vormistamise juhend. Delikaatsete isikuandmete väljastamisel tuleb aluseks võtta Delikaatsete isikuandmete väljastamise kord. Dokumendi koostamisel määratleb dokumendi juurdepääsule piirangu dokumendi koostaja kui seda ei ole määratletud kehtivas dokumentide loetelus. 2.9.2 Dokumentide väljasaatmine Asutusest saadetakse dokumendid välja: elektrooniliselt e-posti teel; faksiga, postiga; - käsipostiga; ja isiklikult edastades. 2.9.3 Dokumentide säilitamine Asjaajamisaasta vältel kogutud dokumendid süstematiseeritakse dokumentide loetelu alusel sarjadesse ja neid hoitakse asjaajamisaasta lõpuni toimikutes. XXX dokumentide loetelu ja andmekandjate loetelu vaadatakse üle kord aastas enne uue asjaajamisaasta algust ja kinnitatakse juhatuse otsusega. Dokumentide säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse lisaks seadustes ja teistes õigusaktides kindlaksmääratud säilitustähtajast.
riigiasutustele 7-18 Kirjavahetus 5 a. Avalik muudes finantsküsimustes 1. Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. 2
§ 44. Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ning asjade tähtaegse lahendamise üle DOKUMENTIDE HOIDMINE § 45. Üldnõuded dokumentide hoidmisele § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine · Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. § 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine · Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE § 48. Asjaajamise üleandmise kohustus · Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumisel on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise
Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima? Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid. Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja kes moodustab toimikuid, mida märgitakse toimikute seljale)? Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise töörühma ja komisjoni toimik, hoone järelevalvetoimik). Toimiku seljale märgitakse: - pealkiri ehk sarja nimetus; - tähis asjaajamises; - aastaarv(ud); - vajadusel toimiku number. Kas dokumentide loetelu koostatakse funktsioonipõhiselt või struktuuripõhiselt?
Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima? Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid. Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja kes moodustab toimikuid, mida märgitakse toimikute seljale)? Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise töörühma ja komisjoni toimik, hoone järelevalvetoimik). Toimiku seljale märgitakse: - pealkiri ehk sarja nimetus; - tähis asjaajamises; - aastaarv(ud); - vajadusel toimiku number. Kas dokumentide loetelu koostatakse funktsioonipõhiselt või struktuuripõhiselt?
Dokumentide hoidmine ja kasutamine asutuses- Asutus peab tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas "Arhiivieeskirjaga". Lahendatud paberdokumente hoitakse toimikutes (kiirköitjad, registraatorid jne), mille kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane e. algatuskiri koos vastuskirjade ja muude dokumetidega, mis asja lahendamise käigus tekkisid. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et nad käsitleksid asja terviklikult. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentsena ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse
nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. 4. jagu Dokumentide hoidmine § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine (1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Asutuse dokumendihalduse korraldamine Ideaal: · Kiirus · Digitaalsus (kiirem võimalus leida andmeid, info jõuab ka teistesse riikidesse kiirelt, varukoopiad, samas, kui pole elektrit, pole dokumente) · Menetlemiskäik (kui kaua võtab aega, et kiri jõuaks õige inimeseni) · Läbipaistvus (teame täpselt, kelle käes kiri parasjagu on) Nõuded: · Asjaajamine on reglementeeritud.
loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne "kaust", mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt. asjaajamisaasta lõppedes. Säilitustähtaja määramine Dokumendi esialgsel seadistamisel tuleb liigitusskeemiga siduda sarjade säilitamise tähtajad ja säilitamise ajakavad. Sarja liigitamisel saab dokument seejärel sarjale omistatud säilitustähtaja, kuid võib ette tulla olukordi, kus dokumendil on selle toimikust või sarjast erinev säilitustähtaeg. Elektroonilises keskkonnas tuleb dokumendi väärtuse hindamine ja
7.3.3 Ajakohastamine Dokumentide loetelu on dünaamiline dokument, mida tuleb vastavalt vajadusele ajakohastada. Selle tingivad muutused seadusandluses, asutuse ülesannetes, asjaaja- mises ja struktuuris. Enamasti ajakohastatakse dokumentide loetelu uueks asjaajamisaastaks. Vahel on möödapääsmatu ka muudatuste jooksev sisseviimine, kui olulised muudatused asutuse tegevuses toimuvad asjaajamisaasta sees: NÄITEKS funktsioonide lisandu- misega kaasnev uute sarjade teke, säilitustähtaegade muutumine või muudatused dokumentidele juurdepääsutingimustes jne. Ka asutuse arhivaalide loetelu võib tin- gida dokumentide loetelu ajakohastamise, sisaldades andmeid toimikute või muude üksuste kohta, mida liigitusskeemi koostades pole osatud arvesse võtta. Silmas tuleb pidada, et: uus funktsioon lisatakse dokumentide loetellu kõige viimaseks;
annaabi.ee 
