ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides.
Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud - dokumendi tõestus- ja infoväärtusest - teabekandja tüübist. Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud seaduste ja muude reguleerivate aktidega (arhiiviseadus, arhiivieeskiri, asjaajamiskord)
töötlemise riikliku järelvalve korra vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Missuguste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuses asjaajamist? Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Mis on asutuse asjaajamiskord? Asutuse asjaajamiskord on normdokument, mis reguleerib dokumentide töökorraldust konkreetses asutuses, arvestades selle tegevuse spetsiifikat. Milleks on vajalik dokumentide loetelu Täidetud dokumentide süstematiseerimiseks sarjadesse Ametikirjade indekseerimiseks,dokumentide ülesleidmiseks sarjadesse,dokumentide säilitustähtaegade määramiseks
vormilt. 4. Dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. 5. Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel. 6. Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korralda 7. teabekandja sisu faktid, millest dokument räägib vorm viis, kuidas sisu on esitatud füüsiline vorm dokumendi välised tunnused intellektuaalne sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. ) isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja 8
asutuste töötajaid ja teisi asjatundjaid; 6 21. korraldab sisekontrolli; 22. täidab teisi ülesandeid, mis talle on pandud seadusega, Vabariigi Valitsuse määruste ja korraldustega ning riigisekretäri poolt. 5. ERAARHIIV Eraarhiiv on ahiiviteenuse osutaja poolt asutatav arhivaalide säilitamisteenust pakkuv arhiiviasutus. Eraarhiiv lähtub oma tegevuses seadusest ja arhiivieeskirjast. Eraarhiivi kohustused: · Arhivaalide nõuetekohane säilitamine, kaitse ja nendele juurdepääsu tagamine · Isikuandmete ja ärisaladuse kaitse · Arhiiviruumi vastavus kehtestatut nõuetele · Arhivaari kutsenõuetele vastava töötaja olemasolu tagamine · Arhiivi tegevuse lõpetamise korral arhivaalide edasine säilitamine, korraldades arhivaalide tagastamise omanikule või kooskõlastatult arhivaalide omanikuga, ahivaalide üleandmine teise arhiivi. 6. FILMIARHIIV
Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Asjaajamine jaguneb a) Tsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas; b) Detsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes; c) Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes. Nõuded asjaajamisele Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema
[muuda]Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: · Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) · Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine · Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) · Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine · Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine [muuda]Asjaajamine jaguneb a) Tsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas; b) Detsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes; c) Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes. [muuda]Nõuded asjaajamisele
annaabi.ee 
