*aktiivne (asjaajamisperiood näit 1 a, on tööruumides aktiivses kasutuses, asjaajamiskord ja dokumentide loetelu) *Poolaktiivne (kuni 2 a) Dokumendid on asjaajamise töötajate käes, perioodi lõpul antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga sokumendi üle organisatsiooni arhiivihoidlasse (arhivaalide loetelu) *Passiivne dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele. (arhibaalide loetelu, nimistu) Dokumendi elukäigust nähtub, et asjaajamine ja arhiivindus on ühe tervikliku protsessi teineteisega lahutamatult seotud osad. Dokumendisüsteemi osad: Dokumendid (Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid toimingud (Dokumendihalduse toimingud) tehnoloogia (digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus, mis võimaldab dokumentide sisu ja versioonide haldamist ehk dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia)
sisuliselt tähendavad? Aktiivne – dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides. Väheaktiivne – dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis. Mitteaktiivne – dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või andtakse üle arhiiviasutusele. 5. Millised on digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist? Digitaaldokument: • on dünaamiline; • koopia ja originaal on raskesti eristatavad; • võib olla palju versioone, mida on raske eristada; • võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne); • võimaldab kiiret otsingut; • võib esineda korraga mitmes vormingus; • võib salvestada erinevatele andmekandjatele; • juurdepääsuks mitmeid viise (nt
Algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat ja pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist. Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist. Töölepingut, isikukaarti ning välja võtmata tööraamatut säilitatakse 50 aastat, arvates töölepingu lõpetamisest. Tegevuse lõpetamisel annab tööandja nimetatud dokumendid üle arhiiviasutusele. Ettevõtte või selle organisatsiooniliselt iseseisva osa üleminekul annab tööandja dokumendid üle enda õigusjärglasele. Aruandeperioodi raamatupidamise dokumentide hoidmise eest vastutab raamatupidaja. Ettevõte kasutab oma arhiiviruumi, mis asub raamatupidamisega samal korrusel. Seal hoitakse seitsme aasta arhiveeritud dokumente. Eelmiste perioodide raamatupidamisdokumentide säilitamise eest vastutab tegevjuht.
Säilitustingimuste loomine (asjaajamiskord) Juurdepääsu tagamine/jälgimine (asjaajamiskord, dokumentide loetelu) Kasutamine (asjaajamiskord) arhiiviteatis jne 3) Mitteaktiivse elutsükli ajal on dokumendidhoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni eralamiseni. Toimingud: Üleandmine arhiiviasutusele (asjaajamiskord), üle annab arhiivi moodustajad Hävitamine (asjaajamiskord, hävitamisakt) Dokumendi omadused: Autentsus- autentsuse tõestamiseks tuleb dokumenteerida dokumentide loomise, saamise, edastamise ja menetlemise protseduurid. On vaja tagada et, 1. Dokumentide loojad on selleks volitatud ja identifitseeritavad 2. Dokumendid on kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutmise eest.
10) viide kollektiivlepingu rakendatavuse kohta töölepingule. 23. Kui kaua peab tööandja töölepingu kirjalikku dokumenti säilitama? Vastus: Tööandja säilitab töölepingu kirjalikku dokumenti töölepingu kehtivuse ajal ja 10 aastat töölepingu lõppemisest arvates. Töölepingut, isikukaarti ning välja võtmata tööraamatut säilitatakse 50 aastat, arvates töölepingu lõpetamisest. Tegevuse lõpetamisel annab tööandja nimetatud dokumendid üle arhiiviasutusele. 24. Mis on katseaeg, selle kohaldamise tingimused ja töölepingu lõpetamine katseajal? Vastus: Katseaeg on aeg, mille jooksul hinnatakse kas töötaja tervis, teadmised, oskused, võimed ja isikuomadused vastavad tasemele, mida nõutakse töö tegemisel. Töölepingus võivad osapooled kokku leppida katseaja mittekohaldamises või lühendamises, kusjuures alla 8-kuulise tähtajalise töölepingu puhul ei tohi katseaeg olla pikem kui pool lepingu kestvusest.
jooksul. Dokumendi elukäik Aktiivne dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides. Väheaktiivne Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis Mitteaktiivne Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või antakse üle arhiiviasutusele Dokumendihalduse ajalugu 15 000 e.Kr Lascaux koopamaalingud, Lõuna-Prantsusmaal 8 000 e.Kr savist zetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias. 2400 e.Kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15 000 süsteemselt paigutatud savitahvlist. 950 e.Kr hakati kasutama kirjutusmaterjalina nahka 500 e.Kr esimesed sekretärid Ateenas Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata
aktiivselt asutuse kasutamissagedus on sagedus on väga väike ülesannete täitmisel ja kahanenud. või puudub üldse. tehingute tõendamisel. Dokumente säilitatakse Dokumedid kas hävita Dokumente hoitakse asutuse arhiiviruumis. takse või antakse üle reeglina tööruumides. arhiiviasutusele. Dokumendi elukäigu juhtimine peab olema terviklik ja järjepidev. Selleks seab asutus sisse dokumendisüsteemi (vt PEATÜKK 5). Et garanteerida vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, töötab asutus välja ja kehtestab dokumendihalduse alusdokumendid (vt PEATÜKK 6 ja 7). Need on: asjaajamiskord, milles määratakse elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli
Ning lõppeks, miks ka mitte, tema tegevuse ajaloo kajastamise seisukohast. Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist. Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist. Töölepingut, isikukaarti ning välja võtmata tööraamatut säilitatakse 50 aastat, arvates töölepingu lõpetamisest. Tegevuse lõpetamisel annab tööandja nimetatud dokumendid üle arhiiviasutusele. Ettevõtte või selle organisatsiooniliselt iseseisva osa üleminekul annab tööandja dokumendid üle enda õigusjärglasele. Näide ühe ettevõtte siseeeskirjadest: Aruandeperioodi raamatupidamise dokumentide hoidmise eest vastutab raamatupidaja. Eelmiste perioodide raamatupidamisdokumentide säilitamise eest vastutab tegevjuht. Dokumendid hoitakse kogu säilituse aja jooksul arhiivikapis.
annaabi.ee 
