säilitusmeetmeid. Asutuse seisukohalt tähendab säilimise tagamine dokumentide säilitustähtajale vastavate säilitamise tingimuste loomist. Seejuures esimeses järjekorras tegeletakse kõige suuremate ohtudega. Näitena on tähtis veeõnnetuste, mis võib korraga hävitada terve arhiivi, vältimine. Paljudes asutustes on dokumentidele heade säilitustingimuste tagamiseks ning nende haldamise kergendamiseks sisse seatud spetsiaalne arhiiviruum. Sellesse koondatakse pikema säilitustähtajaga dokumendid, mida vahetus asjaajamises enam kuigi tihti ei vajata. Arhiiviruumis luuakse säilitamiseks optimaalsed tingimused. Arhiivis on dokumente lihtsam kasutada, korrastada, hävitamiseks ette valmistada või teostada muid vajalikke haldamistoiminguid. Lisaks on dokumente arhiiviruumis kindlam hoida, kui selles on täidetud vajalikud tuvanõuded. Soovitatav temperatuur paberdokumentide hoidmiseks arhiiviruumis on 1520° C ja suhteline
nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse Dokumentide säilitamine sõltub dokumendi tüübist ja andmekandjast Paberdokumentide kõige suuremad vaenlased on: liigniiskus, liiga kõrge või liiga madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Digitaaldokumentide säilimise olulisteks mõjuriteks on magnetvälja tase, vibratsioon Dokumentide säilimiseks seatakse sisse spetsiaalne arhiiviruum, kuhu koondatakse pikema säilitustähtajaga dokumendid, mida vahetus asjaajamises enam tihti ei vajata. Arhiiviruumis 15-20 C, suhteline õhuniiskus 30-50%, temperatuur ja õhuniiskus on stabiilsed, ruum on kaitstud sissetungide, tule-, vee jt õnnetuste vastu. DOKUMENTIDELE JUURDEPÄÄSU TAGAMINE Üldjuhul on riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste dokumendid algusest peale avalikud ja kõik võivad huvi korral nendega tutvuda.
•Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud Arhivaalide üleandmise eeldus on, et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Üleandmisel pakub rahvusarhiiv nii vahetuid nõuandeid ja juhendamist kui ka juhiseid - vaata näiteks juhist Arhivaalide üleandmine. http://www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf 4. Arhiivihoidla, arhiiviruum. 5. Ohuplaan, selle koostisosad. Ohuplaan lähtub koostaja vajadustest. Ohuplaanis nähakse ette vähemalt: 1) tõenäolised ohuallikad; 2) arhivaalide kaitsmise, päästmise ja taastamise meetmed iga võimaliku ohu korral; 3) personali tegutsemine ohu korral; 4) vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks. 6. Dokumentide hävitamine, millega, miks kuidas? Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga.
Andmekogu arhiivile üleandja lepitakse kokku koostöös arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga1. Arhivaalid tuleb arhiivi üle anda hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist. Korraga antakse arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid. Enne käesoleva eeskirja jõustumist loodud ja saadud paberarhivaalid antakse üle 20 aastat pärast nende tekkimist või kokkuleppel arhiiviga ühiselt koos hiljem tekkinud arhivaalidega. Arhiiviruum, arhiivihoidla, nõuded nendele- 1. Hoidlas peavad olema aastaringselt tagatud nõuetele vastavad ja stabiilsed keskkonnatingimused. Keskkonnatingimuste nõuded ja õhusaaste piirmäärad on sätestatud eeskirja lisaga. 2. Hoidla keskkonnatingimusi peab regulaarselt kontrollima nõuetekohaselt kalibreeritud seadmetega. 3. Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Kui hoidlas on aknad, tuleb need kohandada
mahtude rütmi. Hoonet katab lamekatus. Plaanilahendusest on ka huvtavaid detaile, näiteks hoone tagumine osa on pööratud 45 kraadise nurga all,sest plaanilahendus oli tingitud soovist säilitada hoone kõrval olnud vana puu ja selle otsas paiknenud kurepesa. 1. korrusel on kesksel kohal vestibüül, kust läheb trepp teisele korrusele ning kaks koridori hoone tagumistesse osadesse. Kontorid on paigutatud koridoride äärde. Koridoride vahele jääb endine arhiiviruum ja san.-sõlm. 2. korruse asub avar saal-koosolekuteruum ning selle kõrval taas koridor, mille ääres kabinetid. Saal oli algselt lükandseinte ja toakõrguste akende abil ühendatav üheks ruumis fuajee ja katuseterrassiga. Hoone algne, stilistikale omane, ratsionaalse kujundusega, osaliselt eritellimusel sisekujundus on valdavalt hävinenud. Hetkel sisustus puudub, ning kogu hoone osas on säilinud üksikuid elemente – uksed, põranda/seinakatted
dokumente, mis moodustavad arhiivi. Arhiivinimistu / nimistu: 1. arhiivikirjelduste kogum; 2. arhivaalide peamine otsi ja juurdepääsu-vahend avalikus arhiivis. Arhiivipüsivusnõuded: arhivaalide loomisel, korrastamisel ja säilitamisel kasutatavatele materjali-dele, toodetele ja tehnoloogiatele teatavate standarditega määratletud nõuded, mille järgimine tagab säilitatava teabe võimalikult pika eluea, sh kasutusaja. Arhiiviruum / hoidla: arhivaalide nõuetekohaseks hoidmiseks spetsiaalselt ehitatud või kohandatud ruum. Arhiiviskeem: hierarhiline liigitusskeem, mis määrab kindlaks arhiiviväärtusega ainese korrastus-üksused, nende tähistused, järjestuse ja nimetused. Arhiiviväärtus: avaliku arhiivi poolt hindamisega dokumendile antud väärtus, mis keelab tema hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus arhiivis. Arhivaal: dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse.
mahtude rütmi. Hoonet katab lamekatus. Plaanilahendusest on ka huvtavaid detaile, näiteks hoone tagumine osa on pööratud 45 kraadise nurga all,sest plaanilahendus oli tingitud soovist säilitada hoone kõrval olnud vana puu ja selle otsas paiknenud kurepesa. 1. korrusel on kesksel kohal vestibüül, kust läheb trepp teisele korrusele ning kaks koridori hoone tagumistesse osadesse. Kontorid on paigutatud koridoride äärde. Koridoride vahele jääb endine arhiiviruum ja san.-sõlm. 2. korruse asub avar saal-koosolekuteruum ning selle kõrval taas koridor, mille ääres kabinetid. Saal oli algselt lükandseinte ja toakõrguste akende abil ühendatav üheks ruumis fuajee ja katuseterrassiga. Hoone algne, stilistikale omane, ratsionaalse kujundusega, osaliselt eritellimusel sisekujundus on valdavalt hävinenud. Hetkel sisustus puudub, ning kogu hoone osas on säilinud üksikuid elemente uksed, põranda/seinakatted. Välja on viidud ka suur osa
de kaupa. Arhivaalide loetelus võetakse reeglina arvele asjaajamises lõpetatud toimikud või muud üksused (vt NÄIDE 9). Arhivaalide loetelu 61 NÄIDE 9. Lõpetatud toimikute esitamine arhivaalide loetelus Sarja Toimiku Pealkiri Hulk Piirdaatumid Asukoht Märkused tähis jrk nr 3-9 1 Ametisse 1 1999 Arhiiviruum nimetamise käskkirjad 3-9 2 Ametisse 1 2000-2001 Arhiiviruum nimetamise käskkirjad Sarjas, kus toimikud peetakse avatuna läbi aastate (NÄITEKS projektide toimikud, isikutoimikud jne), soovitame need arvele võtta juba alates nende avamisest. Pärast asja lahendamist ja toimiku sulgemist täpsustatakse andmeid (piirdaatumid, hulk)
00 – 14.00 ja 17.00 – 20.00. Kolmandal korrusel asuvad administratsiooni ruumid – suur avatud kontor, direktori kabinet, nõupidamiste ruum, puhkenurk koos miniköögiga, 2 tualettruumi. Majas ei ole lifti. Ülesanne 2 Objekti kirjeldus Neljakorruselise maakonnahaigla, ühe korruse pindala on ca 700m². Majas on kaks lifti külastajatele ja haigete transportimiseks. Keldrikorrusel asuvad haigla funktsioneerimiseks vajalikud tehnilised ruumid, arhiiviruum, töötajate riietusruumid koos duši- ja tualettruumidega, bioloogiliste jäätmete kogumisruum, olmejäätmete kogumisruum, puhta- ja mustapesu ladu, haigla tarvikute laoruum. Esimesel korrusel on sissepääsutasand – fuajee ja garderoob, registratuur, polikliiniku vastuvõtu kabinetid, haigete vastuvõtu osakond, administratsiooni kabinetid, kohvik. Polikliinik töötab E – R kell 9.00 – 15.00. Teisel korrusel asub operatsiooniplokk, intensiivravipalatid, laboratoorium, tualettruumid
annaabi.ee 
