-sarja säilitustähtaeg. Arhivaalide loetelu tabeli vormingusse kuuluvad · Arhivaali järjekorranumber · Pealkiri · Toimikute hulk, mis asjaajamisperioodi jooksul sarjas on tekkinud. NB! Ühe toimiku paksus ei või olla rohkem kui 200-250 lehte · Asjaajamisperiood, mille jooksul toimikud tekkisid · Andmed arhivaalide eraldamise kohta (hävitamine või üleandmine) · Andmekandja · Juurdepääsupiirang · Arhivaalide hulk asjaajamisperioodide kaupa · Hoiukoht arhiivihoidlas. Arhivaalide loetelu võib vormistada e-kandjale ja vastavalt vajadusele teha sellest väljatrükke (näiteks arhivaalide üleandmisel hoidlasse). Arhivaale hoitakse asjaajamises vastavuses arhivaalide loeteluga kuni arhivaalide üleandmiseni arhiivihoidlasse või hävitamiseni. ARHIVEERIMINE Poolaktiivse elutsükli lõpus valmistatakse arhivaalid ette üleandmiseks arhiivihoidlasse.
Dokumendi elukaar (eluiga) dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised elutsüklid: *aktiivne (asjaajamisperiood näit 1 a, on tööruumides aktiivses kasutuses, asjaajamiskord ja dokumentide loetelu) *Poolaktiivne (kuni 2 a) Dokumendid on asjaajamise töötajate käes, perioodi lõpul antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga sokumendi üle organisatsiooni arhiivihoidlasse (arhivaalide loetelu) *Passiivne dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele. (arhibaalide loetelu, nimistu) Dokumendi elukäigust nähtub, et asjaajamine ja arhiivindus on ühe tervikliku protsessi teineteisega lahutamatult seotud osad. Dokumendisüsteemi osad: Dokumendid (Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid toimingud (Dokumendihalduse toimingud) tehnoloogia (digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus, mis
Paigaldatud Varustatud Tagatud Joonis 2.8 Valitsusasutuste arhiivihoidla varustus tuleohutuse ja julgeoleku tagamiseks Üheks ennetusmeetmeks dokumendi- ja arhiivihalduse kriiside ennetamiseks on määrata asutusele tähtsamad arhivaalid, mis hädaolukorras tuleks hoidlast esmaselt päästa. Kindlasti tuleks need dokumendid ka arhiivihoidlas märgistada nii, et ka asjatundmatu kõrvaline isik, nt päästetöötaja, saaks need visuaalselt kiiresti tuvastada. Sellise töö on ära teinud kuus ankeetküsitlusele vastanud valitsusasutusest. Üks asutus ei pidanud sellist korraldust vajalikuks, kuna selles asutuses tähtsustatakse kõiki arhivaale võrdselt. Nendest kuuest valitsusasutusest, kes olid oma asutuses ette näinud tähtsamaid arhivaale, olid neli asutust ka need dokumendid arhiivihoidlas ära
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel.
Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord -Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. ----Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete väärkasutuse tõttu kannatada saada. - Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad: · dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid, CD-d; · asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid. -Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel. -Dokumente ei tohi hävitada rebimise või põletamise teel. -Dokumendid hävitatakse purustamise või teabe kustutamise teel. -Paberkandjal olevate dokumentide purustamisele kehtivad järgmised rahvusvahelised standardid: 1. Turvalisuse aste: kirjalike dokumentide jaoks, mis tuleb muuta loetamatuks riba laius 12 mm, riba pikkus lõpmatus; 2.turvalisuse aste:
Arvestuse pidamine (asjajamiskord, ülevaade arhiivi koosseisu kohta) , mille puhul saab kindlaks tehaHoidmine (asjaajamiskord) Arhiveerimine (asjajamiskord) Üleandmine arhiivihoidlasse (asjaajamiskord) 2) Väheaktiivse elutsükli ajal on dokumendid üldjuhul arhiivihoidlas. Toimingud: Hoidmine (asjaajmiskord) Säilitustingimuste loomine (asjaajamiskord) Juurdepääsu tagamine/jälgimine (asjaajamiskord, dokumentide loetelu) Kasutamine (asjaajamiskord) arhiiviteatis jne 3) Mitteaktiivse elutsükli ajal on dokumendidhoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni eralamiseni. Toimingud:
protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine 3. töötlemine 4. indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. kasutamine 8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri)
11.2. Säilitamisele kuuluvaid dokumente hoitakse arhiiviruumis. 11.3. Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete väärkasutuse tõttu kannatada saada. 11.4. Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad: 11.4.1. dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid, 11.4.2. CD-d; 11.4.3. asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid. 11.5. Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel. 11.6. Firmas hävitatakse dokumendid dokumendipurustajas või teabe kustutamise/sulgemise teel. 12. TÖÖTAJA TÖÖLT VABASTAMISE, TEENISTUS- VÕI TÖÖSUHTE PEATUMISE VÕI ASUTUSE TÖÖKORRALDUSE MUUTMISE KORRAL ASJAAJAMISE ÜLEANDMISE KORD 12.1. Enne töölepingu lõpetamist on töötaja kohustatud asjaajamise üle andma juhatajale.
annaabi.ee 
