võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendi autentsus autentne on dokument, mille ehtsust on võimalik kindlaks teha. Dokumendiplank trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplank ja kirjaplank: neid eristab neile trükitavate elementide koosseis. Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli. Kirja elemendid: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kasutusmärge, kontaktandmed, koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit, tekst, viit. Dokument arhiiviseadus+ISO 15489 Asjaajamine ja dokumendihaldus (koos)
Kordamisküsimused: Dokumendihaldus 1. Mis tagab nõuetekohase asjaajamise asutuses Dokumendihaldussüsteem, asjamiskord 2. Dokumendi mõiste (Arhiiviseadus ) Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5. Kuidas nimetatakse dokumendi väljade ja elementide vaadet arvuti või seadme ekraanil või paberkandjal? Esitlusvorm 6. Nimeta tõendusväärtusega dokumentide omadused (EVS-ISO 15489-1:2017) Autentsus, usaldusväärsus, kasutatavus, terviklikus 7. Nimeta dokumendihalduse olulisemad normdokumendid (seadus, määrus, juhis, standard)
Töötajad, kelle töökohustuste hulka kuulub dokumentide registreerimine DHS`is, vastutavad dokumentide autentsuse, registreerimisandmete õigsuse ja süsteemi juhendipärase kasutamise eest. 2.3 Dokumentide allkirjaõigused Allkirjaõigus on määratud tulenevalt ametikohast või juhatuse esimehe volikirjaga (AKÜA § 4 lg 1 punkt 9). 2.4 Dokumendiplangid ja ümbrikud Olenevalt haldusdokumendi liigist vormistatakse dokument kas dokumendiplangile või valgele paberile. Asutuse dokumendiplangi turvaelemendiks on värvitrükk. Asutuses toimub dokumentide vormistamine ja allkirjastamine nii paberkandjal, kui elektrooniliselt. 2.4.1 Dokumendiplangid Asutuses on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt kahte liiki dokumendiplangid: kirjaplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm); üldplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm). 2.4.2 Kirjaplangile vormistatavad dokumendid ametikirjad. 2.4.3 Üldplangile vormistatavad dokumendid
ee/akt/840660 Ametikirja kirjutamine Kui asutuse plangil tuuakse asutuse nimi nii eesti keeles kui võõrkeeles, siis esikohale (üles või vasakule) eestikeelne nimetus, seejärel võõrkeelsed ladina tähestiku järjekorra alusel Keeleseadus ei luba ainult võõrkeelseid planke kasutada! Välisriiki saadetava kirja kontaktandmetes peab leiduma Eesti nimetus ühes tuntud rahvusvahelises keeles ja sihtnumbri ees Eesti maatähis EE standardi EVS-ISO3166-1 järgi. Ametikirja kirjutamine Dokumendiplangi veeris (tekstita pind): vasak veeris 30 mm parem veeris - 15 mm ülemine veeris- 12 mm alumine veeris 12 mm Kui kirja tekst leidub ka pöördel, siis vasaku veerise laius 15 mm ja parema veerise laius 30 mm. Ametikirja kirjutamine Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, kirjavahemärke pöördumise lõpul ega adressaadi eesnime. Vabariigi Presidendi ja suursaadiku poole pöördudes ei kasutata ka perekonnanime. Nt: Austatud professor Kõrgesti austatud härra pastor
väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Dokumendiplangile või digitaalkandjale vormistatakse asutuse, selle struktuuriüksuse või ametiisiku kirjad, protokollid ja aktid ning õigusaktid ning dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paber formaati A4 (210x297 mm), harvem A5 (148x210 mm). Vajadusel võib formaati kasutada põikilehena. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Plangi veerised: vasak veeris 3,0 cm parem veeris 1,5 cm ülemine veeris 1,2 cm alumine veeris 1,2 cm Võltsimise ärahoidmiseks kantakse plangile turvaelement, milleks võib olla vesimärk fooliumi või värvitrükis sümboli (logo) või vapi kujutis plangi number reljeefpitsatiga valmistatud element
· Lisade vormistus sõltub teksti ülesehitusest: ? Kui tekstis on lisatava dokumendi nimetus kirjas, trükitakse lisade reale lehtede ja eksemplaride arv. N: Tekstis Lisame kirjaga kaasa joonised (lisa). Lisade real Lisa 4 lehel 2 eks. ? Kui tekstis pole lisatava dokumendi nime, tuleb see vormistada lisade real koos lehtede ja eksemplaride arvuga. N: Nõupidamise päevakord 1 lehel. 2) Dokumendiplank on kindla formaadiga paber trükitud koostavate dokumentide püsielementid Dokumendiplangi omavad : 1) asutused ettevõtted firmad 2) selle struktuuri üksused, kui nii on ette nähtud põhikirjas. 3) ametiisikud, kellel on õigusakto andmise õigus. Õigusaktid on : käskkirjad, korraldused, määrused, otsused. Kohustuslikud elemendid : dokumendi autor (firma nimi) dokumendi liigi nimetus kuupäev number tekst allkiri Plangiliigid : üldplank, kirjaplank Plankide kasutamine : kirjaplangile vormistatakse ametikirjad.
.............................................................................................................................3 2. DOKUMENDI VORMISTAMISE NÕUDED ............................................................................4 2.1. Üldnõuded dokumendile......................................................................................................4 2.2. Dokumendiplankidele vormistatavad dokumendid .............................................................4 2.3. Dokumendiplangi vorminõuded ..........................................................................................4 2.4. Dokumendi vormistamisel kasutatavad kohustuslikud elemendid:.....................................5 3. KASUTATAVAD DOKUMENDILIIGID JA NENDE VORMINGUD ....................................13 3.1. Elemendid ..........................................................................................................................13 3.2. Dokumendi vormistamise protseduurid.....................
annaabi.ee 
