KUJUL: Mõiste- definitsiooni (allika viide) + selgitav kommentaar Administraator süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms
1. kontrollib arhivaalide säilitamise, juurdepääsu ja kaitse vastavust seaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele; 2. kontrollib arhiivieeskirja täitmist; 3. kontrollib arhivaalidele määratud säilitustähtaja vastavust seaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele; 4. kontrollib arhivaalide üleandmise õiguspärasust; 5. kontrollib arhivaalide arvestuse pidamist; 6. teeb avastatud rikkumiste osas ettekirjutusi ja ettepanekuid asjaajamistoimingute kooskõlla viimiseks seaduse ja arhiivieeskirjaga; 7. koostab protokolle, kui avastatud rikkumiste kohta tehtud ettekirjutusi ei täideta, ja esitab need riigiarhivaarile. 8. ARHIIVIREGISTER Arhiiviregister on riiklik register, mille vastutav töötleja on Riigikantselei ja volitatud töötleja Rahvusarhiiv. Arhiiviregistrisse kantakse andmed avalike arhivaalide või arhivaalide kogumite kohta
dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus
arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus
1. kontrollib arhivaalide säilitamise, juurdepääsu ja kaitse vastavust seaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele; 2. kontrollib arhiivieeskirja täitmist; 3. kontrollib arhivaalidele määratud säilitustähtaja vastavust seaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele; 4. kontrollib arhivaalide üleandmise õiguspärasust; 5. kontrollib arhivaalide arvestuse pidamist; 6. teeb avastatud rikkumiste osas ettekirjutusi ja ettepanekuid asjaajamistoimingute kooskõlla viimiseks seaduse ja arhiivieeskirjaga; 7. koostab protokolle, kui avastatud rikkumiste kohta tehtud ettekirjutusi ei täideta, ja esitab need riigiarhivaarile. Eesti Filmi Andmebaas Eesti Filmiarhiivist rääkides ei saa üle ega ümber MTÜ Eesti Filmi Andmebaas'ist (edaspidi MTÜ EFA). See on 2007. aasta hilissügisel loodud organisatsioon, mille tegevuse põhieesmärk on
elektrooniliste seadmete abil loodud ning andmekandjale talletatud dokumenti, mis erineb paber- või analoogkandjal dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks: 1. bitijada andmekandjal; 2. vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist; 3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus: sisu tõestab fakte ja tegevust; kontekst seostab dokumenti looja tegevuse, asjaajamistoimingute, metaandmete ning teiste dokumentidega. Kõik dokumendid, mida saab iseloomustada nende tunnuste abil, on digitaaldokumendid. 43. Milleks on UAM? UAMi eesmärk on lihtsustada tarkvaralise vahendina dokumentide ja nende kirjelduste hõlmamist asutuse elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist (EDHS), nende viimist nõuetele vastavale kujule ning arhiiviväärtusega arhivaalide edastamist avaliku arhiivi. 44. Mida tähendab hübriiddokument?
nende kasutamise ja haldamise õigus. Juurdepääsupiirangud kehtivad kindlaksmääratud tähtaja jooksul. Tuleneb Avaliku teabe seadusest, isikuandmete seadusest. Juurdep. Võib rakendada nii asutusesisestele kui ka välistele kasutajatele. KASUTAMISE JÄLGIMINE: Dokumentide kasutamise ja liikumise jälgimist rakendatakse nii arhiivimoodustaja asjaajamise kui ka dokumentide kasutamise jälgimiseks. Asjaajamistoimingute jälgimine tähendab dokumendis sisalduvate otsuste täitmise meetmete ja vastutavate isikute registreerimist ning täitmise tähtaegade kontrolli. Dokumentide kasutamise jälgimisega tagatakse, et igal hetkel oleks teada dokumendi ning toimiku asukoht. Selleks jälgitakse nii üksikdokumentide edastamist ühelt töötajalt teisele kui ka registreeritakse toimikute laenutamist ja kasutamist. ERALDAMINE: Elukäigu jooksul võidakse dokumendiga sooritada mitu nn eraldamistoimingut
Seejuures on dokumendisüsteemi roll hõlbustada dokumentide leidmist ja kontrollida neile juurdepääsu, kaitsta neid volitamata muutmise ja kustutamise eest ning jälgida dokumentide liikumist ühelt kasutajalt teisele dokumendi kasutamise (nt. lahendamise) käigus. Asutuse asjaajamises olevate küsimuste lahendamise (nn. menetlemise) käigu registreerimine ei kuulu dokumendisüsteemi otseste ülesannete hulka, vaid selleks rakendatakse spetsialiseeritud infosüsteeme. Asjaajamistoimingute jälgimine on dokumendisüsteemis võimalik dokumendis sisalduvate otsuste täitmise (nt. meetmete, isikute, tähtaegade jne.) kajastamise kaudu dokumendi metaandmetes. Dokument peab ka kasutamise käigus säilitama oma autentsuse ja usaldusväärsuse, mistõttu tuleb dokumendisüsteemis reguleerida dokumentidele juurdepääsu ja nende kasutamist turvaklasside süsteemiga. Dokumendisüsteem peab toetama paindlikku
puudulikud, õigusaktiga pandud kohustuse rikkumine. Asjaajamiskorras ei ole kajastatud e-kirjade Asutuse tegevus võib osaliselt jääda haldamist. dokumenteerimata. Asjaajamiskorrast ei selgu töötajate ja/või Olulised toimingud võivad jääda tegemata, struktuuriüksuste ülesanded ja õigused puudub kontrollivõimalus. asjaajamistoimingute teostamisel. Ei ole määratud asutusesisest ametnike Dokumendid ei pruugi jõuda vajalike ringi, keda tuleb erinevate dokumendiliikide töötajateni või jõuavad seda mitte vajavate puhul loodud või saadud dokumentidest töötajateni. teavitada. Tabel 1 Asjaajamiskorra pidamisel tehtavad vead ja nendest tulevad riskid 12 Lidia Feklistova
annaabi.ee 
