tehakse käskkirja viimases osas. Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad. ARHIIVINDUS Reguleeriv seadusandlus: Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise *Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused Arhiivieeskirjas: *Täpsustatakse dokumentide hindamist *Arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile *Arhivaalide arhiivi üleandmise korda *Arhivaalide säilitamist ja kaitset Rahvusarhiivis *Arhivaalidele juurdepääsu korraldamist, sh arhiiviteatiste väljaandmist arhiivi poolt Dokumentide säilitamine Säilitustähtaeg kehtestatakse: Aastates: - Lühiajalised kuni 10 aastat (kaasaarvatud)
salvestamiseks mõeldud CDRi. DVD mahutab lgikaudu seitse korda rohkem infot kui CD. Rahvusarhiiv ei soovita andmete arhiveerimiseks kasutada DVDsid. Soovitused: 1. SOOVITUS: Planeerige digitaalse info arhiveerimist Arhiveerimine= info korrastamine + selle kirjeldamine Planeerimist tuleks alustada info hulga ja säilitamisaja väljaselgitamisest. 2. SOOVITUS Korrastage arhiveeritav info Arhiveerimine eeldab info korrastamist. Digitaalse info korrastamisel tuleb lähtuda arhiivieeskirjas sätestatud nõuetest: Faili vormingule Tekstifailide märgikoodile Andmeväljade pikkusele tabelites Avaliku arhiivi üleandmiseks ei tohi arhiveeritav info olla tihendatud ja krüpteeritud. 3. SOOVITUS Kirjeldage arhiveeritav info ja lisage kirjeldus samale andmekandjale Korrastamine ja kirjeldamine on põhilised arhiveerimistoimingud. Arhiveeritava info kohta tuleb koguda teatud hulk lisateavet, mida nimetatakse metaandmeteks.
dokumendihaldussüsteemis (EDHS) kuni eraldamiseni välja. See tähendab, et neid säilitatakse kuni hävitamiseni samas tehnoloogilises keskkonnas, kus nad loodi või kuhu nad sisestati. Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatute ja avatud vormingute valikul võib lähtuda arhiivieeskirjas ja digitaalarhiivinduse strateegias 2005-2010 toodud vormingutest Pikema säilitustähtajaga digitaaldokumendid soovitatakse säilitada CD-Ril mõnes arhiivivormingus (vaata arhiivieeskirja §70) vastavalt dokumendi tüübile. CD-Re võib asutuses hoida samas arhiiviruumis, kus hoitakse ka paberalusel dokumente. On oluline, et pärast salvestamist ja kontrollimist viiakse andmekandja kohe säilitusruumi. Kui on ette näha,
teadus- ja arendusasutusele ning sihtasutusele, kes valdab kultuuri- ja ajalooväärtusega dokumendi- või teabekogu, ei laiene käesoleva seaduse § 2 lõikes 4 sätestatud arhivaali üleandmise kohustus ega § 8, kui nii on seaduses või asutuse põhimääruses või põhikirjas sätestatud. (2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asutustele võib seaduse või asutuse põhimääruse või põhikirjaga laiendada käesolevas seaduses ja arhiivieeskirjas sätestatud dokumentide korrastamise, säilitamise ja neile juurdepääsu võimaldamise nõudeid. § 40. Seaduse jõustumine Käesolev seadus jõustub 2012. aasta 1. jaanuaril. Seadus võeti vastu: 17.02.2011 Karistused: § 14. Dokumendi ja arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutmine (1) Dokumendi või arhivaali säilitusnõuete eiramise eest, kui see tõi kaasa dokumendi või arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutumise, – karistatakse rahatrahviga kuni 100 trahviühikut.
- dokumendi tõestus- ja infoväärtusest - teabekandja tüübist. Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud seaduste ja muude reguleerivate aktidega (arhiiviseadus, arhiivieeskiri, asjaajamiskord) Menetluse lõpetanud dokumendid liigitatakse dokumentide loetelu alusel sarjadesse. Sarja säilitustähtaeg määrab sarja paigutatud dokumentide säilitamise aja. Säilitustähtaeg kehtestatakse arhiivieeskirjas. Säilitustähtaega arvestatakse kuupäevast, millal dokument · Loodi · Saadi või · Toimus kindlaksmääratud sündmus. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. Organisatsioonis säilitatakse dokumente kuni -dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg on möödunud ja selle võib eraldada hävitamiseks -üleandmiseni avalikku arhiivi.
Säilitustingimused: olud, milles arhivaale hoitakse, sh hoidla, sisseseade, keskkond, korrastamisel kasutatud materjalid jne. Säilitustähtaeg: lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada, ja mis väljendatakse tavaliselt aastates või alatisena. Säilitustähtaja määramine: dokumendihaldusprotsess, mille käigus esitatakse asutuse hinnang dokumentide väärtuse ja säilitamisvajaduse kohta. Tavakorras hävitamine: arhivaalide hävitamiseks eraldamine Arhiivieeskirjas kehtestatud korras, avalikult arhiivilt taotletakse iga kord hindamisotsust. Tegevus: kindla väljundiga ühest või mitmest omavahel seotud toimingust koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks. Toimik: asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus. Toiming: tegevuse osa, kus luuakse või saadakse dokumente. Tähis: märgikombinatsioon, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi asukohta liigitusskeemis.
Registreerimisel antakse dokumendile reg. number. See seostatakse omakorda liigitusüksusega liigitusskeemis (st dokumentide loetelus). Kuna registreerimine on dokumendi autentsuse ja usaldatavuse tähtis komponent, peab see tuginema õigusaktide nõuetele. (põhimääruses, seaduses) SÄILITUSTÄHTAJA MÄÄRAMINE: Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamist, samuti nende hindamist arhiiviasutuste poolt on käsitletud nii Arhiiviseaduses kui ka Arhiivieeskirjas ning Asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Nende õigusaktide kohaselt peavad asutused ise määrama oma dokumentidele säilitustähtaja selleks, et oleks selge, kui kaua dokumente tuleb alal hoida. Otsus tuleneb normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide hindamisel. Seadusandlusest nn. raamatupidamisdokumendid 7a, töölepingud 10a peale lep. Lõppemist. Kinnitatakse rahvusarhiivi poolt. Alaliselt ja pikaajaliselt säilitatakse dok
ennistamine Rekonstrueerimine Taastamine (rehabilitation, revival) Kaitsmine Uuendamine (renewal) Päästmine Remontimine ARHIIVISEADUS 8. peatükk ARHIVAALIDE KAITSE §38. Arhivaalide säilimise tagamine (1) Arhivaalide loomisel peab kasutama säilimist tagavaid materjale ja meetodeid. (2) Arhivaale tuleb hoida säilimist soodustavas, kahjustumise ja hävimise vastu kindlustatud ruumis. Täpsemad nõuded arhivaalide säilitustingimustele ja arhiivihoidlatele sätestatakse arhiivieeskirjas. (3) Kui arhiiviregistrisse kantud arhivaali ähvardab kahjustamine või hävimine, võib riigiarhivaar teha ettekirjutuse arhivaali avalikku arhiivi säilitamiseks üleandmiseks. (4) Arhivaali omanik või valdaja vastutab arhivaalide säilimise eest seadusega ettenähtud ulatuses ja korras. ARHIIVIEESKIRI VIII. ARHIVAALIDE SÄILITAMINE JA KAITSE 1. jagu. Arhivaalide säilitamise alused 130. Arhivaalide säilitamiseks valmistatakse arhivaalid säilitamiseks ette, luuakse käesoleva
dokumente. 16 Asutuste juhtimis- ja tugifunktsioone täitvad tegevused ja neid dokumenteerivad dokumendiliigid on ära toodud rahvusarhiivi juhises „Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks”, mis on leitav veebist aadressil www.ra.ee. Dokumentide loetelu 39 Toimingud on asutuse tegevuse osad, kus luuakse dokumente. NÄITEKS saab arhiivieeskirjas kirjeldatud dokumentide hävitamiseks eraldamist iseloomustada kümne toiminguga (vt SKEEM 6). Toiminguid teostavad antud juhul nii asutus kui ka avalik arhiiv. Erinevate toimingutega luuakse hävitamisakte, hinda- mistaotlusi (kirjad), hindamisotsuseid ja hindamisotsuste ärakirju (koos kirjadega), lisaks täiendatakse hävitamise andmetega ka arhivaalide loetelu. SKEEM 6. Dokumentide hävitamiseks eraldamise toimingud arhiivieeskirja järgi
annaabi.ee 
