AS LIILIA Kaja Kuljetaja Teie avaldus 10.03. 2013 Seebi 44 13522 Pärnu Meie 13.03.2013 nr 2-4/22 TEATIS AS-i Liilia arhivaalidest nähtub, et Kaja Kuljetaja (sünd..... ) töötas ettevõttes sekretärina ajavahemikul 01. aprillist 1958 kuni 29. augustini 1970. Alus: nimistu 1-p, säilik 55, leht 22 ja säilik 343, leht 33. Teatis antud esitamiseks Pärnu Pensioniametile. (allkiri ja pitser) Avo Vilu tegevdirektor 656 8884 [email protected] Lille 5 Telefon 656 8875 12345 Pärnu Faks 787 7777 Registrikood 12222222 E-post: [email protected]
arhivaale kasutada omaniku loal, kohtu-, juurdlus-, eeluurimisorganinõudmisel; · Asutuse siseseks kasutamiseks määratud arhivaalid Juurdepääsupiirang kehtib kuni 5 aastat. NB! Igal isikul on õigus nõuda arhivaali valdajalt andmeid teda puudutava teabe kohta. ARHIVAALIDE KASUTAMINE Ei tohi kahjustada arhivaali seisukorda ega ohustada säilimist. Juriidilise või füüsilise isiku taotlusel on organisatsioon kohustatud väljastama arhivaalidest ärakirju, väljavõtteid ja teatiseid, samuti võimaldama tutvuda arhivaalidega arhiivis. Arhiiviteatis on juriidilise jõuga dokument, mis koostatakse arhivaalide põhjal kirjaliku järelpärimise alusel. Arhiiviteatised jagunevad: -biograafilised, mis sisaldavad andmeid isiku kohta -temaatilised teatised koostatakse mingi kindla teema kohta. Kodanikele väljastatakse biograafilisi teatisi tööstaazi, töötasu, hariduse, kodakondsuse jne kohta nende kirjaliku avalduse alusel.
Sajandil muutus oluliseks eelkõige inimeste eraelu kaitse. Arhiivide avanemine 1990ndate aastate alguses tõi kaasa juurdepääsu peaaegu kõikidele arhiividesse jõudnud dokumentidele, kusjuures ei tehtud vahet, kas dokumendid sisaldasid kellegi õigusi ja huve riivavaid andmeid või mitte. Seoses eelpool tooduga hakati 1990ndate keskel seadusi muutma. Tänapäeval tuleb arhiividel suures osas tegeleda isikuandmete kaitsega, kuna suure osa arhivaalidest moodustavad isikualase teabega dokumendid. Sellistele dokumentidele juurdepääs on seaduse või arhiivimoodustaja muudest vajadustest lähtuvatel alustel piiratud. Juurdepääs ametlikele dokumentidele on demokraatlikes riikides tagatud reeglina põhiseadusega. Demokraatlikus riigis ligipääs dokumentidele on üks osa kodanikuõigustest, mida on võrreldud hääleõigusega. Olukorrad, mil probleemi lahendav informatsioon on olemas, juurdepääs sellele
Arhivaalidekasutaminejateabevahendamine (teatis) - ? Arhiiv- asutusevõiisikudokumentideterviklikkogum Arhivaal document, milleleavalikarhiiv on hindamisetulemusenaandnudarhiivväärtuse. Avalikarhiiv- arhiiviasutusRahvusarhiivijakohalikuomavalitsusearhiivitähenduses. Arhiivmoodustaja asutus, kelletegevusekäigusvõibtekkidaarhivaale. Sari- korrastusüksusarhivaalidehaldamiseks.Säilikuvõibmoodustada: 1) Ühtesarjakuuluvatestkokkurühmitud (toimik, map, karpjne) arhivaalidest. 2) Üksikarhivaalidest (kiri, fotojne) Arhiiviskeem_hierarhilineliigtusskeem, mismäärabkindlaksarhiivväärtusegaainesekorrastusüksused, nendetähistused, järjestusejanimetused. Arhivaal dsokument, milleleavalikarhiiv on hindamisetulemusenaandnudarhiiviväärtuse (arhiiviseadus). Liigitusskeem- 1. Asutusefunktsioonideningtegevustevõisarjadehierarhilineesitus 2. Asutusedokumentideloeteluosaksolesvsarjadejateisteliigitusüksustestrukteeritudloetelu.
arhiivile antud fondi numbrist. NÄITEKS: EAA.5734; ERA.R-2009. Sarja kirjeldamisel kasutatakse vähemalt järgmisi kirjelduselemente: tähis, pealkiri, piirdaatumid ja kogus. Vajadusel kasutatakse järgmisi kirjelduselemente: sisu ja teema, korrastussüsteem, juurde-pääsu tingimused. Säiliku kirjeldamine: säilik on paberdokumentide füüsilise haldamise üksus. Sarja jaotamisel säilikuteks on aluseks: moodustamiskontekst (säilikud moodustatakse tavaliselt samasse sarja kuuluvatest arhivaalidest, juhul kui asutuse asjaajamine pole olnud piisavalt korrektne ning peetud toimikud võivad sisaldada eri sarjadesse kuuluvaid arhivaale, tuleb vajadusel dokumendid uuesti sorteerida) ja ratsionaalse halduse vajadus (silmas peab pidama, et säilikud ei tohi olla liiga paksud, optimaalne on 3 cm seljapaksus ning säilikute hoiustamisel ja transportimisel on majanduslikult ja logistiliselt praktiline, et nad oleksid võimalikult standardsete mõõtmetega)
Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 5. Mis on sari? Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 6. Mis on säilik? Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8. Nimeta, missugused on põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid (vt: RA juhis Dokumendi- ja arhiivihaldus. 2009, skeem lk. 22) Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. 9. Kes või mis on arhiivimoodustaja?
sagedaste võimuvahetustega. Arhiivid pole üksnes dokumentide hoidlad, vaid ka publitseerimise ja teadustöö keskused, kus töötab järjest enam kõrge akadeemilise kvalifikatsiooniga inimesi.28 Arhiivide kirjeldamine ja arhivaalide kasutuspiirangud Arhiiv korrastusüksusena on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiiv koosneb üldjuhul ühe arhiivimoodustaja arhivaalidest. Arhiivikirjeldamise aluseks on Rahvusvahelise Arhiivinõukogu (International Council on Archives) poolt heakskiidetud üldine rahvusvaheline arhiivikirjeldusstandard ISAD(G): General International Standard Archival Description.29 Demokraatlikes maades on juurdepääs avalikele arhiividele vaba, välja arvatud erandid, mis on fikseeritud arhiiviseadustes või muudes õigusaktides. Eesti Vabariigis on juurdepääs avalikele arhiividele vaba kui ei ole piiranguid, mida
Õigusakti liigid: üldakt ja üksikakt ARHIIV-asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum. Arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasut. AVALIK ARHIIV on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; ARHIIVIMOODUSTAJA on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. SÄILIK on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vms) NIMISTU on arhiivikirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis. DIGITAALALLKIRI on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
1.2. Dokument ja arhivaal Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (Arhiiviseaduse § 4 lg 1). Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele (Arhiiviseaduse § 4 lg 2). Arhivaalidest omakorda moodustavad teatud osa avalikud arhivaalid. Avalikud arhivaalid on riigi- ja kohaliku omavalitsuse organi või asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid, mis on loodud või saadud seaduses või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmise käigus" (Arhiiviseaduse §-s 5), mille ingliskeelne vaste võiks olla public records.
üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi Üleandmise dokumenteerimine Üleandmis-vastuvõtmisakt Arhiivikorrastamise põhimõtted Korrastustasandid: arhiivi tasand; sarja tasand; säiliku tasand. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Arhiiviskeem Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine Arhiivikirjeldamisega luuakse arhiivimoodustaja arhiivi täpne esitus ning antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldamisega võimaldatakse: arhiivimoodustaja arhivaalide tekkekonteksti mõistmine; juurdepääs arhivaalidele. · Arhiivikirjeldamise meetod ja kirjeldustasandid · Kirjelduselemendid Arhivaalide säilitamise alused Nõuded hoidlale Nõuded arhivaalide kasutamisele
annaabi.ee 
