Käskkiri- on korraldav dokument lahendamaks asutuse tegevuse sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris. Käskkirjal kuupäev ja nr ei trükita, vaid sõnadega välja. Käskkirja täitmist jälgib koostaja. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku või kõrgemalseisva ametiisiku uue käskkirjaga, märge tehakse käskkirja viimases osas. Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad. ARHIIVINDUS Reguleeriv seadusandlus: Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise *Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused
4. Ametikirja tekst trükitakse 1-2 rida allpool pöördumist plokkstiilis ainsuse III-s või mitmuse I-s pöördes. (OÜ Kevadlill soovib tellida; soovime tellida) 5. Kirja loetavust mõjutab tekstis esiletõstetud sõnade hulk ning esiletõstmise viis, sest kui pilt on liiga kirju, on loetavus halb. 6. Kirja loogilised osad on sissejuhatus, probleemi esitus ning lõppkokkuvõte. 7. Ametikirja liigid on algatuskirjad ning vastuskirjad. Algatuskirjad jagunevad ??? 8. Algatuskirjad: järelepärimine, tellimiskiri, pretensioon. Vastuskirjad: vastus järelepärimisele, vastamine kutsele, vastus pretensioonile 9. Algatuskiri koostatakse eesmärgiga püstitada probleem, edastada või küsida teavet, mis eeldab vastust või tegevust kirja saajalt. 10. Üldjuhul vastatakse paberkandjal olevale kirjale 48h kuni 5 tööpäeva jooksul. E-kirjale 24h jooksul. 11
Tõend- on kirjalik dokument, mis tõendab mingit fakti. Organisatsioon annab tõendi välja kui on vaja organisatsiooniga seotud fakti tõendada, näiteks kinnitada isiku kuuluvust, omadusi, mingit olukorda jne.Tõendis ei vormistata pealkirja, pöördumist ega lõputervitust.Tõend kinnitatakse pitseriga. Missugusele plangile vormistatakse kirjad? Kirjaplangile Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? Algatuskirjad,vastuskirjad,kaaskirjad Nimeta 4 ametikirjade eriliiki? Järelpärimiskiri,garantiikiri,meeldetuletuskiri,tõend,volikiri Protokoll-on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigus. Protokollis fikseeritakse vastuvõetud otsused. Protokollis tuleb kirja panna, millal koosolek toimus, kes osalesid, kes-mida ütles, mida otsustati. Käskkiri-organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt. Käskkirja annavad välja organisatsiooni juht ja tema asetäitjad vastavalt oma õiguspiiridele
Välisministeerium Kui adresaate on rohkem, kui adresaadiväljale mahub (rohkem kui 4 adresaati), kui vormistatakse ülejäänud adresaadid lisaadresaadiväljale (asukoht allkirjast allapool), märkides ette sõna Sama. Näide: Sama: AS Tuuleke AS Maasikas Adresaadi ees- ja perekonnanime ette võib märkida viisakusvormeli või akadeemilise tiitli lühendi. Näited: Pr Ruuta Ratas Prof Ruuta Ratas Vastuskirjad adreseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adresaati. Asukoht: adresaadi esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, nii et aknaga ümbriku puhul oleks adresaat aknast tervikuna nähtav. Rea pikkus adressaadiväljakul ei tohi 7,6 cm plangi vasakust veerisest. 3. Allkiri- on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust
Juhatuse liige Kui adressaate on rohkem kui adressaadiväljale mahub (rohkem kui 4 adressaati), vormistatakse ülejäänud adressaadid lisaadressaadiväljale (asukoht allkirjast allpool), märkides ette sõna Sama Näide: Sama: AS Tuuleke AS Maasikas Adressaadi ees- ja perekonnanime ette võib märkida viisakusvormeli või akadeemilise tiitli lühendi Pr Ruuta Ratas Prof Ruuta Ratas Vastuskirjad adresseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati. Asukoht: adressaadi esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, nii et aknaga ümbriku puhul oleks adressaat aknast tervikuna nähtav. Rea pikkus adressaadiväljal ei tohi ületada 7,6 cm plangi vasakust veerisest. AADRESS - On sideandmed, et kiri jõuaks adressaadini, Postiaadress, kui kiri saadetakse posti teel 1. riigisisene Näide: Traadi 5
Viidatakse ka samas küsimuses varem peetud kirjavahetusele b)probleemi esitlus, tõestus- esitatakse faktid kaalutlused, selgitused c)lõppkokkuvõtte, järeldus, palve või ettepanek- kirja mõju oleneb köitvast sissejuhatusest, veenvast tõestusest või probleemi esitamisest ja loogilisest järeldusest. Kokkuvõtte peab tekstis kindlasti olema, muidu kaob kirja mõte. Ametikirjad liigitatakse sisu järgi kolme rühma: *Algatus e. initsiatiiv kirjad *Vastuskirjad *Kaaskiri 7. Kirja eriliigid, nende iseloomustus- Eriliigid : *ärikiri(järelepärimine, vastus järelepärimisele, tellimiskiri jne)- äritehingu algavad sageli järelepärimisest. Kliendid saavad infot kas reklaami, telefoni, faksi või e-posti teel. Järelepärimine peab olema esitatud viisakalt, selgelt ja sisutihedalt. *volikiri(andakse volitus mingiks tegevuseks)- seal volitatakse kedagi midagi tegema. *garantiikiri(lubadust sisaldava kiri)- garanteeritakse
Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga Kaebus (pretensioon) Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis Vabanduskiri Asjaajamise seisukohalt jagunevad kirjad Volikiri Algatuskirjad alustavad asjaajamist mingis asjas Garantiikiri Vastuskirjad koostatakse vastuseks mingile saadud Tanukiri dokumendile Õnnitluskiri Kaaskirjad saadetakse teisi dokumente, millel tavaliselt Kaastundekiri puudub adresseeriv osa. Memo Kaaskirjale iseloomulik elemendiks on lisamärge. jne
(=>55 mm) Teie 15.09.1999 nr 2-6/140 (=>55 mm) Meie 01.10.1999 nr IJ-RMP-3/250 56 5. Adressaat 5.1. Kiri adresseeritakse ametiisikule, juriidilisele või füüsilisele isikule, juriidilise isiku struktuuriüksusele või isikute grupile. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes ja eelistatakse personaalset adresseerimist. 5.2. Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. 5.3. Aadressi koostisosad märgitakse järgmises järjekorras: isik, juriidilise isiku või ametiasutuse nimi, juriidilise isiku või ametiasutuse struktuuriüksus, tänav, maja- ja korterinumber, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond, riik (kui adressaat asub välismaal). Viimane sihtkoht märgitakse suurte tähtedega. Näide: Hr Karl Kask
Saabuvate dokumentide ringliseks nimetatakse dokumentide liikumist asutuses nende saamise momendist kuni täitmiseni (arhiivi minemiseni) Dokumendid jõuavad asutusse postiga, käsipostiga, epostiga, faksiga. Enne ümbrike avamist sorteeritakse saabunud post: a) ISIKLIK/KIIRE või firmale b) firma/nimelised c) osakonnale d) registreerimisele ja mitte registreerimisele Registreerimisele kuuluvad dokumendid sorteeritakse : a) algatuskirjad b) vastuskirjad Ei registreerita kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi, reklaamitrükiseid. Ümbrike avaldamisel kontrollitakse a) kuupäeva olemasolu b) allkirja olemas olu c) lisade arvu ja olemasolu Kui dokumendil puudub allkiri, siis saadetakse see tagasi kooskaaskirjaga. Kuupäeva puudumisel võetakse kuupäev postitemplilt. Kui puudub osa lisadest siis ei kanta seda registrisse ning teavitatakse sellest saatjale. Saabumismärge ehk tempel pannakse dokumenil esimese lehe alumisele
kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana; kasutusmärge on kirja kasutamise korda tähistav märge (näiteks, isiklik, ärisaladus), mida vormistatakse vajadusel; adressaat on organisatsioon või selle allüksus, füüsiline või ametiisik, kellele kiri suunatakse. Kui kirjal on mitu adressaati, siis adressaadi nimed esitatakse tähtsuse või tähestiku järjekorras. Vastuskirjad adresseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati. aadressis on sideandmed, et kiri jõuaks adressaadini. Üldine struktuur on järgmine: o organisatsiooni või isiku nimi viisakustiitliga o struktuurüksus (vajadusel) o tänav, maja o asula või sidejaoskond o sihtnumber ja linn (või maakond) 32
annaabi.ee 
