....................... 11 Viidatud allikad............................................................................................................... 12 Lisa 1. Näidisekraanipilt..............................................................................................14 Lisa 2. Töö täpsustus................................................................................................... 15 2 SISSEJUHATUS Dokumendihalduseks on loodud palju erinevaid tarkavarasid. Käesolevalt on juttu GoPro programmist, mis on kasutusel mitmetes riigiasutustes. See programm võimaldab asutustel oma tööd suurel määral vähese vaeva lihtsustada. Referaadi eesmärk on selgitada GoPro olemust ja funktsiooni. Samas tuua ka välja teised selle tarkavar omadused. Lisaks sellele tutvustada GoPro hetkeolukorda Eestis. Uurimisülesanded: · Uurida tarkvara omadusi; · Uurida GoProga konkureerivaid tarkvarasid;
teabe Dokumendid peavad säiluma nii kaua, kui neid vajatakse Informatsioon peab olema hõlpsasti leitav Asjaajamise eesmärgiks ongi dokumentides sisalduva teabe haldamine Asjaajamine toetab ettevõtte eesmärkide saavutamist ning tagama informatsiooni kiire kättesaadavuse Ettevõtte töö korraldamiseks on vajalik luau ja säilitada dokumendid, mis sisaldavad ettevõttele olulist informatsiooni. Dokumentide haldamist alates nende loomisest või saamisest uni hävitamiseni nimetatakse dokumendihalduseks. Dokument Lad k documentum - tõendus, tõestus, asitõend Arhiiviseadus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud sasutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldlane ja faktide ja tegevuse tõestamiseks. Dokumente luuakse elektrooniliselt, kuid kasutamiseks ja säilitamiseks trükitakse see enamasti paberile. Kas kehtib täna? Paberkandja eelised? Piirangud? Mugav lugeda, ei vaja spets arvutittarkvara
E-Riigi Akadeemia on probleemina välja toonud ka fakti, et riigi tasandil on dokumendihaldus ja selle süsteemid arenenud erinevalt. Näiteks on just ministeeriumites arenenud vägagi hästi toimiv dokumendihaldussüsteem, mida osatakse ka pädevalt kasutada. Kuid samal ajal on riigi väiksemates asutustes näiteks külades ja valdades dokumentide haldamine alles algstaadiumis, kus tegijad ei ole just eriti kindlad kuidas ja mida teha õigeks dokumendihalduseks. (Digitaalse…, 2007) Probleemi lahenduseks oleks kindlasti erinevad koolitused ja samuti üldine inimestevaheline suhtlus. Viimane nimelt võib aidata erinevatel inimestel jõuda koos probleemide lahendusteni. Seega võib nii ka juhtuda, et mõne ministeeriumi töötaja aitab mitte nii osavat väikevallas töötajat. 7 KOKKUVÕTE
). Elektrooniline dokumendihalduse süsteem peab muutuma asutuse tugisüsteemiks, mis hoiab kokku aeg ja raha. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organisatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud. Näiteks dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest. Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud. (http://www.riigikantselei.ee/?id=6838) Dokumendihaldussüsteem peab aitama dokumente hallata, aga ta peab olema ka turvaline, vastama seadusandlusele jne. Seega saab süsteemile esitatavaid nõudmisi jagada sisulisteks ja muudeks nõudmisteks: · sisulised, otseselt dokumendihaldusega soetud nõudmised. Näiteks: dokumendihaldussüsteem peab võimaldama hallata teatud liike dokumente,
mitmesse IT lahendusse. Näiteks veebihaldus ja projektitöö. (Sibola, 2002) Algselt oli elektrooniline dokumendihaldus rakendus, mis asendas hierarhilist failide ning kataloogide süsteemi ja pakkus lihtsat dokumentide lukustamist ning dokumendi atribuutide haldust. Neid programme nimetatakse nüüd „traditsioonilisteks“ dokumendihaldussüsteemideks. Süsteemi lisati uusi võimalusi ja nii muutus „traditsiooniline“ dokumendihaldus praeguses mõistes „dokumendihalduseks kitsamas tähenduses“. (Sibola, 2002) 7 4 DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015 Tänapäeval ei ole enam puhast dokumendihaldust. Tehnoloogia seguneb üha enam teiste IT tehnoloogiatega. Dokumendihalduse funktsionaalsus integreeritakse operatsioonisüsteemidesse või nende lisateenustesse. Andmebaaside juhtimissüsteemid pakuvad järjest enam vahendeid dokumentide haldamiseks ja nende otsimiseks
Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eesmärk on muuta olemasolev süsteem efektiivsemaks ning paremini korrastatuks. Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organsatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud (näiteks, dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest). Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud. Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Dokumendihalduse standard ISO 15489 näeb ette, et organisatsioonid peaksid sisse seadma ja juurutama ulatusliku dokumendihaldusprogrammi, mis sisaldab: määratluse, milliseid dokumente peaks looma, millist infot dokumendid peaksid sisaldama ja milline on nõutav täpsus;
ja arhiivihalduse korraldamise eest ja tagab selleks vajalikud ressursid. 9 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsese on vastavalt vajadusele käsitletud juhise peatükkides 6, 7 ja 8 või rahvusarhiivi teistes juhistes (vt jaotist1.4). Dokumendisüsteem 23 Juhtkond: määrab kindlaks dokumendihalduse poliitika ja prioriteedid; tagab asutuse eelarvest dokumendihalduseks regulaarsed eraldised; tagab dokumendi- ja arhiivihalduse regulaarse auditeerimise. 5.4.3 Dokumendihalduse personal Asutuse dokumendihalduse personal vastutab dokumendihalduse poliitika ja -protse- duuride väljatöötamise eest ning koordineerib ja viib vahetult läbi olulise osa doku- mendihalduse toiminguid. Dokumendihalduse personali põhiülesanne on dokumendisüsteemi
annaabi.ee 
