2) saabumise või väljastamise kuupäev; 3) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult); 4) dokumendi rekvisiidid; 5) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 6) dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud. 12. Koostage sissetuleva dokumendi töövoog! 13. Koostage väljamineva dokumendi töövoog! 14. Selgitage, kuidas toimub organisatsioonis sisedokumentide ringlus! 15. Mis on dokumentide menetlemine, selgita! Dokumentide läbivaatamine ja edastamine (paber- ja digitaaldokumendid). Dokumentide täitmise tähtajad. Dokumendi kooskõlastamine (kooskõlastamise viisid, tähtajad). Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine (paber- ja digitaaldokumentide allkirjastamine, digitaaldokumentide autentimine). Asja lahendatuks lugemine. 16. Selgitage, kuidas toimub dokumentide kooskõlastamine organisatsioonis? Dokumendid
operatiivne ja sihipärane, s.t tuleb vältida või piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi ja suunamist ametiisikutele, kes tingimata ei pea nendega tutvuma. Dokumendid võivad saabuda -postiga(edasise ringluse ja registreerimise eest vastutab asjaajamistalitus) -käsipostiga(vastutab dokumendi vastu võtnud isik) -faksiga(vastutab vastuvõtja) -e-postiga (vastutab adressaat). Dokumendiringlust võib jagada: -saabuvate dokumentide ringlus -väljasaadetavate dokumentide ringlus -sisedokumentide ringlus. SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS Dokumentide vastuvõtmisel - kontrollitakse dokumentide kohaletoomise/saabumise õigsust. Ekslikult saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi. -korrespondents märkega ISIKLIK edastatakse adressaadile avamatult. Kui saabunud kiri osutub ametlikuks dokumendiks, mis nõuab lahendamist ja vastamist, vastutab adressaat selle registreerimise eest. -allkirjata või juurde kuuluvate lisadeta dokumendi saabumisest informeeritakse saatjat.
*2012 - aasta * 45 kirjajärjekorra number vastavalt dok. registris * 1 dokumendi individualiseeriv number 21. Dokumendi põhiliigud: organisatsioonisisene õigusakt kiri protokoll akt 22.Sisu ja säilitustähtaja järgi liigitatakse käskkirju (nimeta liigid) *põhitegevuse käskkirjad *personalikäskkirjad *puhkusekäskkirjad *lähetuskäskkirjad 23.Nimeta dokumendihalduse liike *saabunud dokumentide ringlus *väljasaadetavate dokumentide ringlus *sisedokumentide ringlus 24.Koostaja märgime nimeliselt kirjale , kui need on erinevad isikud 25.Järjesta dokumendiringluse etapid: *dokumentide allkirjastamine *dokumentide registreerimine *dokumentide väljasaatmine 26. Kes vastutab käsipostiga saadud dokumendi registreerimise eest? ametiisik, kes dokumendi vastu võttis. 27.Asutuse dokumentide registris registreeritakse *saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded *suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamatult
viibinud isik, komisjon Rein Kask Eristatakse Viisa üldjuhul ei (allkiri) saabuvate viseerita (erandiks on Heli Lepp väljasaadetavate eraettevõttes koostatud arhivaalide hävitusakt, mis on soovitav viseerida sisedokumentide ringlust nende töötajate poolt, kelle dokumente hävitatakse. Akti kinnitab Registreerimine dokumentide parem haldamine tippjuht) (määratakse kindlaks AAK-s) Dokumentide registreerimine Saabuvate dokumentide ringlus
plangile vormistatud dokumendile) Nõunik osakonnajuhataja ülesannetes (kui dokument on vormistatud osakonna plangile). 4.5. Dokumentide teatavakstegemine Igati nõuetekohaselt koostatud, kooskõlastatud ja allakirjutatud dokumendist on vähe kasu, kui teda ellu ei rakendata. Seepärast peab asutuse asjaajamiskord peale dokumentide väljasaatmise korra kindlasti sisaldama sisedokumentide tutvustamise korda. Tutvustamise viis sõltub sellest, kas seadus nõuab dokumendiga tutvumise kohta teenistuja allkirja, millised on asutuse tehnilised võimalused jm. Tavaliselt tekib tutvustamise protseduuriga seoses arvukalt dokumentide koopiaid. Lähtuda tuleks sel puhul kahest tuntud põhimõttest "nii palju kui vaja ja nii vähe kui võimalik". Dokumendiga peab tutvuma igaüks, kellel seda vaja.
7 Dokumendiringlus........................................................................................................63 7.1 Saabuvate dokumentide ringlus ...........................................................................63 7.2 Väljasaadetavate dokumentide ringlus ................................................................63 7.3 Sisedokumentide ringlus......................................................................................64 8 Personalidokumendid...................................................................................................65 8.1 Avaldus ................................................................................................................65 8.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................65 8.1
organisatsiooniasjaajamiskorrs sätestada dokumendiringluse skeemid või protsetuurid. Saabuvate dokumentide ringluse põhimõtteline protseduur 1. dokumentide vastuvõtt 3. dokumentide sorteerimine 4. dokumentide registreerimine 5. dokumentide menetlemine 6. vastusdokumendi registreerimine 7. vastusdokumendi väljasaatine/tutvustamine 8. dokumentide paigutamine sarja toimikusse vastavalt dokumentide loetelule Sisedokumentide ringluse põhimõtteline protseduur 1. Töötaja koostab ja vormistab dokumendi eelnõu 2. Koostaja, tema vahetu ülemus ja teised pädevad spetsialistid viseerivad dokumendi 3. Juht(sisu eest vastutaja) allkirjastab ja paneb kuupäeva 4. Dokument kooskõlastatakse teise asutusega (vajadusel) 5. Tippjuht kinnitab dokumendi (vajaduse) 6. Koostaja / assistent/registreerib dokumendi vastavs dokumendiregistris/allregistris 7
Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi. Dokumendiringluse ülesanne · Täpsustada, millised dokumendiliigid suunatakse juhtkonnale läbivaatamiseks, millised otse osakondadesse · Vältida olukordi, et asutuse juht vaatab läbi kogu saabuva posti, kui on olemas asetäitjad eri küsimuste lahendamiseks Eristatakse · Saabunud dokumentide ringlust · Väljasaadetavate dokumentide ringlust · Sisedokumentide ringlust Asutus on kohustatud registreerima dokumenditregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne. Õigusaktid Määrused 1) Asjaajamiskorra ühtsed alused 2) Arhiivieeskiri 3) Riiklike registrite põhimäärused 4) Juhendid 5) Ministri määrused ja käskkirjad 6) Kohalike omavalitsuste määrused Seadused
annaabi.ee 
