsida konkreetset dokumenti erinevate andmete järgi. Pärast otsinguks teadaolevate andmete sisestamist, tuleb vajutada klahvile ,,Otsi", misjärel kuvatakse otsitava dokumendi metaandmed. Kui dokumendi andmete väljal on täidetud ka väli ,,Fail", ,,Avalikustatav fail" või ,,Digitaalselt allkirjastatud fail", on lisaks dokumendi metaandmetele võimalik näha ka dokumenti ennast.
Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Valgamaa Kutseõppekeskuse direktorile Avaldus 13.09.2010 Lugupeetud direktor, palun tehke esmaspäeval tasuta söök. Lugupidamisega Anna Näeme · Eluloo kirjeldus (CV) · ISIKLIKUD ANDMED · Nimi: Anna · Perekonnanimi: · Sünniaeg: · Aadress: · E-mail: · Telefon: · Perekonnaseis:
iga aastakäik võib ülearu täita arhiiviruumi. Dokumentide loetelusse ei kanta: · töötajate isiklikuks kasutamiseks valmistatud või saadud õigusakte jms; · dokumentide koopiaid, samuti dokumente, mida asutuse ülesannete täitmise käigus ei menetleta. Dokumentide loetelu muudetakse: 1. kui asutuse ülesannete või struktuuri muutmise tulemustena tekivad uued dokumentide sarjad 2. kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg 3. avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel. Uus loetelu kehtestatakse siis, kui asutuse struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis Asjaajamisjuhend e asjaajamise kord Asutuse juht kehtestab asjaajamiskorra, milles sätestatakse: · asutuse asjaajamisperiood või perioodid, milleks võib olla kalendriaasta, majandusaasta või muu
8. Dokumentide loomisel kasutatavad plangid, mille poolest erinevad? Plank on kindla formaadiga paberileht, millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid. Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised (dokumente mis ei adresseerita) Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad, mis on moodustatud üldplangi alusel. 9. Dokumentide põhiliigid on kirjad, akt Protokoll 10. Organisatsioonisisesed õigusaktid (käskkiri, otsus) millal koostatakse? Käskkiri- on korraldav dokument, mille annavad välja organisatsiooni (asutuse, ettevõte) juht ja tema
1), töötervishoid ja tööohutus (tähis 2.2). Finantsarvestusel (tähis 3) on allfunktsioonideks eelarve ja aruandluse korraldamine (tähis 3.1), raamatupidamine (tähis 3.2). Info haldamine allfunktsioonideks on asjaajamine ja arhiivindus (tähis 5.1), raamatukogu (tähis 5.2). Allsarjad puuduvad. Funktsioonid on järjestatud nii, et juhtimis- ja tugifunktsioonid on eespool ning põhifunktsioonid tagapool. Sarjad on moodustatud vastavalt dokumendiliigile (nt sari volikirjad ja garantiikirjad), kirjavahetus vastavalt teemale. Funktsioonid, allfunktsioonid ning sarjad on tähistatud vastavalt Rahvusarhiivi dokumendi- ja arhiivihalduse juhisele. Sarjadele on määratud ka säilitustähtajad. Tähtsamatele sarjadele alatine (nt ülikooli istungite protokollid, nõukogu määrused, rektori käskkirjad, pikaajalised koostöölepingud, töötajate andmebaas, majandusaasta aruanne jne). Raamatupidamisalaste dokumente säilitustähtaeg on
3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu 4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu. Lisaks järgmisi andmeid: 5) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv 6) asutuse eelarvevahendite seis 7) asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimed ja ametikohad 8) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide indeksid või numbrid vastavalt dokumendiliigile 9) üldandmed asutuse arhiivi kohta Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt võidakse vormistada koos vara üleandmise aktiga. Praktiline ülesanne: Koosta asjaajamiskorra struktuur (sisukord). Mõtle läbi, milliseid tegevusi peab asutuse asjaajamiskord reguleerima. Harjutamiseks kasuta VV määruse Asjaajamiskorra ühtsed alused §-s 4 toodud loogikat. Standardset struktuuri pole kehtestatud, iga asutus valib enda jaoks kõige sobivama struktuuri.
Käsiposti, faksi või e-postiga väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras, registreerimise eest vastutab sel juhul dokumendi koostaja. Dokumendid registreeritakse dokumendiregistris, kuhu tuleb pärast salvestamist salvestada ka kõik määrused, otsused, käskkirjad, korraldused ja nende lisad, väljasaadetavad ja sisemised kirjad, aktid, tõendid. Dokumentide registreerimise eest vastutavad dokumendihaldurid. Dokumendid registreeritakse vastavalt dokumendiliigile ettenähtud korras dokumendiregistris. Komisjonide dokumendid registreeritakse dokumendiregistris asjapõhisena (st nii kirjavahetus, protokollid kui otsused on ühe dokumendiregistriindeksi all) vastava funktsiooni all. Kus registreeritakse dokumente, missugust elektroonilist dokumendihaldussüsteemi kasutatakse? Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse
Käsiposti, faksi või e-postiga väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras, registreerimise eest vastutab sel juhul dokumendi koostaja. Dokumendid registreeritakse dokumendiregistris, kuhu tuleb pärast salvestamist salvestada ka kõik määrused, otsused, käskkirjad, korraldused ja nende lisad, väljasaadetavad ja sisemised kirjad, aktid, tõendid. Dokumentide registreerimise eest vastutavad dokumendihaldurid. Dokumendid registreeritakse vastavalt dokumendiliigile ettenähtud korras dokumendiregistris. Komisjonide dokumendid registreeritakse dokumendiregistris asjapõhisena (st nii kirjavahetus, protokollid kui otsused on ühe dokumendiregistriindeksi all) vastava funktsiooni all. Kus registreeritakse dokumente, missugust elektroonilist dokumendihaldussüsteemi kasutatakse? Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse
25) arvutifaili tähis, 26) kontaktandmed Plankidele trükitakse rekvisiidid või tähistatakse nende asukohad järgmiselt: · kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ,3 ja 26 ning võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 7 asukohad (vt joonis 5.1.2.), · üldplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ja 3 ning võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad (vt joonis 5.1.1.), · dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ,3 ja 4 ning vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad. Rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad võidakse tähistada. 5. Millised dokumendid kuuluvad registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris? § 18. Registreerimisele kuuluvad dokumendid Registreerimisele kuuluvad: 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 2) asutuses koostatud protokollid ja aktid; 3) lepingud;
Ülemine veeris 1,2 cm Alumine veeris 1,2 cm kontaktandmed Plangi vormindamine (2) Dokumendi rekvisiidid Kasutatakse püstkirja ( Helvetica, Times, Times New Dokumendiliigile omased informatiivelemendid Roman, Arial, Courier) Kohustuslikud rekvisiidid Tähe suurus 12-14 D väljaandja Ühe ja sama dokumendi rekvisiidid vormistatakse ühte D kuupäev stiili ja kirjasuurust Tekst Reavahe 1 või 1,5 või automaatne reavahe Allkiri või allkirjad
aidata ei saa Tuleme Teile viimast korda vastu, et vältida võimalikke probleeme Järgmisel korral kirjutage oma nimi korrektselt Ma helistan Teile juba viies kord Te olete oma kirjas väitnud, et meie firma ei arvesta Teie kui isiksusega Teile me enam teist võimalust ei paku, kuna olete meid eelnevalt alt vedanud 54 LISA 2 Dokumendi rekvisiidid ja nende vormistamine Dokumendi rekvisiit on vastavale dokumendiliigile omane informatiivne vormistuselement. 1. Dokumendi srift ja liigendatus Dokumendi vormistamisel kasutatakse kirjasammu 2,54 mm ja arvutil reavahet 1 või 1,5 püstkirja sriftiga Times New Roman või Arial suurusega 11-14. Teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Igal dokumendi liigil on kindel rekvisiitide kogum, mis koosneb dokumendi kohustuslikest
· autentne päritolu võib usaldada Dokumendi vorminõuded Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: 1. üldplank (nii paber kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel (kuni vastavate standardite väljatöötamiseni). 2. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Kohustuslikud rekvisiidid: väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid · asutuse sümbol (logo) · asutuse registrikood · väljaandmise koht · menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge · adressaat · indeks · dokumendiliigi nimetus · kinnitusmärge · pöördumine · märkus lisade kohta
Ringluse etapid: 1) dokumendi projekti (eelnõu) koostamine. 2) vormistamine. 3) kooskõlastamine ehk viseerimine. (vajadusel) 4) allkirjastamine ja kuupäeva märkimine. 5) registreerimine. Koostamine ja vormistamine. 1) Dok. projekti koostamine. a) täitja, kelle töökohustuste hulka see kuulub. b) kes on resolutsiooniga määratud. Kirjutatakse käsitsi juhi poolt, millega määratakse dok. täitja ja tähtaeg. 2) Vormistab sekretär või täitja vormistamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides ettenähtud sisu ja vorminõuetest. 3) Kooskõlastamine. Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on selle eelnõu viseerimine. Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks kõige pealt madalamale ning seejärel kõrgemale ametnikele. Kui koostaja ei arvesta kooskõlastaja märkustega, lisatakse dok. projektile kooskõlastaja kirjalik eriarvamus. 3) Töökohtumiste korraldamine.
annaabi.ee 
