Tallinna Linnaarhiiv. Põhiülesanded arhiivimoodustajate väljaselgitamine ja dokumentide hindamine; arhivaalide haldamise ja arhiivindust reguleerivate õigusaktide täitmise kontrollimine Tallinna linna asutustes; Tallinna asutuste, linna ja linnaosalusega äriühingute ja sihtasutuste nõustamine arhiivinduse ja dokumendihalduse valdkonnas; arhiivimoodustajate dokumentide liigitusskeemide kooskõlastamine; arhiivimoodustajate arhiiviskeemide ja arhiivikirjelduste kooskõlastamine; arhivaalide kogumine; linnaarhiivile üleantud arhivaalide säilitamine vastavalt arhiiviseadusele ja selle alusel kehtestatud nõuetele; arhivaalide konserveerimine, kasutus- ja tagatiskoopiate tegemine; arhivaalidele juurdepääsu tagamine linnaarhiivi uurimissaalis ja veebikeskkonnas; päringutele vastamine, sh arhiiviteatiste väljastamine isiku õiguste või tehingute tõendamiseks, arhivaalide koopiate
liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. 2. Mida peab sisaldama dokument „ülevaade arhiivi koosseisust“? 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega; 3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 3. Mida peab arhiivimoodustajate liigitusskeem sisaldama? 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks); 2) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le; 3) sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad. 4
Seoses Eesti taasiseseisvusega 1991. aastal ja sellega kaasnenud reformidega kasvas märkimisväärselt Riigiarhiivi poolt väljastatud omandi- ja sotsiaalõiguslike teatiste arv. Arhiivil tuli vastu võtta suurel hulga dokumente tegevuse lõpetanud nõukogudeaegsetest asutustest ja erastatud ettevõtetest , palju väärtuslikku materjali saadi Eesti pagulastelt. 3. STURKTUUR 3.1 Järelvalveosakond Järelevalveosakonna põhiülesandeks on arhiivijärelevalve alla kuuluvate arhiivimoodustajate nõustamine, nende üle järelevalve teostamine, arhivaalide hindamine. Järelevalveosakond annab arvamusi järelevalvealuste asutuste dokumentide loetelude kohta, viib läbi arhivaalide hindamist arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks, peab arvestust riigiarhiivi arhiivijärelevalve alla kuuluvate asutuste üle, koordineerib arhiivijärelevalvet ja hindamist riigiarhiivis, annab arhiivijärelevalve käigus nõu asjaajamist ja arhiivindust reguleerivate
Dokumentide liigitusskeem- (1) Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. (3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks); 2) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le; 3) sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad. (5) Sarnaste funktsioonidega asutustele võib välja töötada ühtse liigitusskeemi. Liigitusskeemi tasandid Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand.
dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Riigiarhiivi regionaalsed osakonnad Haapsalu osakond; Kuressaare osakond; Rakvere osakond; Valga osakond. Regionaalsete osakondade ülesanded Oma tegevuspiirkonnas Haapsalu, Kuressaare, Rakvere ja Valga osakond: hindab arhiivimoodustajate dokumente arhiiviväärtuse määramiseks; kooskõlastab arhiivimoodustajate liigitusskeeme; kontrollib arhivaalide haldamist arhiivimoodustajate juures ning teeb ettepanekuid puuduste kõrvaldamiseks; nõustab arhiivimoodustajaid arhiivinduslikes küsimustes; kogub oma tegevuspiirkonda kuuluvate riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste arhivaale; säilitab arhivaale vastavalt riigiarhiivi sisemisele tööjaotusele; peab arvestust fondide, nimistute, säilikute ja nende asukoha üle; kontrollib arhivaalide olemit ja seisukorda;
· Arhivaalide kasutamise kord (nõuded teatiste vormistamise, arhivaalide väljaandmise kohta). ARHIVAALIDE ERALDAMINE Arhivaalid eraldatakse · Üleandmiseks alatiseks säilitamiseks arhiiviasutusse (avalikku või eraarhiivi) · Hävitamiseks. AVALIKE ARHIVAALIDE ERALDAMINE ARHIIVIASUTUSSE ÜLEANDMISEKS Avalikud arhiivid koguvad arhivaale eesmärgiga · Dokumenteerida ühiskonda ja selle arengut · Dokumenteerida arhiivimoodustajate tegevuse olulisi külgi · Võimaldada ühiskonnaelu teaduslikku uurimist. Arhivaalide üleandmise tulemusena vabanevad organisatsioonid arhivaalide hoidmise ja neile juurdepääsu tagamisega seotud kulutustest ja vastutusest. Arhiiviväärtusega avalike arhivaalide üleandmise kohustus tekib 20 aastat pärast arhivaali tekkimist (asjaajamises lõpetamist). Arhivaalid antakse üle 5 aasta jooksul pärast üleandmise kohustuse tekkimist.
doku-mentide loomisel kasutatud materjalidest ja vormingutest; juurdepääsutingimustest; asutuse, isiku, organisatsiooni või ühiskonna huvigruppide hinnangust dokumendi väärtusele; ning dokumentide säilitamiseks vajalikust ressursist või arhiivi käsutuses olevatest eelarvevahenditest. *Arhiiv võib ühe-liigiliste dokumentide kogumit hinnates säilitamiseks välja valida statistiliselt esindusliku väljavõtu. Hindamine toimub: arhiivimoodustajate väljaselgitamisel, arhivaalide väljaselgitamisel ja arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmisel. Hindamisotsust ja selle lisasid säilitatakse alatiselt arhiivis. Hävitamine. Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Hävita-misaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta
7)kogumistraditsioon - Dokumendid, mis on avalikus arhiivis juba säilitatavate teiste dokumentidega kronoloogilises ja sisulises seoses, on rohkem väärtalalist säilitamist, eriti siis, kui vanem osa dokumentidest on leidnud elavat kasutamist. 8)teabe säilitamiseks vajalik ressurss - Hindamisotsus peab leidma tasakaalu dokumentide väärtuse ja nende säilitamiseks kuluva ressursi vahel. Hetkel on olukord, kus dok. on liiga palju tehtud ja vaja osa hävitada. Kõik avaliku sektori arhiivimoodustajate valduses olevad dokumendid, mis on loodud kuni 1945. aastani, on arhiiviväärtuslikud ( konspektis öeldud, et arhiiviväärtusega on kõik dok., mis on loodud enne 1940). Hindamisel tehtud otsuseid reeglina ei muudeta. HÄVITAMINE: Olenemata sellest, kas asutus on avalik-õiguslik või mitta, tuleb dokumentide hävitamiseks koostada akt. (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata.
annaabi.ee 
