· Ametikirjade indekseerimiseks · Dokumentide ülesleidmiseks sarjadest · Dokumentide säilitustähtaegade määramisek NB! Dokumentide loetelu on alatise säilitustähtajaga Arhiivi korrastamise vajalikkus: 1) Tagatakse arhivaalide otstarbekas säilitamine 2) Soodustatakse juurdepääsu arhivaalidele 3) Võimaldatakse arhivaalide üleandmine arhiivi Korrastamine: 1) Dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja 2) Metallkinnitid (klambrid) eemaldatakse 3) Dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrikusse (mapp) ja kinnitatakse. Arhiivi hoidlas on keelatu: Suitsetada, kasutada lahtist tuld, kasvatada taimi, hoida kõrvalisi esemeid. Ohuplaan Koostamisel: * Analüüsitakse erinevaid riske (4 gruppi) ( tulekahju, veekahjustused ) * Planeeritakse ennetusmeetmed * Töötatakse välja õnnetuse reageerimise protsetuurid * Koostatakse ohuplaan ( kinnitatakse asutuse juhi käskkirjaga )
Täielikult vormistatakse alatised (kuni 10 aastased) ja isikkoosseisutoimikud Ajutised toimikud vormistatakse osaliselt. On lubatud toimikuid hoida kiirköitjates ja jätta dokumendid süstematiseerimata. Alatisele ja pikaajalisele säilitamisele jäetavad toimikud vormistatakse järgmiselt: 1) dokumendid võetakse välja kiirköitjatest ehk registraatoritest 2) dokumendid süstematiseeritakse 3) eemaldatakse metallkinnitid (klambrid, metall jne sest need hakatakse roostetama, sest rooste sööb paberit) 4) dokumendid paigutatakse arhiivimappidesse või karpidesse ja seda nimetatakse juba säilikuks 5) säiliku lehed nummerdatakse 6) koostatakse säiliku lehtede arvu tõestav kirje 7) vormistatakse säiliku kaas Toimikuid peab saama vabalt lugeda, murtud ei tohi olla dokumentide ääred, kust võib kaduma minna oluline tekst. Kinnitamisviis ei tohi põhjustada dokumentide füüsilist kahjustamist.
korrastustasandid on: 1) arhiivi tasand; 2) sarja tasand; 3) säiliku tasand. 13. Nimeta paberarhivaalide korrastamise etapid avalikku arhiivi üleandmisel? Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine (1) Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5) lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse.
tüübist, liigist või teabekandjast. Korrastustasandid Arhiivikorrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peamised korrastustasandid on: *arhiivi tasand; *sarja tasand; *säiliku tasand. Arhivaalide ettevalmistamine püsivaks säilitamiseks Paberarhivaalide korrastamisel arhiivi üleandmiseks: 1. võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2. eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3. järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4. lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5. lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6. lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu ning kinnitatakse või paigutatakse arhiiviümbrisesse. Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse
2) arhivaalide säilimine avalikus arhiivis; 3) arhivaalide kasutamine avalikus arhiivis. (2) Ühe arhiivimoodustaja arhivaalid korrastatakse üheks arhiiviks, olenemata dokumendi tüübist, liigist või teabekandjast. . § 22. Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine (1) Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5) lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse.
Praktiline kogemus näitab, et võõra teenuseosutaja poolt korrastatud arhivaale pole hiljem mugav kasutada. Paberkandjal arhivaalid valmistatakse pikaajaliseks säilitamiseks ette järgmiselt: -dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja -kontrollitakse dokumentide süstematiseerimise kvaliteeti toimikus, olemasolevad liigsed koopiad ja väljatrükid eraldatakse. Dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel -metallkinnitid (kirjaklambrid) eemaldatakse -dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi ja kinnitatakse nii, et dokumendid ei saaks välja kukkuda -lehed nummerdatakse -koostatakse lehtede arvu kinnitav kirje (kinnituskirje) -vormistatakse säiliku kaas. Dokumentide kadumise ja toimikust hõlpsa eemaldamise vältimiseks paigutatakse nad arhiivipüsivast materjalist arhiivikaante või mappide vahele. Säiliku algusesse (esileheks) ja lõppu pannakse puhas paberileht.
Üle 10-aastase säilitustähtajaga toimikud valmistatakse ette pikaajaliseks säilitamiseks asutuses ja peale kolme aasta möödumist koondatakse säilitamiseks asutuse arhiiviruumi/hoidlasse. Korrastamise käigus võetakse arhivaalid välja registraatorist, kiirköitjast või muust pikaajaliseks säilitamiseks mittesobivast (katkisest, määrdunud, mitte arhiivipüsivast materjalist) ümbrisest. Eraldatakse mittearhiiviaines. Metallkinnitid (kirjaklambrid jms) eemaldatakse. Kinnitusviisist olenemata ei lõhuta tööstuslikke köiteid (nt õmmeldud või klammerdatud kaustikud, registreerimisraamatud jms). Kui põhiline osa dokumentidest on A4 formaadis, kuid üksikutes arhivaalides esineb suuremaformaadilisi dokumente, võib need olenevalt suurusest ühe või enama murdega kokku murda. Tolmused ja määrdunud arhivaalid puhastatakse pehme kummi ja pintsli või kuiva pehme lapiga.
säilitada. Tuleb lähtuda RA nõuetest ja kasutada tarvikuid, mis vastavad arhiivipüsivusnõuetele. Füüsiline korrastamine on koondnimetus järgmistele tegevustele: Eeltöö- dokumendid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust pikaajaliseks säilitamiseks sobimatust (katkisest, määrdunud, mittearhiivipüsivast materjalist) ümbrisest. Dokumentide liigsed koopiad, mittearhiiviaines ja metallkinnitid (kirjaklambrid jms) eemaldatakse. Kinnitusviisist olenemata ei lõhuta üldjuhul tööstuslikke köiteid (nn õmmeldud või klammerdatud kaustikud, registreerimisraamatud jms) Puhastamine - vajadusel, pabermaterjale puhastatakse kuivalt. Niiske või märja puhastusvahendi (pintsel, lapp, kinnas, käsn) kasutamine on keelatud. Parandamine - Parandada tuleb ainult nii palju, kui vajalik, ja nii vähe, kui võimalik. Parem on jätta arhivaalid parandamata kui kasutada ebasobivaid materjale
annaabi.ee 
