DOKUMENTIDE HOIDMINE § 45. Üldnõuded dokumentide hoidmisele § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine · Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. § 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine · Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE § 48. Asjaajamise üleandmise kohustus · Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumisel on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale
säilimine ja kasutamise võimaldamine on tagatud. Nõuetele vastava arhiiviruumi olemasolu pole ainsaks garantiiks väärtuslike arhivaalide säilimisele pika aja jooksul. Arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ja nende kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks ning kahjude kõrvaldamiseks peab asutustel olema kehtestatud arhiivi ohuplaan. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaaldokumente võib hoida elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (EDHS) kuni eraldamiseni välja. See tähendab, et neid säilitatakse kuni hävitamiseni samas tehnoloogilises keskkonnas, kus nad loodi või kuhu nad sisestati. Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatute ja avatud vormingute valikul
a) Jah b) Ei 21. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul. 22. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui: a)vastus on sideettevõttele arasaatmiseks üle antud määratud tähtajal b)dokument on asjast huvitatud isikule dogitaalseltkättesaadavaks tehtud c)on sooritatud muud õigusaktidega ette nähtud toimingud. 23. Kuidas hoitakse lahendatud digitaaldokumente? Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 24. Milline ministeerium kavandab ja koordineerib asjaajamise arengut ja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid? Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium 25
käideldav; kaitstud: e-posti dokument peab asuma turvalises süsteemis, mis kontrollib juurdepääsu, otsingut, muutmist ning kustutamist (Electronic Records... 2004). Millest sõltub kirja väärtus? Digitaaldokumentide omadustest sõltub nende väärtus nii juriidilisest kui ka praktilisest aspektist. Säilitamaks oma tõenduslikku väärtust, peavad nad säilima muutumatutena. Selleks tuleb digitaaldokumente hoida süsteemis, mis välistab nende hilisema muutmise. Dokumendina peab e- kiri säilitama oma algse sisu, struktuuri ja konteksti, milles ta loodi. Struktuur tähendab siinkohal nii e-kirja kujundust, manuste linke kui ka seotud sõnumeid. Kontekst on informatsioon, mis tavaliselt kuulub kirja päisesse: saatja, saaja, kuupäev jms. Saabunud ja väljaminevad e-kirjad salvestatakse automaatselt asutuse serverisse keskandmebaasi,
dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Millisel moel tuleb säilitada asutuses lahendatud digitaaldokumente? Pikaajalised digitaaldokumendid(üle 10-a. säilitusajaga): · Arhiiviväärtusega säilitatakse Rahvusarhiivis · Arhiiviväärtuseta säilitatakse Rahvusarhiivis tasu eest, lepingu alusel (valitsusasutustele kohustuslik) Lühiajalised digitaaldokumendid(alla 10-a. säilitusajaga): - säilitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemis Millist teemat käsitleb õppeaine asjaajamise alused? Miks alused? Õppeaine käsitleb dokumentide tundmaõppimist ja nende vormistamist ning seadusi.
Erinevate arengutega tuleb kaasas käia ja dokumendihaldussüsteem aitab kindlasti mitmetel toimingutel asutuses kaasa. Näiteks kiirendavad asjaajamist, loovad töötajatele motivatsiooni ning toovad sisse uusi investeeringuid. (Üleminek…) Asutuses tuleks kokku leppida, kuidas toimitakse dokumendihaldusega. Nii paberkandjal kui ka digitaalselt samade dokumentidega tegelemine on tülikas ja sellel ei ole mõtet. Digitaaldokumente ei ole alati mõtet välja printida. Dokumendis olevate andmete säilimiseks võiks olla süsteemis koht, kuhu jäävad algfailid, mida ei saa muuta. Nii saab vajadusel algfaili kätte ja on võimalik võrrelda ka algfaili ja muudetud faili. Dokumendihaldusega seoses tuleks läbi viia koolitusi. Näiteks võib omal käel olla dokumendihaldussüsteemide selgeks õppimine keeruline. Selleks on hea, kui keegi asjatundja seletab kohe kõik lahti. (Ülevaade…, 2011)
arhivaalid. 8. Erinevate valdkondade teadusuurimiseks vajalik teave. Eesti Rahvusarhiivi hindamiskriteeriumid: arhiivimoodustaja olulisus, dokumentide uurimispotentsiaal,ajaraam kust dokumendid pärinevad või mida dokumendid käsitlevad,unikaalsus, kasutatavus, seotus teiste dokumentidega, säilitamiseks vajalik ressurss. Eelhindamine on protsess, kus dokumendi väärtus selgub elutsükli alguses (sisuliselt enne dokumendi loomist) Digitaaldokumentidega kaasnevad probleemid. Digitaaldokumente on oluliselt lihtsam kas tahtlikult või tahtmatult muuta kui nn traditsioonilisi dokumente (nt paberdokument või heliplaat), seetõttu võib nende autentsuses rohkem kahelda Digitaaldokumendi elukäik ületab tavaliselt riist- ja tarkvara eluea. Uus tehnoloogia pole võimeline säilinud infost aru saama. Digitaalne info pole sel juhul huvilistele enam kasutatav Andmekandjad muutuvad suhteliselt kiiresti kasutamiskõlbmatuks. Säilitamise põhimõisted ja printsiibid
andmekogu jne). Dokumendihalduse funktsionaalsus võib olla sisse ehitatud ka mõnesse asutuse spet- sialiseeritud tarkvararakendusse. Samuti on mõeldav, et asutuse kõikide dokumen- tide ja teaberessursside (terve arhiivi) haldamiseks kasutatakse ühte laiaulatusliku funktsionaalsusega dokumendihalduse tarkvara. 5.5.2 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) Asutuse ülesannete täitmise käigus loodud või saadud dokumente – nii paber- kui ka digitaaldokumente – hallatakse EDHSi abil. Tervikliku teabehalduse eesmärgil võib EDHS ühilduda: dokumentide skaneerimise vahenditega; meeskonnatöö ja projektijuhtimise vahenditega; majandustarkvaraga jms. Dokumendisüsteem 25 EDHSi väljatöötamisel ja kasutamisel tuleb järgida õigusaktides dokumendihalduse
annaabi.ee 
