DOKUMENDIHALDUSE PRAKTIKA (0)

TALLINNA MAJANDUSKOOL
Ametnikutöö osakond
Kärol Järviste
SR 131
DOKUMENDIHALDUSE PRAKTIKA
Praktikaaruanne
Juhendaja: Anne Ilp
Rapla 2014

SISUKORD

SISSEJUHATUS

Dokumendihalduse praktika sooritasin Tallinnas Sotsiaalkindlustusametis. Enamiku aja viibisin arstliku ekspertiisi osakonnas ning ühe nädala Tallinna büroo ja klienditeeninduse majas .
Peamiseks tegevuseks oli praktika jooksul arhiivi korrastamine isikute toimikute sorteerimise näol. Lisaks oli palju muid väiksemaid ülesandeid, näiteks posti sorteerimine, spetsialistide vahel toimikute jagamine ning sissetulevate dokumentide registreerimine.
Minu aruande eesmärk on anda ülevaade oma praktika kohta ning analüüsida kogemusi, mida selle aja jooksul omandasin. Lisaks anda omapoolne hinnang tehtud töö ning asutuse kohta – millised olid lootused ja ootused ning milline oli tegelikkus.
Sotsiaalkindlustusameti praktikapakkumine tundus koheselt sobivat, kuna pakkumises oli peamisteks ülesanneteks kohe märgitud eelkõige töö dokumentidega: arhiividokumentide kontrollimine arvutiprogrammis ja arhiivis , sissetulevate dokumentide registreerimine, kirjavahetus , ekspertiisidokumentide ringlus ja selle korraldamine.

PRAKTIKAKOHA ISELOOMUSTUS

1.1 Nimi, õigusvorm, asukoht

Sotsiaalkindlustusamet on Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas tegutsev valitsusasutus , mis täidab õigusaktidest tulenevaid ülesandeid oma tegevusvaldkonnas ning esindab oma ülesannete täitmisel riiki. Sotsiaalkindlustusameti arstliku ekspertiisi osakond asub Tallinna kesklinnas Lembitu 10, klienditeeninduse hoone asub aadressil Pronksi 12.

1.2 Kontaktandmed

Tallinna büroo
Aadress: Pronksi 12, 10117 Tallinn
Infotelefon: 16106 või 612 1360
Üldtelefon: 664 0104
Faks: 664 0101
E-post: [email protected]
Tallinna Pensioniameti arstliku ekspertiisi osakond
Aadress: Lembitu 10, 10114 Tallinn

Tegevusalad ja nende iseloomustus

Sotsiaalkindlustusamet tagab kindlustunde inimestele igaks eluetapiks riigi teenuste osutamise ja sotsiaalkindlustushüvitiste maksmise kaudu.
Ameti roll ühiskonnas on:

• kindlustada inimesi seaduses ettenähtud pensionide, toetuste ja hüvitistega;
  
• määrata ja maksta elatisabi ning sisse nõuda riigile üleläinud elatisnõudeid;
  
• osaliselt kustutada riigi tagatud õppelaenu summa tagasimaksmata osa;
  
• tuvastada puude raskusastet ja puudest tulenevaid lisakulusid;
  
• tuvastada püsivat töövõimetust;
  
• tagada ja rahastada rehabilitatsiooniteenuse ja erihoolekandeteenuste osutamist;
  
• osutada ohvriabi - ja lepitusteenust.
  

Töötajate arv, struktuuriline ülesehitus

Sotsiaalkindlustusametis on kokku 448 ametikohta, mis jagunevad erinevate büroode ning klienditeeninduste vahel üle Eesti. Neist 84 ametikohta on Tallinnas. Nende hulka on loetud kõik ametikohad alustades peadirektorist ning lõpetades klienditeenindajatega.

PRAKTIKA KÄIK JA TEOSTATUD ÜLESANDED

Esimesel päeval praktikandina tutvustati mulle üldist asjaajamist, kuidas info liigub erinevate asutuste vahel ning üldpildiga – tööruumide, töötajate ning bürootehnikaga. Samuti õpetati kohe selgeks peamine ülesanne praktika jooksul – isikute toimikute korrastamine.
Järgnevatel nädalatel tegelesin peamise ülesandega – isikute toimikute korrastamisega, kuid oli ka palju muid väiksemaid ülesandeid. Isikute toimikute korrastamine näol on tegemist arhiivi korrastamisega. Peamiselt tuleb kontrollida inimeste andmeid SKAIS-AE programmist ning eemaldada vanad taotlused ja dokumendid , mida ei peeta vajalikuks alles hoida. Kui viimase taotluse otsus on kehtetu või kui inimene on surnud, eemaldatakse toimik arhiivist. Õppisin lähedamalt dokumentide säilitamist, arhiivireegleid ning säilitustähtaegade kohta.
Küllaltki huvitav oli minu jaoks hommikuse posti sorteerimine. Arstliku ekspertiisi osakonda saabuvad taotlused klienditeenindusest, mis asub aadressil Pronksi 12. Taotlusi on kahte tüüpi: ekspertiisitaotlus tööealisele inimesele ning ekspertiisitaotlus lapsele ja vanaduspensioniealisele inimesele. Kõige pealt tuleb need registreerida Postipoisis, kui seda ei ole juba klienditeenindaja poolt tehtud. Seejärel tuleb välja sorteerida lapsed (kuni 16-aastased) ning haiguslehel olevad inimesed, kuna nende taotlused on eelisjärjekorras, et otsused saaksid võimalikult kiiresti välja saadetud . Viimaks tuleb jaotada taotlused ära spetsialistide vahel, kes nendega tegelema hakkavad. Taotluste jagamine käib perekonnanime algustähtede järgi – igale spetsialistile on määratud kindlad tähed, millega tema tegelema peab.
Lähedamalt tutvusin ka rehabilitatsiooni taotlustega, kuidas koostatakse nende põhjal suunamiskirju ja mille põhjal valitakse raviasutus . Omakorda tutvusin suunamiskirjade välja saatmisega, millised infolehed nendega kaasa pannakse. Samuti sain näha, kuidas märgiti Postipoisis taotlused tehtuks.
Samuti sain ka ise Postipoisis dokumente registreerida. Peamiselt registreerisin arstliku ekspertiisi taotlusi ning rehabilitatsiooni taotlusi. Õppisin väga palju kasutama Postipoisi programmi, mis on tegelikult väga lihtne ja loogiline.
Praktika ajal tegelesin ka otsuste välja saatmisega nii patsientidele kui ka arstidele. Otsuste välja saatmiseks perearstidele tuleb otsida infot (eelkõige aadressi) terviseandmete registritest. Otsuseid saadetakse arstidele peamiselt tähitud kirjana, kuid patsient saab ise valida, kuidas ta soovib saada teavitatud. Võimalusi on palju, kuid peamiselt kasutatakse, kas tähitud kirja või e-posti. Sain proovida mõlemat varianti , kuidas neid välja saata. Samuti tuleb Postipoisis vormistada vastusdokument, et ekspertiisitaotluse saaks märkida lõpetatuks.
SKAIS-AE programmi sain kasutada ilmselt kõige rohkem. Lisaks inimeste andmete kontrollimisele arhiivi korrastamisel, kasutasin seda ka paberkandjal tulnud taotluste sisestamiseks programmi. SKAIS-i abil saatsin välja terviseseisundi kirjelduste nõudeid arstidele. Vajadusel lisasin ka juba varem sisestatud taotlustele juurde selgitusi korduvate nõuete kohta.
Viimasel nädalal viibisin praktikal klienditeeninduse majas, kus nägin , kuidas Postipoisis uuendati spetsialistide tööülesandeid ning kuidas lisati juba olemasolevatele taotlustele juurde asutuse infomeili peale tulnud faile. Tutvusin ka klienditeeninduse poolega ning sealse maja töökorraldusega.