· Dokumendi säilitustähtaeg Olenevalt arhivaalide säilitustähtajast võib asutus hoida arhivaale erinevates hoiutingimustes. Arhiiviväärtusega arhivaale ja neid, mille säilitustähtaeg ületab 10 aastat, tuleb säilitada selleks ehitatud või kohandatud spetsiaalses arhiiviruumis ehk hoidlas. Alla 10 aastase säilitustähtajaga arhivaale võib hoida kuni hävitamiseni kas tööruumides või seal, kus nende säilimine ja kasutamise võimaldamine on tagatud. Nõuetele vastava arhiiviruumi olemasolu pole ainsaks garantiiks väärtuslike arhivaalide säilimisele pika aja jooksul. Arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ja nende kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks ning kahjude kõrvaldamiseks peab asutustel olema kehtestatud arhiivi ohuplaan. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaaldokumente võib hoida elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (EDHS) kuni eraldamiseni välja. See tähendab, et neid
Avaliku arhiivi poolt arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaale ei hävitata kunagi, vaid antakse kehtiva korra kohaselt avalikku arhiivi. Arhiivihalduse kergendamiseks on otstarbekas võimalikult piirata kasutatavate säilitustähtaegade arvu. Säilitustähtaja kehtestamisel tuleb arvestada, et väga suure juurdekasvuga dokumendiliigid (kirjad) saaksid niisuguse säilitustähtaja, mis viiks miinimumini nende säilitamise kauem kui hädavajalik, kuna iga aastakäik võib ülearu täita arhiiviruumi. Dokumentide loetelusse ei kanta: · töötajate isiklikuks kasutamiseks valmistatud või saadud õigusakte jms; · dokumentide koopiaid, samuti dokumente, mida asutuse ülesannete täitmise käigus ei menetleta. Dokumentide loetelu muudetakse: 1. kui asutuse ülesannete või struktuuri muutmise tulemustena tekivad uued dokumentide sarjad 2. kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg 3. avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel.
22. täidab teisi ülesandeid, mis talle on pandud seadusega, Vabariigi Valitsuse määruste ja korraldustega ning riigisekretäri poolt. 5. ERAARHIIV Eraarhiiv on ahiiviteenuse osutaja poolt asutatav arhivaalide säilitamisteenust pakkuv arhiiviasutus. Eraarhiiv lähtub oma tegevuses seadusest ja arhiivieeskirjast. Eraarhiivi kohustused: · Arhivaalide nõuetekohane säilitamine, kaitse ja nendele juurdepääsu tagamine · Isikuandmete ja ärisaladuse kaitse · Arhiiviruumi vastavus kehtestatut nõuetele · Arhivaari kutsenõuetele vastava töötaja olemasolu tagamine · Arhiivi tegevuse lõpetamise korral arhivaalide edasine säilitamine, korraldades arhivaalide tagastamise omanikule või kooskõlastatult arhivaalide omanikuga, ahivaalide üleandmine teise arhiivi. 6. FILMIARHIIV Filmiarhiiv on eriarhiivina Rahvusarhiivi struktuuriüksus eritüübilistele teabekandjatele jäädvustatud arhivaalide kogumiseks ja säilitamiseks.
tagasihoidlikusest ning palus Baksti, et see ta Pariisi kaasa võtaks. Bakst võttis Marci kaasa kui abilise. Igatahes kukkus Chagall kohe esimesel katsel läbi ja Bakst palkas endale teise abilise. Chagalliga võttis ühendust Riigiduuma saadik advokaat Chemio Vinaver, keda Chagall oli kohanud Goldbergi juures ja kes tundis juba mõnda aega huvi noore kunstijüngri vastu, Vinaverilt tuli abipakkumine. Vinaver andis välja poliitilist ajakirja ,,Voshod" ja pakkus Marcile ateljeeks toimetuse arhiiviruumi. Kuni sõja puhkemiseni toetas Vinaver teda majanduslikult, jälgis tähelepanelikult tema edusamme ja käis isegi mitmel korral Pariisis, et vaadata, kuidas Chagall töötab. Marci esimene mulje Pariisist: ,,Pariisi valgus vallutas mu, niipea kui ma vagunist väljusin täitis puhas õhk mind, ma hakkasin värvist aru saama." Kuna Chagall oskas alguses vaid paar sõna prantsuse keelt, siis külastas ta Pariisis ainult kaasmaalasi ning sai kohe esimestest
pärast selle muutmist või asendamist. Töölepingut, isikukaarti ning välja võtmata tööraamatut säilitatakse 50 aastat, arvates töölepingu lõpetamisest. Tegevuse lõpetamisel annab tööandja nimetatud dokumendid üle arhiiviasutusele. Ettevõtte või selle organisatsiooniliselt iseseisva osa üleminekul annab tööandja dokumendid üle enda õigusjärglasele. Aruandeperioodi raamatupidamise dokumentide hoidmise eest vastutab raamatupidaja. Ettevõte kasutab oma arhiiviruumi, mis asub raamatupidamisega samal korrusel. Seal hoitakse seitsme aasta arhiveeritud dokumente. Eelmiste perioodide raamatupidamisdokumentide säilitamise eest vastutab tegevjuht. Jooksvatest raamatupidamise andmetest, mida hoitakse arvutis, koostatakse varukoopiad iga tööpäeva lõpul. Algdokumentideks on: arved; saatelehed; vastuvõtmis- ja üleandmisdokumendid; kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderid;
täitmise tähtaegade kontrolli. Dokumentide kasutamise jälgimisega tagatakse, et igal hetkel oleks teada dokumendi ning toimiku asukoht. Selleks jälgitakse nii üksikdokumentide edastamist ühelt töötajalt teisele kui ka registreeritakse toimikute laenutamist ja kasutamist. ERALDAMINE: Elukäigu jooksul võidakse dokumendiga sooritada mitu nn eraldamistoimingut · aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid võidakse teistest eraldada, koondades need arhiiviruumi · toimikud, mida vähem kasutatakse, võib anda ajutiseks säilitamiseks nn vahearhiivi · arhiiviväärtuslikud dokumendid eraldatakse säilitamiseks avalikku arhiivi · arhivaalid, millele antud säilitustähtaeg on möödunud ja kasutamise vajadus lõppenud, hävitatakse Enamasti tähistab arhivaali eraldamine muutust tema haldamises ja lõpetab kas dokumendi elukäigu etapi või terve elukäigu.
ea, formaadi ja muude tunnustega. 133. Arhivaale säilitatakse spetsiaalselt selleks otstarbeks ehitatud või arhiivimoodustaja poolt selleks kohandatud arhiiviruumis. Arhiiviväärtusega (alatise säilitustähtajaga) arhivaale säilitatakse arhiiviruumis (edaspidi hoidla), mis on kindlalt eraldatud tuleohtlikest ja säilitamiseks mittesobivatest ruumidest ning kus on loodud säilitustingimused. 134. Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord kinnitatakse või kehtestatakse vastavalt arhiivi või arhiivimoodustaja juhi käskkirjaga. 135. Arhiiviväärtusega (alatise säilitustähtajaga) arhivaalide loomisel ja säilitamisel kasutab arhiivimoodustaja arhiivipüsivaid materjale. Arhiivipüsivate materjalide soovitusliku loetelu koostab Rahvusarhiiv Struktuurne info · materjal (paber papp, liim jne) · konstruktsioon (rull, köide,koodeks jne) · kujundus (gooti, renesanss jne)
05 Sarja Toimiku Pealkiri Hulk Piir Märkused tähis jrk nr daatumid 4-6 1-3 Lepingud 3 1995 Hävitatud. Hävitamisakt nr 3, 13.03.06 4-6 4-5 Lepingud 2 1996 – sama – 4-6 6-8 Lepingud 3 1997 – sama – ... 3-6 17 Lepingud 1 2000 Antud üle arhiiviruumi (08.01.03) Arhivaalide loetelu 63 NÄIDE 13. Muudatuste dokumenteerimine arhivaalide loetelus arhiiviväärtuslike arhivaalide puhul Funktsioon: RAHVUSVAHELINE KOOSTÖÖ Sarja pealkiri: KULTUURIKOOSTÖÖ LEPINGUD JA KOOSTÖÖKOKKULEPPED Tähis: 10-5 Säilitustähtaeg: 25 aastat
annaabi.ee 
