Tervikliku infohalduse korraldamine (0)

Tervikliku infohalduse korraldamisega on mitmeid probleeme. Alljärgnevalt on neist
välja toodud mõned. Kuidas Sina need lahendaksid? Millised väljatoodud infohalduse
probleemidest eksisteerivad Sinu organisatsioonis?  1. Organisatsioonid   ei   ole   infohalduseks   piisavalt   küpsed(org.   ei   teadvusta   endale infohaldust)  – puudub terviklik ülevaade organisatsiooni infovaradest, ei mõisteta info
mõjusid äriprotsessile ega teata, kus info tekib. Tuleks   välja   selgitada   ettevõtte   hetkeolukord,   kaardistatada   protsessid,   info   liikumine   ja infosüsteemide   vaheline   andmevahetus.   Tuleb   töötajatele   teha   selgeks,   miks   on   info   oluline, koolitamine.   Info   ei   ole   ainult   dokumentides.   Lisaks   reeglite   kehtestamisele   on   vaja   head kontrollisüsteemi   ja   tasakaalustatud   sanktsioneerimist.   Reeglite   sisu   tuleb   hoolega   läbi   mõelda. Reeglite ja protseduuride vastu eksimine on vaja teha võimalikult keeruliseks, mida aitab saavutada äriprotsesside automatiseerimine ja standardsete protseduuride puhul valikute piiramine.  Vajalik on ka isikliku vastutuse delegeerimine  kõikide  töötajateni. Lisaks vastutuse  delegeerimiseni  aitab selline käitumine   luua   töötajatel   isikliku   seose   infohalduse   reeglitega.   Loomulikult   ei   tohi   piirduda delegeerimise  aktiga, vaid tuleb kontrollida ka selle järgimist. Inimene peab tundma  omandisuhet infoga, mida ta kasutab. Seda aitab saavutada reaalajas info töötlemine, mille puhul nähakse võimalust kohe reageerida. Selle abil tuntakse, et info reaalselt mõjutab ettevõtte tegevust. Reaalajas andmete kasutamine   vähendab   ka   andmete   manipuleeritavust.   Automatiseerimise   puhul   on   tähtis,   et   kõik andmed, mida on võimalik masinaga koguda, tuleks ka masinaga koguda ning seda standardiseeritud kujul. Teabe prioritiseerimine (mida üldse on vaja säilitada, mis on oluline, infoaudit).  2. Eksisteerivad probleemid andmehaldusega  – andmete kvaliteet on madal, andmed on vananenud või ebausaldusväärsed, andmed ei sobitu erinevate süsteemidega. Digitaalses   andmehalduses   ei   ole   ohtu,   et   informatsioon   läheb   kaduma,   nagu   seda   võib
juhtuda   paberdokumentidega.   Andmete   usaldusväärsust   aitavad   tõsta   metaandmed,   mis
aitavad   infot   tuvastada.   Kontrollmehhanismid   (automaatsed).   Võimalikult   palju
automatiseerida.  3. Protsessid   ei   moodusta   tervikut  –   kesksete   infosüsteemide   arendusel   ei   käsitleta organisatsiooni   protsesse   terviklikult,   vaid   tegeletakse   väikese   hulga   protsesside   jaoks
lahenduste väljatöötamisega.
Tuleks teha nii, et protsessid moodustaksid terviku. Programmid peaksid olema liidestatud.
Peaks vaatama tööprotsesse tervikuna, peab mõistma, et üks tööülesanne sõltub teisest
ülesandest. Peaks olema süsteem, mis oleks organisatsiooni ülene. 4. Süsteemid ei suhtle omavahel – infot menetlevad, haldavad ja säilitavad süsteemid ei  suuda omavahel suhelda. Tuleks valida sellised süsteemid, mis suudaksid omavahel suhelda. See lihtsustab ja 
muudab töö oluliselt kiiremaks ja efektiivsemaks. 5. Sotsiaalmeedia võimalusi ei kasutata ära – sotsiaalmeediakanalite võimalusi kasutatakse ainult teadete postitamiseks või informatsiooni jagamiseks, mitte kahesuunaliseks 
infovahetuseks tarbijatega.


Koolitada töötajaid sotsiaalmeedia kasutamise võimaluste osas. Postita, vasta, kogu ja hinda, 
tagasiside arvesse võtmine. Mõned lahendused organisatsiooni infohalduse parendamiseks Teabe prioritiseerimine. Loetlege kümme dokumendi- või teabetüüpi, millega tööl kokku 
puutute. 
Lepingud, e-kirjad, sotsiaalmeedia postitused, telefonivestlused, koosolekud, töötajad 
vahetavad omavahel infot, tagasiside ettevõtte koduleheküljel, külastajate raamat, juhataja 
otsused, kliendi suuline tagasiside, facebooki töötajate grupp. Prioritiseerige need teabetüübid. Leidke 3 kategooriat:
kõige tähtsamad (kategooria A) juhataja otsused, lepingud.
olulised (kategooria B) koosolekud, e-kirjad, telefonivestlused, tagasiside, sotsiaalmeedia.
väheolulised (kategooria C)  Millistest allikatest saab (Sinu) organisatsioon infot? Kas kogu info säilitatakse? E-kirjad, telefonivestlused, hotelliweebi ja bookingu lehed, koduleheküljele tulev tagasiside 
jne. Too välja võimalikud kanalid info edastamiseks ja millise info edastamiseks seda kanalit
kasutatakse. Silmast silma vestlused, koosolekud- tähtis informatsioon, mis peab kindlasti edastatud saama
ja mida on vaja, et kõik ka üheselt mõistaksid, vajadusel selgitada. Telefonivestlus- kiire asjaajamine kliendiga, jooksvate tööülesannete andmine, täpsustamine. Facebooki grupp- üks tähtsamaid info vahetuse kanaleid töötajate vahel. E-post- palgalehtede edastamine, administraatorid suhtlevad klientidega, päringud, 
pakkumised jms. Facebooki messenger- vahetustevaheline suhtlus selles osas, mis teist vahetust järgmisel 
päeval ees ootab. Meedia- reklaam.

Document Outline

• Mõned lahendused organisatsiooni infohalduse parendamiseks