(Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003) Heliplaatide ja lintide temperatuurid jäävad 15-23 kraadi vahele ja õhuniiskus 25-55%. Heliplaatide õhuniiskuse protsent ei tohi ületada 5te, kui samas video ja helilintide õhuniiskuse tase kuni 20%. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003) Informatsiooni uuendamise tingimused Rahvusarhiiv kogub arhiiviväärtuslikke dokumente mis tahes teabekandjal. Arhiivi säilitamisele võetakse nii avalike asutuste, eraõiguslike juriidiliste isikute kui ka eraisikute arhivaale. Arhivaalide üleandmisel on ka eeldus- et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Millised dokumendid täpselt arhiiviväärtuslikud on, selgitatakse välja hindamise teel (Rahvusarhiiv4, 2015). Hindamist viib läbi rahvusarhiiv ning hindamise tulemuse kohta koostatakse hindamisotsus.
mille sisu, vorm ja kuid hiljemalt kümme Arhivaalis sisalduvat struktuur on küllaldane aastat pärast dokumendi teavet võib üle kanda faktide või tegevuse loomist või saamist ning teisele teabekandjale, kui tõendamiseks. kui seadusega ei ole teabe hoidmine teisel Arhivaal – dokument, sätestatud teisiti. teabekandjal on millele avalik arhiiv on põhjendatud. hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiivieeskiri Arhiiv – asutuse või Kogutakse arhiivi ainult Arhivaalide loomisel, isiku dokumentide arhiiviväärtusega korrastamisel ning terviklik kogum dokumente. hoidmisel peab asutus
.. - vorminõuded, mallid - allkirjaõiguslikud isikud - menetlemise kord, arhiivinõuded Asjaajamise korraldust reguleerivad normdokumendid? - asjaajamiskorra ühtsed alused - avaliku teabe seadus - digitaalallkirja seadus - avaldusele vastamise seadus - arhiiviseadus ,,Dokument on ettevõtte nägu"? - asjaajamiskord arvestab organisatsiooni vajadusi, tingimusi - asjaajamiskorra kehtestab asutuse juht (ettevõtetes erinev) Dokument. - tõestamisvahend teabekandjal info edastamiseks Teabekandjad. - mälupulk, diskett, CD, paber, magnetlink, film... Dok.tingimused. - usaldatav (mitte võltsitud) - autentne (teadaolev päritolu) Dok.süsteem? - dok.haldamise toimingud ringkäik, süsteemi kasutajad, tehnoloogia - infosüsteem, millega hallatakse dokumente Dokumentide liigitamine. - funktsionaalsed (töö, varad) - struktuuripõhised (juhtkond, planeerimine) - temaatilised (aruandlus, IT, personal) - dok
transpordi kulud, katab üleandja. (4) Peremehetu dokument, mille omanikku ei ole võimalik välja selgitada ja millele Rahvusarhiiv annab arhiiviväärtuse, on riigi omand ning seda säilitab Rahvusarhiiv. § 9. Arhivaalide säilitamine ja kaitse (1) Arhivaale tuleb hoida nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende lubamatu kasutamise, kahjustumise ja hävimise. (2) Arhivaalis sisalduvat teavet võib üle kanda teisele teabekandjale, kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud. § 10. Juurdepääs arhivaalile ja arhivaali kasutamine (1) Rahvusarhiivis säilitatavale arhivaalile on juurdepääs vaba, kui sellele ei laiene avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses või muus seaduses kehtestatud piirangud. (2) Rahvusarhiiv võimaldab arhivaaliga tutvuda. Arhiivis kohapeal arhivaaliga tutvumise eest Rahvusarhiiv tasu ei võta.
Standard annab juhised EVS-ISO 15489- Standardid on kasutamiseks mis tahes vormingus või 1:2004 põhimõtete rakendamiseks. andmekandjal dokumentide kohta nii avalikele kui ka eraõiguslikele organisatsioonidele. EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Standard kehtib mistahes teabekandjal dokumendi Dublin Core`i metaandmeelemendid. kohta Standard üldistab head praktilised kogemused EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core`i metaandmeelemendid. EVS JUHEND 9:2006. Dublin Core`i metaandmete
mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Säilitamine. Arhivaale tuleb hoida nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende lubamatu kasuta-mise, kahjustumise ja hävimise. Arhivaalis sisalduvat teavet võib üle kanda teisele teabekandjale, kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud. Kasutamine. Rahvusarhiivis säilitatavale arhivaalile on juurdepääs vaba, kui sellele ei laiene avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses või muus seaduses kehtestatud piirangud. RA võimaldab arhivaaliga tutvuda. Arhiivis kohapeal arhi-vaaliga tutvumise eest RA tasu ei võta. RA võib arhivaali kasutamist piirata teabekandja halva füüsilise seisundi tõttu või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada,
orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss, mida tuleb oskuslikult hallata. Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal-on dokument millele avalik arhiiv on andnud hindamise tulemusena arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist, säilitatakse püsivalt Rahvusarhiivis. Dokumendi element- on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.
Dokumentide eraldamise juhtimine on olnud üks dokumentide loetelu traditsioo- niline ülesanne. Iga sarja kohta võib eraldi välja tuua elukäigu etapid, haldamise toimingud ja tähtajad (NÄITEKS hävitamiseelne läbivaatus, näidiste võtmine huvitavamatest toimikutest, varukoopiate tegemine digitaaldokumentidest vms). teabekandja näitamine Dokumendisüsteemi kasutajatel, eriti suuremas asutuses, on tarvis teada, millisel teabekandjal või millises vormingus dokumente hallatakse ja hoitakse. Traditsioo- niliselt näidatakse dokumentide loetelus, kas dokumendid on paberteabekandjal või digitaalsed. Samas võib minna ka detailsemaks, viidates näiteks digitaaldoku- mentide failivormingule (PDF, XML, TIFF vms). Soovitame dokumentide loetelus anda teavet vaid dokumendi lõpp versiooni kohta, st millel või millisena dokumendi lõppversiooni asutu
annaabi.ee 
