metaandmed – olemasolevate andmete sisu, kvaliteeti, seisundit, päritolu ja muid omadusi kirjeldavad andmed arhivaal – osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. digitaalne dokument - Masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument. 1. Mis on dokumendi tõestusväärtus? st dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist 2. Mis on dokumendi teabeväärtus? st dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, kohtade, isikute jne kohta 3. Nimeta, millisteks osadeks (7-osaline skeem) jaguneb dokumendi elukaar. Loomine, saamine, registreerimine, hoidmine ja kasutamine, eraldamine, hävitamine, üleandmine 4. Millised on dokumendi elukaare 3 etappi aktiivsuse seisukohalt ning mida need sisuliselt tähendavad? Aktiivne – dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel
Süsteemi kasutajad, dokumendid, dokumendihalduse toimingud, elektrooniline dokumendihaldussüsteem 11. Nimeta kirja esitlusvormi on väljad (EVS 882-1:2013): Tekstiväli, kirjapeaväli, adressaadiväli 12. Mitmendal sajandil arenes välja dokumendihaldus kui distsipliin ja millisest distsipliinist 20. saj, arhiivindus 13. Milliste kriteeriumite alusel hinnatakse dokumentide väärtust (kaks peamist) Tõestusväärtus, teabeväärtus 14. Millised on dokumendi kohustuslikud elemendid (TKTA) Autor, kuupäev, tekst, allkirjastaja 15. Mis on dokumendisüsteem (EVS-ISO 15489-1:2017) Infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs 16. Mida reguleerib kirjastandard EVS 882:1-2013 Kirja elementide loetelu, elementide määratluse ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil 17
EKSAMIKS 1. ORGANISATSIOONI DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE Põhimõisted Dokument – on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isku käigus. Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne. Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta. Dokumendiga seotud isikud – autor (organisatsioon), adressaat/saaja, koostaja(annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur. Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus)
12. Arhivaal Dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. 13. Digitaalne dokument Masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument 14. Mis on dokumendi tõestusväärtus? St dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist 15. Mis on dokumendi teabeväärtus? St dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, kohtade, isikute jne kohta. 16. Nimeta, millisteks osadeks (7-osaline skeem) jaguneb dokumendi elukaar 17. Millised on dokumendi elukaare 3 etappi aktiivsuse seisukohalt ning mida need sisuliselt tähendavad? 18. Millised on digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist? Faili sisu ei ole andmekandajaga füüsiliselt seotud nii lahutamatult nagu tekst paberiga.
-lähtuda dokumendi unikaalsusest -kahest samasugusest teabekogumist eelistada kasutatavamat vormi või formaati -eelistada originaali koopiale -hinnata, milline on dokumendi seos teiste dokumentidega -eelistada koonddokumente -eelistada algset statistilist teavet, kuna see on suurema väärtusega korrastatud teabega võrreldes, sest hetkel võib aktuaalne olla juba midagi muud -arvestada, et kõik avaliku sektori dokumendid, mis on loodud enne 1945. a, on alatise säilitustähtajaga. Dokumendi teabeväärtus väheneb, kui teave on tehnilistel põhjustel raskesti kasutatav (digitaaldokument). Pärast hindamist koostatakse hävitamisakti kavand. Kavandi koostamisel lähtutakse -dokumentide loetelust -arhivaalide loetelust. Avalike arhivaalide hävitamiseks esitab arhiivimoodustaja avalikule arhiivile, kelle arhiivi järelvalve alla ta kuulub, järgmised dokumendid: -avalduse 9 -hävitamisakti kavandi -organisatsiooni põhimääruse/põhikirja -dokumentide loetelu -arhivaalide loetelu.
2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema
ANDMED- inimesele või masinale arusaadaval kujul vormindatud info esitusviis, mida saab kasutada suhtlemiseks, tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötlemiseks. (Info esitamise viis inimesele arusaadaval kujul) INFORMATSIOON- fakte, sündmusi, asju, protsesse, ideid, mõisteid või muid objekte puudutav teadmus, millel on teetud kontekstis eritähendus. (Andmed millel on teatud kontekstis tähendus minule. Inf. On tavaliselt kodeeritud kujul, kokkulepe saaja ja saatja vahel. Inf. on edasi antud teadmus.) TEADMUS- informatsioon ja oskused, mis on omandatud läbi kogemuse või hariduse. (Andmed>Informatsioon>Teadmus) DOKUMENT- on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (dok. On registreeritud teavik) DOKUMENT (record) organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äri...
i teooria. Klassikalised hindamiskriteeriumid - dokumentidel on loomupäraselt kahetine väärtus Primaarne väärtus - dokumendilooja jaoks Sekundaarne väärtus - hilisema kasutaja jaoks Tõestusväärtus (evidential value): arhiivimoodustaja funktsioonid, struktuur, tegevusprogrammid, poliitika, otsustamise mehhanism Teabeväärtus (informational value): dokumendi sisu, mis on arhiivimoodustaja põhitegevuse aspektist ebaoluline Juurdepääsu liberaliseerimine arhiividokumentidele. Eric Ketelaar: informatsioonivabadus on sotsiaalne privileeg, mis annab vabaduse millegi uurimiseks, kuid õigus eraelu puutumatusele on klassikaline inimõigus. · Arhiivid pole ainult üksikutele, eksklusiivse teadusuurimise jaoks meedia lisandub kasutajaskonda
Dokument erineb muudest andmete kogumitest eelkõige selle poolest, et on koos- tatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Lisaks sisule sisaldab dokument ka informatsiooni konteksti kohta, mis esitatakse metaandmete kujul. Dokumendil on: tõestusväärtus – st dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist; teabeväärtus – st dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, kohtade, isikute jne kohta. 20 Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokumendid on asutuse oluline teaberessurss, mis võimaldab asutusel kaitsta iseenda ja ühiskonna huve, tõendada ja põhjendada langetatud otsustusi ning toetada tööprotsesside ladusat kulgemist. Asutuse teaberessursi hulka ei kuulu ainult dokumendid. Sageli on raske piiri tõmmata dokumentide ja publikatsioonide vahele (aastaraamatud, veeb jms), mis
annaabi.ee 
