või isiku nime. Eesnime kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluliseks täpsustuseks ( kui asutuses on mitu samanimelist isikut jne. ) -Dokumendi tekst peab olema lühike, täpne ja keeleliselt korrektne ega tohi võimaldada erinevaid tõlgendusi. - Rekvisiit "Allkiri" koosneb dokumendi alla kirjutanud isiku allkirjast e. signatuurist, selle desifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures signatuuri jaoks tuleb vabaks jätta kolm kuni viis rida. Originaaldokumentide allkirjastamisel kasutatakse sinist värvi dokumendipliiatsit. -Ametikirja tekstis nimetatud lisade puhul märgitakse lisade reale nende lehekülgede ja eksemplaride arv. -Protokollide puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Lisale tehakse ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Dokumendi kinnitamine Kinnitusmärge koosneb sõnast "kinnitan", rekvisiidist "allkiri" ja kuupäevast või sõnast
Kartoteek- on arhiivi dokument, milles on andmed dokumentide sisust nende osade kohta. Ajalooõiend- koosneb kolmest osast: 1. Asutuse likvideerimist või reorganiseerimist kajastavad aktid 2.Asutuse tegevuse piirdaatumid 3.Asutuse funktsioonid ja nende muutused Arhiiviteatis Arhiiviteatis on ametlikult tõestatud õiend, millel on juriidiline jõud. Sellega teatakse või kinnitatakse päringut. Teatist väljastatakse kodaniku avalduse põhjal. Teatis koostatakse asutuses säilitatavate originaaldokumentide alusel. Dokumentide tõestamata koopiate kasutamisel tehakse teatise tekstis selgitav märkus (tõestamata koopia). Arhiiviteatis koostatakse kirjaplangile ja nimetus on arhiiviteatis. Teatises tuuakse välja dokumentide nimetused ja daatumid, andmed esitatakse sündmuste järjekorras. Teatises tuuakse välja väljavõtteid dokumendist, paigutades need jutumärkidesse. Asutuse nimetused esmakordsel mainimisel kirjutakse täielikult välja. Korduval mainimisel kasutakse lühinimetusi. Teatise
kantakse hiljem B/L - MB/L instruktsioonide saatmine (veebis, e-mail) - HB/L vormistamine vastavalt saatja instruktsioonidele - Eelinfo (pre-alert) saatmine sihtriigi kontorile/agendlile - Laadimismanifesti esitamine (veebis) sihtriigi tollile. AMS, ACI - peab olema tehtud hiljemalt 24 tundi enne laeva väljumist Euroopa sadamast. Vastasel juhul laevale ei laeta „no load“ - Originaaldokumentide saatmine kulleriga (vajadusel) - Saadetise liikumise jälgimine ja jooksev infovahetus laevaliniga, kui näha et kaup ei liigu nagu broneeritud - Veokorraldus lõppeb siis, kui saadetis on kokkulepitud sihtkohas kauba saajale üle antud - Finants: veoarve esitamine kliendile, kuluarvete kontroll. Profit share e ostu ja müügihinna vahe 50/50 jagamine - Kui tulud/kulud OK - transpordi sulgemine
kaitsele, valitseb dilemma arhivaalidele juurdepääsu võimaldamises ja selle piiramises. Lahenduse leidmine antud küsimustes teeb keeruliseks seadusloome põhjalikud definitsioonid, mis käsitlevad õigust andmekaitsele ja teabele. Viimastel kümnenditel on Euroopa riikides liigutud selles suunas, et töötada välja ühtsed standardid arhiivinduses. Samas on Euroopa Liidu arhiivides märgata teabe piirangute kasvu, mis eelkõige on tingitud andmete salastamise seadustest, originaaldokumentide säilitamise nõuetest ja ametkondlikest määrustest. Kuigi arhiiviseaduste ja eriseadustega kaetud piirangud kui ka piirangute kestvusajad lähtuvad sarnastelt alustelt, saab piiranguid mitmeti tõlgendada. Erandite tegemine oleneb palju ka iga riigi arhiivinduse traditsioonidest, arhivaaride õigustest ja pädevusest, piiratud andmetele juurdepääsuloa andmisel. Kuigi kaasaegsed õigusaktid püüavad eelkõige tagada inimõiguste
Säilikute laenutamine (väljaviimine hoidlast) tuleb registreerida selleks ettenähtud registreerimisraamatus, kuhu märgitakse järgmised andmed: -laenutamise kuupäev -laenutatava arhivaali andmed (sarja tähis, arhivaali number, sarja pealkiri) -struktuuriüksus ning isik, kellele laenutatakse -laenutaja allkiri -arhivaali tagastamise tähtaeg -vastuvõtja allkiri -märge arhivaali tagastamise kohta. Kohtu-, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel säilikust väljavõetud originaaldokumentide asemele pannakse arhiivitöötaja poolt ametlikult kinnitatud koopiad koos dokumentide väljavõtmise kohta koostatud aktiga, milles märgitakse kellele, mis eesmärgil dokumendid on antud. Tagamaks arhivaalide säilimine on hoidlasse juurdepääsuõigus ainult arhiivitöö eest vastutaval isikul ja tema asendajal. 4 Arhivaalide kasutamine tuleb korraldada selliselt, et on tagatud arhivaalide säilimine. Tihti
(TsÜS § 75, RKHK 3-3-1-32-03, p 16; 3-3-1-82-03, p 13; 3-3-1-57-03, p 24; 3-3-1-75-05, p 16) 31 Taotlusele lisatav materjal Kooskõlastuste ja arvamuste küsimine on eelkõige menetlust läbiviiva haldusorgani kohustus (HMS § 16). Isikult ei saa nõuda tõendite esitamist, mis haldusorganil on teada (RKHK 3-3-1-39-04, p 13; 3- 3-1-85-06, p 12). Originaaldokumentide asemel võib kasutada ametlikult kinnitatud ärakirju ja väljavõtteid, v.a kui õigusakt nõuab notariaalset kinnitust (mõiste "ärakiri" hõlmab mõistet "koopia"). 32 IV Menetlustähtaeg Menetlustähtaeg hakkab erireeglite puudumisel kulgema taotluse registreerimisest (HMS § 35 lg 4), v.a: võõrkeelne taotlus: kui nõutakse tõlget, hakkab tähtaeg kulgema
annaabi.ee 
