vastuse saabumiseni toimikus ,,Täitmisel". Vastuse saabumisel ja pärast andmete kasutamist paigutatakse/salvestatakse kirjavahetus dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse/kausta. · Sisedokumente tutvustatakse jaotuskavas ettenähtud täitjatele/asjast huvitatud isikutele ja paigutatakse seejärel vastava sarja toimikusse. Viimaseks kandeks registris on täitmismärge, mis tehakse siis, kui asi on lõplikult lahendatud. DOKUMENDIREGISTER Dokumendiregistrid on · Digitaalsed (elektroonilisel kandjal) · Tavalised (paberkandjal) Kui avaliku sektori asutused peavad dokumendiregistrit digitaalselt, siis väikestes erasektori ettevõtetes võib pidada dokumendiregistreid paberkandjal. Paberkandjal dokumentide registreerimiseks on aegade jooksul kasutatud · Saabuvate ja väljasaadetavate kirjade registreerimise raamatuid (kaks üheskoos kasutatavat raamatut, mõlemal raamatul omaette numeratsioon) · Lauajuhend · Kartoteegisüsteem
· dokumendielementide vormistamise nõuded · koostatavate dokumentide liigid, dokumendinäidised (soovitatavalt) jne 3. Dokumendiringluse korraldamine · dokumendiringluse skeem määrab kindlaks nõuded eri dokumendirühmade liikumisele 4. Dokumentide registreerimine · postiga, faksiga, e-postiga saabunud ja kohale toodud dokumentide registreerimine · registreeritavad dokumendiliigid · dokumendiregistrid (liigid, asukoht, vastutajad, registreerijad) · dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu · registreerimise kord · indeksite süsteem (soovitavalt juhtimisfunktsioonide kaupa) jne 5. Dokumentide menetlemine · dokumentide läbivaatamise kord · resolutsiooni vormistamine · dokumentide täitmiseks suunamise kord · vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrollimine
(vt LISA C): tähis; andmekogu (riigi infosüsteemi kuuluvate andmekogude puhul ametlik) nimi; kasutatav tarkvara; andmekogu pidamise eesmärk; andmekogu sisu kokkuvõtte kirjeldus; andmekogu tüüp (kas on ülekirjutatavad andmed või mitte); andmete ajaline piir; väljatrükkide teostamine; säilitustähtaeg; muu asutusele oluline teave. Dokumendiregistrid Dokumendiregister sisaldab korrastatud kujul metaandmeid dokumentide registree- rimise kohta ja on oma olemuselt samuti andmekogu. Dokumendiregister võib olla EDHSi osa (selle üks funktsionaalsus) või EDHSist eraldiseisev (loodud tabeltööt- lustarkvara abil). Dokumendiregistrid võivad esineda ka paberkandjal. Asutus esitab elektroonilised dokumendiregistrid dokumentide loetelu juurde kuuluvas lisatabelis koos teiste andmekogudega.
elemendid: allkirja olemasolu, seosviite olemasolu vastamisel, vajalike lisade olemasolu ja märget selle kohta. Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud või teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. 27 Dokumentide registreerimise kord ja üldnõuded. Dokumendiregistrid, metaandmete kandmine dokumendiregistrisse. Dokumendid, mis ei kuule registreerimisele Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt, asutused võivad pidada ühist dokumendiregistrit
Asjaajamisse võtmine dokumendihaldussüsteemi Dokumentide vastuvõtmine, esialgne töötlemine ja kandes läbivaatamine Kohustuslik vastavalt asjaajamiskorra ühtsetele alustele Registreerimine Läbivaatamine juhtkonna poolt, edastamine täitjale Dokumendiregistrid on Täitmine ja tähtaegse täitmise kontrollimine digitaalsed (elektroonilisel kandjal) Dokumendi lahendamine, vastuse saatmine tavalised (paberkandjal nt lauajuhend) Dokumentide paigutamine toimikusse Registreerimine on dokumendile antakse viit Väljasaadetavate dokumentide ringlus
8000 e.kr- savist zetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias. 2400 e.kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15000 savitahvlist.500 e.kr esimesed sekretärid Ateenas.Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata. Esimesed raamatukogud olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude inventuuride jne dokumente. Esimene liigitusskeem on teada itaaliast ca 1200. 15.saj esimesed dokumendiregistrid. 19-20 saj asutati palju arhiive üle maailma ja hakati valdkonda koordineerima. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. 1935 esimene arhiiviseadus. 1990-ndate keskpaigast 2000ni elektroonilise dh arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. 2003 loodi Riigikantselei dok.halduse osakond. 2012 koordineerib avaliku sektori dh arengut Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (MKM). 2012 arhiivinduse korraldamine
asutusesregistreerimata. AÜA § 30 lg 2 5. Ühekordse registreerimise nõue Dokumentide regustreerimine asutuses peab olema ühekordne. Juba registreeritud dokumente struktuuriüksustes uuesti ei registreerita. AÜA §19. 6. Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. AÜA § 22 Dokumendiregistrid (Asjaajamiskorra ühtsed alused) § 20. Dokumendiregistrile esitatavad nõuded (1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: 1) registreeritud dokumentide arvestus; 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu; 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. (2) Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks
uuesti; peab toimuma algatusdokumendi järgi. Põhjendus - tööjõu ja aja kokkuhoid, sest paljud sissekanded langevad kokku; lahendamist on hea jälgida. 5.4.2. Erinevad registreerimisvahendid Dokumentide registreerimine võib toimuda arvutil, kartoteegis või registreerimisraamatus. Milline registreerimisvahend valida, sõltub eelkõige dokumentide hulgast. asutuse dokumendiregistrid peavad vastama andmekaitse nõuetele. 5.4.3. Millal registreerida? Saabunud dokumendid tuleb Aluste järgi registreerida saabumise päeval. Seda võib teha kas enne või pärast juhtkonna poolt läbivaatamist. Kui võimalik, tuleks eelistada teist varianti, sest siis on võimalik korraga sisestada ka resolutsioon ja täitmise tähtaeg. Sel juhul peab aga kindel olema, et läbivaatamine toimub tõepoolest samal päeval ja välistatud on dokumentide kaotsimineku oht.
annaabi.ee 
