koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks (vt ka funktsioon) toimik asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumenti dest moodustatud üksus toiming tegevuse osa, kus luuakse või saadakse dokumente (vt ka tegevus) tähis märgikombinatsioon, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi asukohta liigitusskeemis Terminid ja määratlused 11 4 Dokumendihalduse korraldus 4.1 Dokumendihaldus Dokumendihalduse vaates toimib asutus nelja komponendi koostoimes (SKEEM 1). Need komponendid on: volitused; tegevused, mille ühe osa moodustavad dokumentide haldamisega seotud tegevused; dokumendid; isikud. SKEEM 1 1. Asutuse tegevuse mudel
3. Mida peab arhiivimoodustajate liigitusskeem sisaldama? 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks); 2) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le; 3) sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad. 4. Nimeta liigitusskeemi tasandeid? 1) funktsiooni tasand; 2) sarja tasand. 5. Milline asutus kooskõlastab liigitusskeemi? Avalik arhiiv 6. Mis on dokumentide hindamise eesmärgiks? eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 7. Nimeta vähemalt 4 dokumentide hindamiskriteeriumit. Dokumentide hindamisel lähtub avalik arhiiv: 1) asutuse või isiku olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias;
dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. (3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks); 2) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le; 3) sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad. (5) Sarnaste funktsioonidega asutustele võib välja töötada ühtse liigitusskeemi. Liigitusskeemi tasandid Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand. Liigitusskeemi igal tasandil võib luua alltasandeid. Liigitusskeemi funktsiooni tasandil võib esitada asutuse struktuuriüksuse nimetuse. Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik; 2) sisu või teema;
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel kronoloogiapõhimõttest. Kõik asutuses tekkinud dokumendid kirjeldati nimistutes kas vas...
seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega; dokumendile koha andmine dok. süsteemis koos sellest tulenevate seostega; seostada dok. süsteemi teiste dokumentidega. Dokumendi registreerimisel on kaks peamist eesmärki · tõestuse loomine dokumendi olemasolu ja hõlmamise kohta dokumendisüsteemi · dokumenti kirjeldavate andmete (registreerimisandmete, metaandmete) loomine. Registreerimisel antakse dokumendile reg. number. See seostatakse omakorda liigitusüksusega liigitusskeemis (st dokumentide loetelus). Kuna registreerimine on dokumendi autentsuse ja usaldatavuse tähtis komponent, peab see tuginema õigusaktide nõuetele. (põhimääruses, seaduses) SÄILITUSTÄHTAJA MÄÄRAMINE: Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamist, samuti nende hindamist arhiiviasutuste poolt on käsitletud nii Arhiiviseaduses kui ka Arhiivieeskirjas ning Asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Nende õigusaktide kohaselt peavad asutused ise määrama oma dokumentidele
struktuuriüksuste nimetustest; liigitussüsteem on iga organisatsiooni puhul spetsiifiline ning sätestab järjepideva ja kindla suhtlemisviisi kõigi struktuuriüksuste vahel, mis peavad funktsioone täites informatsiooni jagama; liigitusskeem on hierarhiline, liikudes üldisemalt üksikumale, see tähendab kõrgema tasandi funktsioonilt üksikule toimingule, nt Finantsid audit väline audit; liigitusskeemis kasutatakse organisatsioonis üheselt mõistetavaid termineid; liigitusskeem koosneb piisavast arvust rühmadest ja allrühmadest, mis käsitlevad kõiki dokumenteeritavaid funktsioone ja kogu tegevust; liigitusskeemi rühmad on eraldiseisvad; liigitusskeem on välja töötatud koostöös dokumentide loojatega; liigitusskeemi vaadatakse korrapäraselt läbi, et kajastada organisatsiooni muutuvaid vajadusi, kindlustada skeemi ajakohasus ning organisatsiooni funktsioonide ja tegevuse kajastamine
annaabi.ee 
