- Võetakse aluseks dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu - Tutvustatakse korrastatavate arhivaalide koosseisuga Arhiiviskeem on nimistu kavand. 6 4. Taotluse menetlemine- avalik arhiiv vaatab taotluse läbi ja kooskõlastab arhiiviskeemi ühe kuu jooksul, arvates taotluse saamise päevast. Arhiiviskeemi kooskõlastamata jätmisel tuleb avalikul arhiivil esitada motiveeritud põhjendus. 5. Arhiivi korrastamine- organisatsioon koostab kooskõlastatud arhiiviskeemi alusel arhiivinimistu ja korraldab arhivaalid sellele vastavalt. ARHIIVINIMISTU Nimistu on otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja juurdepääsu arhivaalidele. Nimistus esitatakse arhiivikirjeldus ja loetletakse säilikud. Arhiivikirjeldamisega antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldused moodustavad teatmestu. Arhiiv kirjeldatakse tasanditel -arhiiv -sari -arhivaal.
arhiiviülevaade. Arhiiviskeem: liigitatakse ainult avalikku arhiivi üleantav osa. Toetub DL olevale liigitusskeemile. Nõuded on eriaegadel olnud erinevad. Oluline koostöö materjalide vastuvõtjaga. Arhiiviskeem võib kokku langeda DL-ga aga ei pea, ikkagi täiesti uus skeem. Skeem peaks tehtama lähtuvalt üleantavast materjalist, väiksem, kui DL. DL tegemisel peaks arvestama kohe, kuidas dok. saab kanda arhiiviskeemi. Arhiiviskeemi alusel tehakse tulevastest säilikutest loetelu e. arhiivinimistu. Erinev arh. ülevaatest, sest säilikud saavad oma numbri ja see ei muutu lõpuni. Kriitiline koht säilikutele nime panemine, sellest sõltub otsing süsteemis hiljem. 3. Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis PILET 4 1. Põhimõisted: arhivaal Dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal ei saa olla miski, mis ei ole dokument. Alatine säilitamine. 2. Arhiivi üleandmine avalikku arhiivi
9. Milliseid dokumente nõuab avalik arhiiv hindamise läbiviimisel? 1) liigitusskeemi; 2) ülevaate arhiivi koosseisust; 3) eri aegadel kehtinud liigitusskeemide vahelised seosed; 4) tehnilise dokumentatsiooni hinnatavate dokumentide haldamiseks kasutatud riist- ja tarkvara kohta, dokumentide säilitamise toimingute ja kasutajate kohta; 5) andmekogude struktuuri ning digitaaldokumentide failide näidised; 6) asutuse põhimääruse või põhikirja; 7) arhiivinimistu või hävitamisakti kava; 8) muud hindamise läbiviimiseks vajalikud andmed. 10. Millal antakse arhivaalid üle avalikku arhiivi? (1) Andmekogu avalikule arhiivile üleandja ja üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga. (2) Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse
pealkirja laiendades. Paber-dokumentide üleandmisel tavaliselt seda tasandit ei kasutata. Digitaaldokumentide vastuvõtmisel on dokumendi kirjeldamisel määrav tähtsus, sest vastu võetakse dokumente kui tervikuid. EDHSides olemasolevad metaandmed liiguvad automaatselt koos dokumentidega. Nimistu on peamine otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja tagab avalikus arhiivis juurdepääsu arhivaalidele. Arhiivinimistu koosneb üldjuhul järgmistest osadest (vt LISA F): Tiitelleht (arhiiviasutuse nimetus, arhiivifondi nimetus ja number, nimistu number ja olemasolul allarhiivi nimetus, arhiivi piirdaatumid; koostamise aasta), sisukord (mille peamine osa on arhiivi-skeem), arhiivimoodustaja kirjeldus, arhiivi, sarjade ja nende allüksuste kirjeldused, ning säilikute loetelu. ARHIIVISEADUS Kehtiv arhiiviseadus alates 1998. aasta maist.
Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine 13. Mis on dokumendisüsteem, kuidas see peaks toimima ja mis selle moodustavad? Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud. Dokumendisüsteem peab:
arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine, jt Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine 13. Mis on dokumendisüsteem, kuidas see peaks toimima ja mis selle moodustavad? infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. garanteerida vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, töötab asutus välja ja kehtestab dokumendihalduse alusdokumendid · dokumendid ja muu inforessurss
seadmine), Hoidmine ja kasutamine ( arhivaaride loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise jälgimine), Eraldamine (säilitamise ajakava jälgimine, eraldamisele kuuluvate dok määramine, dok eraldamine teise süsteemi edasikandmiseks), Hävitamine (hävitamisakti koostamine, kooskõlastamine, vormistamine, hävitamine), Üleandmine (arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine) Dokumendi funkts: juhtimine, sarjad, toimik Dokumendi Hõlmamine- füüsiline paigutamine pealkirjaga toimikusse või kausta, kus dok paiknevad kronoloogilise järjestuses. Eesmärgiks seostada dok selle loojaga ja tema tegevusega, dok koha andmine dok.süst koos sellest tulenevate seostega, seostada dok süsteemi teiste dokumentidega. Dokumendi kohustuslikud elemendid on: autor; kuupäev; tekst; allkirjastaja.
Lühiajalise, pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumentide füüsiline korrastamine; dokumentide säilitamine asutuse hoidlas. Arhivaalide üleandmine Juhis annab Rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega avalike arhivaalide korrastamiseks ja kirjeldamiseks, et neid arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja nõuete järgi avalikku arhiivi üle anda. Käsitlusala: Üldpõhimõtted korrastamiseks; Üleandmise printsiibid; Arhiiviskeem ja selle koostamine; Arhiivinimistu ja selle koostamine. Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded (uuendamisel) Juhis käsitleb digitaaldokumentide ja nende metaandmete eraldamist elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest (EDHS) ning nende üleandmist avalikku arhiivi. Juhis võimaldab defineerida arhiiviväärtuslike dokumentide jaoks vajalikud kirjelduselemendid ja esitab suunised asutuse EDHSi arendamiseks selliselt, et selles hallatavad dokumente ja/või nende kirjeldusi oleks
annaabi.ee 
