7-4 Lepingud AK/avalik 7-5 Arved 7a. Maj. A. lõpust Avalik 7-13 Aruanded AK riigiasutustele 7-18 Kirjavahetus 5 a. Avalik muudes finantsküsimustes 1. Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms)
tähtajal; 2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud; 3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. § 44. Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ning asjade tähtaegse lahendamise üle DOKUMENTIDE HOIDMINE § 45. Üldnõuded dokumentide hoidmisele § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine · Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. § 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine · Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
tihemini. Läbiviimise eest vastutab õpilasfirma tegevjuht. ● Kus/kuidas suhtleb meeskond väljaspool koosolekuid? Väljaspool koosolekuid suhtleb meeskond Messengeri teel. ● Kuidas pannakse kirja olulisemad otsused? Olulisemad otsused kajastuvad õpilasfirma suhtlusgrupis, et need oleks nähtavad kõikidele liikmetele. Vajalikud otsused pannakse ka kirja äriplaani. 3. Dokumentide ja varade hoiustamine ● Digi- ja paberdokumente hoiustatakse – kuidas ja kus hoiustatakse? ● Raha hoiustatakse – kuidas ja kus? Raha hoiustatakse Õpilasfirma arvelduskontol. ● Arvelduskontole on ligipääs kellel? Arvelduskontole on ligipääs finantsjuhil. ● Muud varad (materjalid, tooted jms) – kuidas ja kus hoiustatakse? Mai Kullerkupp Ella Kuusk Juhataja Protokollija
Mis mõõdus on A4 paber? 210 × 297 mm Millised on dokumendiplankide kaks erinevat liiki, tooge näiteid kummastki?! 1. üldplank millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 2. dokumendiliigi plank ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel Mida tähendab lühend OCR ja milleks me antud tegevust kasutame arvutis? OCR (inglise keeles Optical character recognition) ehk optiline märgituvastus on programm, mis võimaldab tõlkida paberdokumente, PDF-faile ning pildistatud dokumente redigreeritavasse vormingusse. Kuidas toimub dokumentide hävitamine? Dokumendid hävitatakse hüdropurustajas, paberhundis. Avalikud asutused saavad dokumente hävitada vaid avaliku arhiivi loal ja hävitamine tuleb dokumenteerida. Reeglina kehtib nõue, et hävitatud dokumentidest jäetakse tõendusena alles teatav osa metaandmeid. Digitaaldokumentide hävitamist teostatakse kustutamise või andmekandjate purustamise teel. Mis on blankett?
Toimikud loetakse sarjade kaupa üles sõltumata nende säilitustähtajast, täiendatakse iga asjaajamisperioodi lõpul, . Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga toimikud loetletakse tükkhaaval, alla 10 a võib loetleda summaarselt. Ülevaade vormistatakse paberkandjal või peetakse seda elektrooniliselt. 6. Dokumentide hoidmine asutuse tegevuse lõpetamise järel (säilitustähtajad, äriseadustikust tulenevad säilitamise nõuded, hoidmise tegelik korraldamine ) Paberdokumente tuleb hoida nii, et on tagatud säilimine- kapil või laual, maast 10-15 cm kõrgusel. 7. Säiliku kaanele kantavad andmed arhiivimoodustaja nimi,struktuuriüksuse nimi,sarja tähis, pealkiri, piirdaatumid, toimiku number, lehtede arv, leidandmed 8. Hävitamise protseduur (kuidas dokumenteeritakse, kuidas viiakse läbi füüsiline hävitamine Selgitatakse välja millised dokumendid lähevad hävitamisele. Dokumentide hävitamisel tuleb
Käskkirjad 3. Protokollid 4. Aktid 5. Isiklikud toimikud DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Dokument hõlmatakse organisatsiooni asjaajamises dokumendisüsteemi Selle käigus luuakse dokumenti kirjeldavad andmed e metaandmed Registreerimise kaudu seotakse dokument vastava funktsiooniga, mille täitmise käigus ta tekkis ning teiste dokumentidega Dokumendi registreerimine tõestab dokumendi olemasolu Paberdokumente on registreeritud aegade jooksul registreerimisraamatutes Elektroonilises süsteemis on dokumendi registreerimine möödapääsmatu, muidu ei leia hiljem dokumenti üles Registreerimine pole ühekordne toiming, vaid protsess. Registriandmeid täiendatakse vastavalt asja lahendamise käigule, näit. täitmismärge lisatakse alles siis, kui asjaajamine on lõpetatud. Organisatsioon määrab kindlaks, missuguseid andmeid iga dokumendi kohta kindlasti
-dokumendid pannakse toimikusse/salvestatakse -toimikud säilitatakse töökohtadel -asjaajamisperioodi lõpus kontrollitakse toimikute süstematiseerimise kvaliteeti. Dokumentide paigutamise toimikutesse Lõplikult vormistatud dokument või saadud dokument, millest tulenenud probleemid on ettenähtud korras lahendatud, pannakse dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse. Dokumentide loetelu peab olema kättesaadav kõigile töötajatele, kes tegelevad dokumentidega. Paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides asjaajamisperioodide kaupa. Toimikute paksus ei tohi ületada 2,5-3 cm. Kui asjaajamisperioodi kestel tekib dokumendisarjas palju dokument tuleb moodustada mitu toimikut. Kui ettevõttes tekib asjaajamisperioodil vähe dokumente, võib ühte toimikusse koondada mitme asjaajamisperioodi dokumendid, kui mitte üle 5 aasta. 1 Meeldetuletus Dokumentide rühmitamise aluseks on dokumendi liik, sisu, ülesanne, mille käigus dokument
rohkem enamikke andmeid digikujul. Vähemal või rohkemal määral on digiandmed tihti seotud ka internetiga. See muutus on andmete otsimise võimalust ja kiirust strateegiliselt muutnud. Kui inimene suudab teha maksimaalselt kümme üksteisele järgnevat tegevust, siis arvutid töötavad miljoneid kordi kiiremini. Tegelikult oli digitaalsele kujule üleminek põhjustatud just mugava ja kiire otsimisvõimaluse tõttu, mis sellega kaasnes. Kui meil oleks arhiiv, mis sisaldaks miljoneid paberdokumente ja sealt oleks vaja teatud märksõna otsida, siis kuluks selleks sadu aastaid. Kui need dokumendid oleks failidena arvutis kuluks selleks vaid sekundi murdosa. Väga hea näide on ülemaailmne otsingusüsteem Google. See leiab enam kui neljast miljonist temas registreeritud avalikust veebilehest üles selle märksõna, mida on sul vaja ning seda kõigest sekundiga. Kogu inimkonna eluaja on olnud tähtsus isiku privaatsusel. Paberdokumentide ajastul oli
asutuse asjaajamiskorras või muus õigusaktis. Digitaaldokumentide allkirjastamise täpsem kord reguleeritakse asutuse asjaajamiskorras. 23. Dokumentide hoidmine ja kasutamine asutuses- Asutus peab tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas "Arhiivieeskirjaga". Lahendatud paberdokumente hoitakse toimikutes (kiirköitjad, registraatorid jne), mille kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane e. algatuskiri koos vastuskirjade ja muude dokumetidega, mis asja lahendamise käigus tekkisid. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et nad käsitleksid asja terviklikult. Lahendatud digitaaldokumendid
Tähtaja pikendamise otsustab asutuse juht või muu pädev isik. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist. AÜA § 35 lg 3. Dokumendi kooskõlastamine Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt kõige madalamale asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemal seisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale. AÜA § 38 lg 1. Mitmes eksemplaris paberdokumente allkirjastatakse õigusaktid 1 eksemplaris protokollid 1 eksemplaris ametikiri 2 eksemplaris (1 meile ja teine läheb välja) lepingud, aktid 2 eksemplaris või siis vajalikus arvus AÜA § 40 Kas allkirja faksiimile = omakäeline allkiri Allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja. AÜA § 40 lg 6. Millal loetakse asi lahendatuks ? Asi loetakse lahendatuks kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega
kirjutada ka allkirja andja nimi. § 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. 4. jagu Dokumentide hoidmine § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine (1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Asutuse dokumendihalduse korraldamine Ideaal: · Kiirus · Digitaalsus (kiirem võimalus leida andmeid, info jõuab ka teistesse riikidesse kiirelt, varukoopiad, samas, kui pole elektrit, pole dokumente)
See on organisatsiooni eetika ja sisemise otsustamise küsimus. Mis kirjeldab kõige paremini mõistet ,,IT lahenduse organisatsiooniline teostatavus? Organisatsioonil on piisavalt inimesi, kes suudavad uue IT lahenduse juurutada ja kasutajatel on piisav oskuste tase selle lahenduse kasutamiseks. Milline mõiste määratleb parimal moel tiimi ehk ühtse meeskonna organisatsioonis? Isikute rühm, kes töötavad organiseeritult, ühise eesmärgi nimel. Vahendeid, mis viivad paberdokumente ja -pilte kujule, mida saad salvestada ja kasutada arvutis, nimetatakse dokumendi digitaliseerimissüsteemideks. Milline termin kirjeldav kõige paremini audiovisuaalset ühistöövahendit, millega 2 ja enam kasutajat saavad omavahel suhelda, vahetada ja vajadusel muuta faile üheaegselt? Andmekonverents Kas Euroopas aktsepteeritud seaduspõhimõtete järgi on seaduslik laenutada või edasi müüa autoriõigustega kaitstud tarkvaratoodet?
t. peavad olema failidena kõvakettal ning vastuvõetavad dokumendid salvestatakse samuti failidena kõvakettale. Et faksimodemi abil paberdokumenti edastada, tuleb see eelnevalt sisse skaneerida. Faksimodemeid müüakse koos vastava tarkvaraga nagu tavalisi modemeid. See tarkvara võib anda faksimodemile mitmeid võimalusi, mida tavalisel faksiaparaadil pole, näiteks saab saata üht faksi korraga paljudele adressaatidele. Faksimodemi põhimõtteliseks puuduseks on see, et paberdokumente ei saa saata, kui pole skännerit. Teine probleem on selles, iga vastuvõetav dokument nõuab suurt kettaruumi (umbes 100 kB lehekülje kohta) ning selliste suurte failide printimine võtab palju aega. Digitaalne on numbritest (enamasti nullidest ja ühtedest) koosnev või numbrilise kujuga opereeriv. Termin "digital" tuleb sõnast "digit", mis tähendab numbrit või numbrikohta. Digitaaltehnika all mõeldakse tehnikat, mis genereerib, salvestab ja töötleb digitaalseid,
mugav saata. Et sellist dokumenti saata tavalise faksiaparaadiga, tuleks see eelnevalt välja printida · Kiirus. Faksimodemid edastavad dokumente peaaegu alati maksimumkiirusega 9,6 Kbps, tavaline faksiaparaat nii kiiret edastust ei võimalda · Pildikvaliteet. Faksimodemiga edastatud dokumentide pildikvaliteet on harilikult parem, sest dokumendid jäävad elektroonilisele kujule Faksimodemi põhimõtteliseks puuduseks on see, et paberdokumente ei saa saata, kui pole skännerit. Teine probleem on selles, iga vastuvõetav dokument nõuab suurt kettaruumi (umbes 100 KB lehekülje kohta) ning selliste suurte failide printimine võtab ka kaua aega K56Flex - Üks kahest konkureerivast 56 kbps modemistandardist. Välja töötatud Rockwelli ja Lucenti poolt (teine standard X2 on US Roboticsi oma) Modem - modem Lühend sõnadest MOdulaator-DEModulaator.
annaabi.ee 
