hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud - dokumendi tõestus- ja infoväärtusest - teabekandja tüübist. Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud
bürooatmosfääri loomine, s.h vajadusel korraldamiseks. firmasisese infoliikumise koordineerimine. 6. Telefonikõndele vastamine, suunamine. Telefoni teel esitatud üsimusele on korrektselt vastatud või kõne suunatud vastavalt valdkonnale pädevale isikule. 7. Asjaajamises tekkinud toimikute pidamine, Dokumentide sälitamine tagatud. ettevalmistamine arhiivihoidlasse üleandmiseks. 8. Dokumentide üle arvestuse pidamine. Dokumendid süstematiseeritud 9. Organisatsiooni kodulehe uuendamine. Koduleht on korrektselt hallatud, kodulehe uudised ja teated grammatiliselt kontrollitud. Info avalikult kuvatav ja kättesaadav. 10
kättesaadav, esitatav, tõlgendatav. Dokumendi elukaar (eluiga) dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised elutsüklid: *aktiivne (asjaajamisperiood näit 1 a, on tööruumides aktiivses kasutuses, asjaajamiskord ja dokumentide loetelu) *Poolaktiivne (kuni 2 a) Dokumendid on asjaajamise töötajate käes, perioodi lõpul antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga sokumendi üle organisatsiooni arhiivihoidlasse (arhivaalide loetelu) *Passiivne dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele. (arhibaalide loetelu, nimistu) Dokumendi elukäigust nähtub, et asjaajamine ja arhiivindus on ühe tervikliku protsessi teineteisega lahutamatult seotud osad. Dokumendisüsteemi osad: Dokumendid (Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid toimingud (Dokumendihalduse toimingud)
*dokumendiringlus üleandmine arhiivi 85.Selgita, mis funktsiooni (mis on tema eesmärk) täidab avalik arhiiv? Dokumenteerida mitmekülgselt Eesti ü/k ja selle arengut, säilitada rahvusliku kultuuripärandit järgnevatele põlvedele. 86.Mida tehakse dokumentidega asjaajamisperioodi lõpul: *kontrollitakse süstematiseerimise kvaliteeti *alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse peale asjaajamisperioodi lõppu arhiivihoidlasse. *arhiiviväärtusega arhiivid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi 87.Menetluse lõpetanud dokumendid (aktiivne) liigitatakse sarjadesse, mis dokumendi alusel: dokumentide loetelu alusel 88.Mis dokumenti on (arhiivi) teatis, mis andmeid see dokument sisaldab? Arhivaari allkirja ja pitseriga tõestatud dokument isikuõiguste ja tehingute tuvastamiseks. 89.Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? algatuskiri, vastuskiri, kaaskiri 90
-alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides. Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätkub, on õigem ka lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid anda hoidlasse.
töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks Arhivaalide loetelu koostamine Kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu tuleb koostada arhivaalide loetelu Arhivaalide loetelu on vajalik: - arhivaalide üle arvutuse pidamiseks - arhivaalide olemi kindlakstegemiseks - arhivaalide juurdepääsu tagamiseks - dokumentide kasutamise võimaldamiseks Arhiveerimine Arhiveerimine on arhivaalide korrastamine, kirjeldamine ja nende üleandmine arhiivi. Arhiivihoidlasse antakse üle alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid. Arhivaalide üleandmine hoidlasse Üleandmise kohustus -20 aastat pärast avaliku arhivaali tekkimist ja aa lõpetamist
Süstematiseerimine, liigitamine (dokumentide loetelu) Korrastamine (asjaajamiskord) Arvestuse pidamine (asjajamiskord, ülevaade arhiivi koosseisu kohta) , mille puhul saab kindlaks tehaHoidmine (asjaajamiskord) Arhiveerimine (asjajamiskord) Üleandmine arhiivihoidlasse (asjaajamiskord) 2) Väheaktiivse elutsükli ajal on dokumendid üldjuhul arhiivihoidlas. Toimingud: Hoidmine (asjaajmiskord) Säilitustingimuste loomine (asjaajamiskord) Juurdepääsu tagamine/jälgimine (asjaajamiskord, dokumentide loetelu) Kasutamine (asjaajamiskord) arhiiviteatis jne
90 j. Siseministri määrus "Nõuded esmastele tulekustutusvahenditele ka nende vajadus" k. Muu ........................................ 7. Kus asuvad Teie asutuses arhiivihoidlad: a. Keldris b. Tööruumide läheduses c. Muu ....................... 8. Kas arhiivihoidla on varustatud tulekahjusignalisatsioonisüsteemiga? a. Jah b. Ei 9. Kas arhiivihoidlasse on paigaldatud automaatne tulekustutussüsteem? a. Jah b. Ei 10. Kui ei, missugune tulekustutussüsteem on arhiivihoidlas? .................................................................................... 11. Kas hoidla turvalisus on tagatud turvaalarmisüsteemiga? a. Jah b. Ei c. Muu ................ 12. Kas on ära määratletud Teie asutusele olulisemad säilikud, mida tuleks ohu korral esmaselt päästa? a. Jah b. Ei c. Muu ..
annaabi.ee 
