dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni, kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile. Mitmekordne peab olema asutuses registreerimine? Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne, st st dokument kantakse asutuse dokumendiregistrisse üks kord ja algatusdokumendi järgne, st algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama järjekorranumbri all Millal registreeritakse sisemised ja väljasaadetavad dokumendid? Sisemised dokumendid registreeritakse peale dokumentide vastuvõtmist, läbivaatamist ja sorteerimist. Väljasaadetavad dokumendid registreeritakse peale seda kui spetsialist on koostanud ja vormistanud kirja projekti, viseeritud on kirja projekt ja juht on allkirjastanud dokumnedi omakäeliselt või digitaalallkirjaga
päeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu kõigis dok.-i elutsükli faasides; *tagatakse dok.-dest tulenevate ülesannete tähtaeg- se lahendamise kontrollimine; *tõuseb dok. usaldusväärsus; *tagatakse avalikkuse juurd- epääs avalikele dok.-dele; *tagatakse dok-de arvestus. Dokumentide registreerimine on: *ühekordne asjaajamisteenistuses registreeritud dok. struktuuriliselt uuesti ei regist- reerita; *algatusdokumendi järgne algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama jrk nr-i all. Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadeta- vad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. dokument on tähtaegselt vasta- tud, kui: *vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtpäeval; *vastus on tähtpäeval digitaalselt edastatud asjast huvitatud isikule; *vastusest on teatatus täht- päeval
1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. (2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik; 3) number või tähis; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks
Registreerimisele kuuluvad alati: -saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded -suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata -organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid -protokollid -aktid -lepingud -organisatsiooni töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused. REGISTREERIMISE PÕHINÕUDED Dokumentide registreerimine on -ühekordne, s.t asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita -algatusdokumendi järgne, s.t algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama järjekorranumbri all. NÕUETE PÕHJENDUS -tööjõu ja aja kokkuhoid dokumendi lahendamist on hea jälgida ning hiljem on dokumente mugav kasutada, sest need arhiveeritakse küsimuste kaupa koos. DOKUMENDI REGISTREERIMISE KORD Registreerimine on protsess, s.t registriandmeid täiendatakse vastavalt asja lahendamise käigule. Kohustuslikud registriandmed on esitatud asjaajamiskorras. Enne dokumendi registreerimist
hävitatakse) Lisadele viidatakse allkirjast allpool. Vormistatakse eraldi lehel, lisab aktile 3. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE JA DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Postiga, e-postiga, faksiga ja käsipostiga saabunud/saadetud dokumentide ringlemine organisatsioonis, vt lk 163-165, konspekti vaadata Dokumentide registreerimise kohustus vt lk165 Registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid vt lehelt Ühekordse registreerimise nõue – ühekordne, uuesti ei registreerita Algatusdokumendi järgne – algatuskiri ja vastukiri registreeritakse sama järjekorranumbri all Dokumendiregistrile esitatavad nõuded Tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt, füüsiliselt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest Olema tagatud juurdepääs registreeritud juurdepääsupiiranguteta dokumentidele Andma informatsiooni dokumendi menetluse kohta Kajastab dokumendi liikumist Dokumendiregistrit säilitatakse sama kaua kui registris registreeritud dokumente
Akti kirjutavad alla Näide väljasaatmiseni üleandja (allkiri) (allkiri) Olgu operatiivne ja sihipärane vastuvõtja Esimees Karl Suur Liikmed Rita Roos D registreerimine on ühekordne üleandmise juures (on algatusdokumendi järgne) (allkiri) viibinud isik, komisjon Rein Kask Eristatakse Viisa üldjuhul ei (allkiri) saabuvate viseerita (erandiks on Heli Lepp väljasaadetavate eraettevõttes koostatud arhivaalide
1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. (2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega. § 27. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik; 3) number või tähis; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu
Eestis seni informatsiooni avalikkuse seadust ei ole, arhivaalide avalikkuse ja juurdepääsupiirangute probleeme käsitleb arhiiviseadus. Rootsis aga rõhutatakse ühe kirjade registreerimise eesmärgina avalikkuse juurdepääsu kindlustamist avalikele dokumentidele. Registreerimise põhinõuded: peab olema ühekordne, st kord asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti ei registreerita struktuuriüksuses uuesti; peab toimuma algatusdokumendi järgi. Põhjendus - tööjõu ja aja kokkuhoid, sest paljud sissekanded langevad kokku; lahendamist on hea jälgida. 5.4.2. Erinevad registreerimisvahendid Dokumentide registreerimine võib toimuda arvutil, kartoteegis või registreerimisraamatus. Milline registreerimisvahend valida, sõltub eelkõige dokumentide hulgast. asutuse dokumendiregistrid peavad vastama andmekaitse nõuetele. 5.4.3. Millal registreerida?
mis eeldab vastust või tegevust kirja saajalt. Selleks võib olla taotlus, järelepärimine, tellimine, avaldus, esildis, kaebus jm. Vastuskiri koostatakse vastuseks algatusdokumendile või suuliselt edastatud informatsioonile. Vastused antakse küsimustele nende esitamise järjekorras. Eitavat vastust põhjendatakse, et ei tekiks täiendavat kirjavahetust. Vastuskirja kohustuslikuks rekvisiidiks on viide algatusdokumendi kuupäevale ja numbrile (lisa 4). Kaaskirjaga edastatakse dokumente või esemeid. Kaaskiri vormistatakse kirjaplangile ning selle tähtsaim osa on lisade loetelu. Kaaskirjale kirjutab alla töötaja, kes vastutab dokumendi õigeaegse edasitoimetamise eest. Kinnituskiri sisaldab kirjalikku lubadust tähtajaliselt täita võetud kohustused ja teostada teatud tingimustel mingi töö, tarnida kaup või sooritada maksed (lisa 5). Kinnituskirja andmise õigus on
annaabi.ee 
