1. Ettevõtte õigusaktid dokumendihalduse kohta * asjaajamiskord ja *dokumentide loetelu 2. Mida saad teada asjaajamiskorrast? Saab teada kõik toimingud ja tegevused dokumentidega 3. Milleks on vajalik dokumentide loetelu ? Dokumentide süstematiseerimiseks, sarjatähis(dokumentide indekseerimiseks) 4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6. Kus saab vastus oma viida? Sisse tulnud kirja registreerimistempli jäljendilt 7. Kuidas vormistad operatiivselt lahendatud dokumentide täitmise tulemuse? Dokumendiregistrisse, dokumendile(ainult paberkandjal) 8
Dokumentide säilitamine Säilitustähtaeg kehtestatakse: Aastates: - Lühiajalised kuni 10 aastat (kaasaarvatud) - Pikaajalised kauem kui 10 aastat: · Alatisena · Tähtajani, mis on seotud kinlaks määratud sündmuse toimumisega Säilitustähtaeg arvestatakse kuupäevast, millal dokument: *loodi *saadi *väljastati Dokumente hoitakse asjaajamises maks 3 aastat. Dokumentide loetelu on vajalik: · Ametikirjade indekseerimiseks · Dokumentide ülesleidmiseks sarjadest · Dokumentide säilitustähtaegade määramisek NB! Dokumentide loetelu on alatise säilitustähtajaga Arhiivi korrastamise vajalikkus: 1) Tagatakse arhivaalide otstarbekas säilitamine 2) Soodustatakse juurdepääsu arhivaalidele 3) Võimaldatakse arhivaalide üleandmine arhiivi Korrastamine: 1) Dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja 2) Metallkinnitid
teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Mis on asutuse asjaajamiskord? Asutuse asjaajamiskord on normdokument, mis reguleerib dokumentide töökorraldust konkreetses asutuses, arvestades selle tegevuse spetsiifikat. Milleks on vajalik dokumentide loetelu Täidetud dokumentide süstematiseerimiseks sarjadesse Ametikirjade indekseerimiseks,dokumentide ülesleidmiseks sarjadesse,dokumentide säilitustähtaegade määramiseks Mis dokumendiga üldjuhul kehtestatakse asjaaajamiskord ja dokumentide loetelu? Asjaajamiskord võib olla kehtestatud ühtse dokumendina või koosneda mitmest regulatsioonist (dokumentide vormistamise kord, dokumendihalduse kord, teabe avalikustamise kord, juurdepääsupiirangute kehtestamise kord, e-kirjade haldamise kord jne)
funktsioonipõhine, sest struktuuripõhine liigitus on ebapüsiv), säilitamise tähtajad ja juurdepääsutingimused. - Loetelust saab teada dokumendi teabekandja (paberkandja või elektrooniline), arhiiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. - Dokumentide loetelu abil saab kontrollida dokumentide elukäiku. - Dokumentide loetelu on vajalik dokumentide süstematiseerimiseks sarjadesse (toimikutesse), indekseerimiseks, ülesleidmiseks. - Dokumentide loetelu on aluseks DHS kavandamisele ja arendamisele, dokumendi- registrite moodustamisele jne. - Dokumentide loetelu näitab, milline dokumenteeritud teave asutuses üldse tekib ja milliste ülesannetega on see seotud. · Tööprotsessi kirjeldused koostatakse vajadusel olulisemate, sagedamini korduvate tegevusprotsesside korraldamise sätestamiseks. Kehtestatakse samm-sammult
funktsiooni tasand ja sarja tasand. Funktsioonipõhiline liigitamine! Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mille abil saab planeerida ja ohjata dokumendi tervet elukäiku. Dokumentide loetelu-rühmitamine sarnaste tunnuste põhjal. Loetelu peab sisaldama kõik asutuse funktsioonid ja nende täitmise käigus tekkivad dokumendisarjad sõltumata andmekandjast. Dokumendi loetelu on vajalik. *süstematiseerimiseks sarjadesse, *dokumentide indekseerimiseks, *ülesleidmiseks, * säilitustähtaegade määramiseks 12 Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi tegurid kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond. 13 Asjajamiskord , kehtestamine, asutuse siseandmete avalikustamine, kohustuslikud vastutusalad, AÜA kohustuslikud regulatsioonid* sisemine normdokument või
sõltub teabekandja tüübist. Purustamine, põletamine, kustutamine. 80.Säilitustähtaegu dokumentidel kehtestatakse *alatisena *kuni 10 a *kauem kui 10 aastat 81.Üheks lähtealuseks organisatsiooni asjaajamiskorra koostamisel on asjaajamiskorra ühtsed alused (riiklik õigusakt) 82.Miks on vaja asutusel dokumentide loetelu? et planeerida ning juhtida asutuses loodavaid ning saadavaid dokumente. On vajalik dok. süstemateseerimiseks sarjadesse, ametikirjade indekseerimiseks dok. ülesleidmiseks ja säilitus tähtaegade määramiseks. 83.Milliste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuse asjaajamist? dokumentide loetelu, asjaajamiskord 84.Nimeta asjaajamiskorras kajastuvad peatükid reguleerib *dokumentide täitmist vastavalt õigusaktidele *dokumentide vormistamist vastavalt standardile *säilitustähtaegade määramine ja neist kinnipidamine *dokumendiringlus üleandmine arhiivi 85.Selgita, mis funktsiooni (mis on tema eesmärk) täidab avalik arhiiv?
AA perioodi pikkus Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine D liigid, hoidmise ja kasutamise kord / sarnaste tunnuste põhjal lihtsam. D vormistamise kord DL on dokumentide rühmitamiseks sarjadesse, dokumentide D ringluse kord või skeemid (dokumendiliikide kaupa) /ametikirjade indekseerimiseks, ülesleidmiseks ja D registreerimise kord, indeksite süsteem säilitustähtaegade määramiseks. D menetlemise kord Juurdepääsu korraldamine Dokumentide rühmitamine organisatsioonide Arhivaalide eraldamine (hävitamine ja üleandmine hoidlasse) funktsioonide järgi - otstarbekam.
· Dokumentide registreerimine · Dokumentide menetlemine · Dokumentide hoidmine asjaajamises · Asjaajamise üleandmine (kui vana töötaja lahkub, millise aja jooksul dokumendid üle antakse, millises olukorras) Dokumentide loetelu- omaette dokument, toimik, kus on kirjas dokumentide säilitustähtajad (al. 3 a. kuni alatiseks hoidmiseni) , viis (teabekandja: paber, elektrooniline), kes vastutab, kellel on ligipääs. · Süstematiseerimine sarjadesse · Indekseerimiseks · Ülesleidmiseks · Säilitustähtaegade määramiseks Dokumentide liigitamine: · Funktsiooniti (mis on eesmärk) · Struktuuripõhiselt (osakondade kaupa) · Liikide järgi (avaldused pannakse kõik ühte pakki) Dokumendi loetelu väljad: · Arhiivimoodustaja nimi · Osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus · Sarja tähis ja nimetus · Säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Keelereeglid (keeleabi) Kuupäevad- 21.12.2012 a. ei tule järgi ; 21
annaabi.ee 
