viit ja viide dokumendi asukohale. 27 Dokumentide registreerimise kord ja üldnõuded. Dokumendiregistrid, metaandmete kandmine dokumendiregistrisse. Dokumendid, mis ei kuule registreerimisele Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt, asutused võivad pidada ühist dokumendiregistrit. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. Dokumendil peab olema asukohaviit. 28 Dokumendist väljavõtte tegemine, dokumentide ärakirjad, koopiare tõestamine, pitser ja tempel dokumentidel (dokumentide ametlik kinnitamine) 29 Asutuse asjaajamise üleandmine. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti
dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse/kausta. · Sisedokumente tutvustatakse jaotuskavas ettenähtud täitjatele/asjast huvitatud isikutele ja paigutatakse seejärel vastava sarja toimikusse. Viimaseks kandeks registris on täitmismärge, mis tehakse siis, kui asi on lõplikult lahendatud. DOKUMENDIREGISTER Dokumendiregistrid on · Digitaalsed (elektroonilisel kandjal) · Tavalised (paberkandjal) Kui avaliku sektori asutused peavad dokumendiregistrit digitaalselt, siis väikestes erasektori ettevõtetes võib pidada dokumendiregistreid paberkandjal. Paberkandjal dokumentide registreerimiseks on aegade jooksul kasutatud · Saabuvate ja väljasaadetavate kirjade registreerimise raamatuid (kaks üheskoos kasutatavat raamatut, mõlemal raamatul omaette numeratsioon) · Lauajuhend · Kartoteegisüsteem Tänapäeval on otstarbekam kasutada paberkandjal registrina lauajuhendit.
juurdepääsupiirangu alus(ed), algus,- ja lõppkuupäeva. Mitme juurdepääsupiirangu aluse korral märgin lõppkuupäevaks pikema juurdepääsupiirangu tähtaja. Kuna koostatud dokumendi lisan DHS-i, siis juurdepääsupiirangu alus ja kehtivuse aeg tuleb märkida nii dokumendile kui ka DHS-i ekraanivormil oleval dokumendi õiguste halduses, sest kui ei pane juurdepääsupiirangut peale, siis on kõik dokumendid avalikud ja nähtavad Päästeameti dokumendiregistris. Päästeameti dokumendiregistrit peetakse digitaalselt ja on kättesaadav ameti kodulehel, kus kajastatakse registreeritud dokumentide metaandmed ja avalike digitaaldokumentide failid. Sellepärast tuleb alati hoolikalt jälgida kas on kasutatud juurdepääsupiirangut reguleerivat märget. Dokumendiregistris avalikustatakse ameti käskkirjad, korraldused, ettekirjutused, lepingud, sissetulevad ja väljaminevad dokumendid, mille juurdepääsupiiranguid ma kontrollin
Ühekordse registreerimise nõue – ühekordne, uuesti ei registreerita Algatusdokumendi järgne – algatuskiri ja vastukiri registreeritakse sama järjekorranumbri all Dokumendiregistrile esitatavad nõuded Tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt, füüsiliselt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest Olema tagatud juurdepääs registreeritud juurdepääsupiiranguteta dokumentidele Andma informatsiooni dokumendi menetluse kohta Kajastab dokumendi liikumist Dokumendiregistrit säilitatakse sama kaua kui registris registreeritud dokumente Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele Olema tagatud juurdepääs registreeritud juurdepääsupiiranguteta dokumentidele. Juurdepääsupiirangute puhul vajalik viide juurdepääsu piirangut kehtestavale dokumendile ja piirangu tähtaeg 4. DOKUMENTIDE MENETLEMINE Dokumentide läbivaatamine ja edastamine (paber- ja digitaaldokumendid).
muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: registreeritud dokumentide arvestus; dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu; dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu. Dokumendiregistrisse kantavad andmed Dokumendi registreerimise kord sätestab toimingud enne registreerimist ja saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimise. Dokumendi registreerimise tähtaeg
osutab haridus-, tervishoiu-, sotsiaal- või muid avalikke teenuseid, (teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist); - ettevõtja on kaubaturul valitsevas seisundis, omab eri- või ainuõigust või loomulikku monopoli; - kui isik täidab riigi või kohaliku omavalitsuse eelarvest avalike ülesandeid või kasutab toetusena antud vahendeid. Teabevaldaja on kohustatud pidama dokumendiregistrit. Juurdepääsu piirangud 6 RT I 2004, 81, 542; RT I 2007, 12, 66 35 Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud. Teabevaldaja on kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks: 1) süüteomenetluses kogutud teabe, välja arvatud vastavalt väärteomenetluse seadustikus ja kriminaalmenetluse seadustikus sätestatud tingimustel avaldatava teabe;
dokumendiplankide kasutamise kord. Lisaks plankidele on otstarbekas välja tuua, millised pitsatid on asutuses kasutusel, kus need asuvad, millised dokumendid tuleb pitsatiga tõestada, kes vastutab pitsatite kasutamise eest, kuidas on korraldatud pitsatite hävitamine. registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem: peab olema kindlaks määratud, kus dokumendiregistrit 10 Lidia Feklistova peetakse ja kes selle eest vastutab, milliseid dokumente asutuses registreeritakse, kes registreerimise eest vastutab ning millest koosnevad tähistused. Kajastada tuleks ka e-kirjade registreerimise ja dokumendisüsteemis haldamise tingimused. dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete
annaabi.ee 
