mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (2) Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse, Ta on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. (4) Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle Rahvusarhiivile, kui seadus ei sätesta teisiti. § 3. Rahvusarhiiv (1) Rahvusarhiiv on Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas olev valitsusasutus, mille põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu võimaldamine ja nende kasutamise korraldamine. (2) Rahvusarhiiv kogub kokkuleppel omanikuga ning võimaluste olemasolul kultuuri- ja
korras tunnistatud alusel. mälestiseks. Arhiiviseadus Dokument - mis tahes Avalikku ülesannet täitev Arhivaale tuleb hoida teabekandjale asutus või isik annab nõuetekohastes jäädvustatud teave, mis arhivaalid üle tingimustes, hoides ära on loodud või saadud Rahvusarhiivile, kui neid nende lubamatu asutuse või isiku ei vajata enam oma kasutamise, kahjustumise tegevuse käigus ning ülesannete täitmiseks, ja hävimise. mille sisu, vorm ja kuid hiljemalt kümme Arhivaalis sisalduvat struktuur on küllaldane aastat pärast dokumendi teavet võib üle kanda
kehtivad dokumendihalduse standardid Riigi asutused ja kohalikud omavalitused, avalik-õiguslik juriidilised isikud, eraõiguslikud organsatsioonid ja üksikisikud 3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas pidada arvet lõpetatud toimikute üle, kuidas dokumente asutuses hoida) Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide
(1) Andmekogu avalikule arhiivile üleandja ja üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga. (2) Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. (3) Arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise tähtaja pikendamiseks esitab arhiivimoodustaja riigiarhivaarile taotluse, milles märgib ära: 1) kõnealuste arhivaalide koosseisu; 2) põhjenduse üleandmise tähtaja pikendamiseks; 3) ettepaneku uueks üleandmise tähtajaks, mis ei ole pikem kui 10 aastat. 11. Nimeta arhiivikorrastamise põhimõtteid? Arhiivikorrastamise põhimõtted (1) Arhiivikorrastamisega võimaldatakse: 1) arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi;
Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele. Arhiiviseadus Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, Aarhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning tegevuse alused. Arhiivieeskiri Reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni. Kehtib: Rahvusarhiivile, Kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutusele või isikule, kes täidab avalikke ülesandeid. Arhiivi moodustamise põhimõtted - Arhiivi moodustamisel lähtub asutus: * Päritolupõhimõttest, mille kohaselt ühe asutuse dokumendid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu dokumentidega; *Algse korra austamise põhimõttest, mille kohaselt säilitatakse kord, mille arhiiv sai asutuse tegevuse käigus. 1
peatükkÜldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Arhiivieeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. (2) Eeskiri kehtib: 1) Rahvusarhiivile; 2) kohaliku omavalitsuse arhiivile; 3) asutusele ja isikule, kes täidab avalikke ülesandeid avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide osas (edaspidi asutus). (3) Avalik õiguslikule või riigi- või kohaliku omavalitsuse muuseumile ja raamatukogule, haridus-, teadus- ja arendusasutusele ning sihtasutusele, kes valdab kultuuri- ja ajalooväärtusega dokumendi- või teabekogu, kehtib eeskiri „Arhiiviseaduses” sätestatud ulatuses vastavalt
lähtuvalt. Otsus tuleb kooskõlastada avaliku arhiiviga. Dokumendifailide korrastamine. Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013
nende hallatavad riigiasutused sedasama teeksid. Kuna määrus jõustus 1. sept 1996, siis möödus tähtaeg asjaajamiskordade Alustega kooskõlla viimiseks 1. sept 1997. Alused mingit kontrollimehhanismi, kas ja kuidas määrust täidetakse, ette ei näinud. Nüüd aga on Riigikogu poolt 25. märtsil 1998 vastu võetud arhiiviseadus selle lünga täitnud ning vastavad järelevalvefunktsioonid loodavale Rahvusarhiivile pannud. 3. ASUTUSE ASJAAJAMISE KORRALDAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED 3.1. Asjaajamise organiseerimise vormid Asjaajamise korralduse organisatsioonilise vormi valik sõltub asutuse suurusest, struktuurist, territoriaalsest paiknemisest, dokumendiringluse mahust, juhi juhtimispõhimõtete valikust, tehnilisest varustatusest jm. Tsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, lahendamine, lahendamise kontroll,
Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus 01.01.2012 Sätestab: dokumentide hindamise; arhivaalide kogumise ja säilitamise; neile juurdepääsu võimaldamise; nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest; avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise; Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. Dokumentide ja arhivaalide haldamine enne Rahvusarhiivile üleandmist Dokumentide hindamine Arhivaalide üleandmine Arhivaalide säilitamine ja kaitse Juurdepääs arhivaalile ja arhivaali kasutamine Dokumendi ja arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutmine Dokumendi ja arhivaali ebaseaduslik hävitamine Arhiivinduse koordineerimine: Rahvusarhiiv ja riigiarhivaar Arhiivinõukogu Kohaliku omavalitsuse arhiiv Kultuuri- ja ajalooväärtusega dokumendikogu Arhiivieeskirja kehtestamine Arhiivieeskiri 01.01.2012 Reguleerimisala:
(asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu) ning arhivaalide loetelu väljatöötamisele ja juurutamisele. Lisatud on selgitavaid skeeme ja näiteid. Dokumendi- ja arhiivihaldus 1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid Rahvusarhiiv on tänulik, kui juhisega tutvunud ja seda praktikas kasutanud asutuste töötajad annavad juhise kohta tagasisidet. Märkused ja ettepanekud palume saata rahvusarhiivile aadressil [email protected]. Juhis avaldatakse trükis ning rahvusarhiivi veebis aadressil www.ra.ee. Rahvusarhiivi veebis paiknev juhis võib olla trükis avaldatust ajakohasem. 1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised Rahvusarhiivi soovituslikud juhised esindavad dokumendi- ja arhiivihalduse head tava ja parimat praktikat.
annaabi.ee 
