kaitseseadus; märgukirjale ja selgitustaotsusele vastamise seadus 3. Millised on ettevõtte asjaajamist reglementeerivad sisemised normdokumendid? Asjaajamisekord; dokumentide loetelu ja dokumendihalduse kord; töövoogude (tööprotsesside kirjeldused); arhivaalide loetelu; sisekorraeeskiri; ametijuhendid 4. Milline haldusdokument tuleb arhivaalide hävitamiseks koostada? 5. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid kirjaplangil? Alumises veerus on soovitatav paigutada plokkidena 6. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 2eksemplaris:originaal ja ärakiri 7. Mitu allkirjastajat on käskkirjal? 1 v.a viisad 8. Millisel kujul kirjutatakse käskkirja kuupäev? Kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus sõnaga. 9. Mitmes eksemplaris vormistatakse üldjuhul käskkirja originaal? Üldplangile ühes eksemplaris 10. Milline kuupäev pannakse protokolli kuupäevaks?
KORDAMISKÜSIMUSED 1. Mis on dokument? Definitsioon. 2. Nimeta asjaajamise korraldust reglementeerivad riiklikud normdokumendid! 3. Millised on ettevõtte asjaajamist reglementeerivad sisemised normdokumendid? 4. Millistel eesmärkidel koostatakse ettevõttes dokumente, nimeta 2 väärtust. 5. Nimeta dokumendi olulisemad omadused, millised peavad säilima kogu dokumendi elukäigu jooksul. 6. Milline erinevus on kirjaplangil ja üldplangil? 7. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid ettevõtte kirjaplangil? 8. Millise laiusega on plangi veerised? 9. Millal vormistatakse ametikirjale koostaja andmed? 10. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 11. Millal ja kuidas vormistatakse ametikirja pealkiri? 12. Milline dokument on vajalik (soovitatav) kehtestada organisatsiooni dokumenditöö reglementeerimiseks? 13. Millises dokumendis määratakse kindlaks asjaajamisperioodi pikkus? 14
või hävitamiseni. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendi autentsus autentne on dokument, mille ehtsust on võimalik kindlaks teha. Dokumendiplank trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplank ja kirjaplank: neid eristab neile trükitavate elementide koosseis. Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli. Kirja elemendid: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kasutusmärge, kontaktandmed, koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit, tekst, viit.
Kasutatakse harva. Diferentseeritud asjaajamine (kõige levinum) Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult (ühes struktuuriüksuses); ülejäänud operatsioonid dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? Dokumendiplank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplangile kujundatakse püsielemendina kirjapeaväli: riigivapi kujutis, logo, autor (asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse või töötaja ametinimetus ehk dokumendi väljaandja). Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Dokumendiliigi plank, nt ametikirja, käskkirja jt plangid moodustatakse üldplangi alusel
protokoll on koostatud. 2.4. Akti puhul täiendatakse liiginimetust sündmuse või toimingu lühikokkuvõttega. Näide: KÄSKKIRI ASJAAJAMISE ÜLEANDMISE-VASTUVÕTMISE AKT Kui firmas tekib ühel kalendriaastal ühte kindlat liiki dokumenti rohkem kui 200, siis võib valmistada eraldi dokumendi plangi. 3. Kuupäev 3.1. Kuupäeva märkimiseks kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes. 3.2. Kirjaplangil märgitakse kuupäev numbritega, üldplangil tuleb eelistada sõnalis-numbrilist märkimisviisi. Kuupäeva ja kuu number märgitakse alati kahekohalisena, aasta neljakohalisena. 3.3. Kuupäeva elemendid eristatakse üksteisest punktiga järgmises järjestuses: kuupäev, kuu, aasta. Aastaarvu järel kirjavahemärke ei kasutata. 55 Näide: 1) 01.10.1999 2) 01. oktoober 1999
alusel: dokumentide loetelu alusel 88.Mis dokumenti on (arhiivi) teatis, mis andmeid see dokument sisaldab? Arhivaari allkirja ja pitseriga tõestatud dokument isikuõiguste ja tehingute tuvastamiseks. 89.Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? algatuskiri, vastuskiri, kaaskiri 90.Tööandja vormistab töötajaga kirjaliku töölepingu *alates 2 nädala jooksul peale tööle asumist 100.Missugusel plangil on nii kirjapeaväli kui kontaktandmete väli? KIRJAPLANGIL 101.Mida peavad dokumendihaldusesüsteemid võimaldama? peavad võimaldama dokumentide süstemateseerimist, nende organiseerimist , dokumentide liigitamist. Hallata dokumente terviklikult, kõikehõlmavalt. Eesmärk hõlbustada tööd ja muuta see efektiivseks. 102.Arhiiviseaduse rakendusaktis on arhiivieeskiri 103.Registreerimisele kuuluvad dokumendid: Tõend Avaldus Garantiikiri 104.Mis dokumente peab vormistama kui otsid tööd? Elulookirjeldus CV Kaaskiri Motivatsioonikiri 105
? Saabujate vastuvõtmine. ? Külaliste abistamine ruumides orienteerumine, jooksvate küsimuste lahendamine. ? Külalistega suhtlemine kohvi pakkumine, firmat tutvustavate infomaterjalide jagamine. ? Kontrollida üle tööruumid, näiteks vajadusel sulgeda või avada aknad. ? Kontrollida üle iga järgnev etapp kohtumiste programmis. ? Vaheaegadel olla kontaktis kohtumisest osavõtjatega ja lahendada nende probleeme. 1) Element pealkiri dokumentidel. · Kirjaplangil trükitakse pealkiri vasakus veerus 9,5 cm kaugusel plangi ülaservast. · Üldplangil vormistatakse pealkiri 8,5 cm kaugusel plangi ülaservast. · Vormistatakse nimetavas käändes ja ilma punktita lõpus. · Avab lühidalt dokumendi sisu. · Lihtsustab dokumendi registreerimist. · On kõigil dokumentidel v.a õnnitlus ja tänukirjadel ning kaastundeavaldustel. 2) Personalivaliku protseduur.
edasitoimetamiseks Diferentseeritud asjaajamine Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult; ülejäänud operatsioonid - dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm - sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? § 11. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid (1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul: 1) kirjad; 2) protokollid ja aktid; 3) õigusaktid; 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. (2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus.
§ 12. Plankide vorminõuded (2) Üldplangile kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus nimetavas käändes ning vapi kujutis või muu sümbol. (3) Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement (vesimärk, reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis, plangi number, reljeefpitsatiga valmistatud element). (6) Plangid on eesti keeles. (9) Kirjaplangil peavad olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed, asutuse registrikood, pangakonto number vms. 2. jagu Dokumendi elemendid § 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid (2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on: 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. (4) Lisaks veel elemendid: 1) aadress; 2) adressaat; 3) kasutusmärge; 4) kontaktandmed; 5) koostaja; 6) lisaadressaat; 7) lisamärge; 8) pealkiri; 9) seosviit; 10) viit; 11) muud dokumendi elemendid
kasutada Times New Roman-it. Ametidokumendi kirja suuruseks on 12 punkti. 14-punkti suurust kirja kasutatakse pealkirjades. Plangi veerised on järgmise laiusega: vasak veeris 3,0 cm; parem veeris vähemalt 1,5 cm; ülemine veeris 1,2 cm; alumine veeris 1,2 cm. Standardlehekülg sisaldab 36 rida ehk 1800 klahvilööki. 4.1 Üldplank ja kirjaplank Üldplangil on asutuse nimetus ning vapi kujutis või muu sümbol. Kirjaplangil lisaks üldplangil toodud elementidele on olemas asutuse kontakt- ja muud olulised andmed (registrikood, pangakontonumber jne). Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast jämeda pidevjoonega, trükikirja suurus on 8 10 punkti. Kontaktandmete välja kõrgus on 1,7 cm. On soovitav informatsiooni kontaktandmete väljal trükkida plokkidena. Vasakpoolne plokk sisaldab registrikoodi ja saatja aadressi, mis märgitakse järjekorras tänav, maja, postiindeks ja sihtpunkt
annaabi.ee 
