säilitamise tingimuste loomist. Seejuures esimeses järjekorras tegeletakse kõige suuremate ohtudega. Näitena on tähtis veeõnnetuste, mis võib korraga hävitada terve arhiivi, vältimine. Paljudes asutustes on dokumentidele heade säilitustingimuste tagamiseks ning nende haldamise kergendamiseks sisse seatud spetsiaalne arhiiviruum. Sellesse koondatakse pikema säilitustähtajaga dokumendid, mida vahetus asjaajamises enam kuigi tihti ei vajata. Arhiiviruumis luuakse säilitamiseks optimaalsed tingimused. Arhiivis on dokumente lihtsam kasutada, korrastada, hävitamiseks ette valmistada või teostada muid vajalikke haldamistoiminguid. Lisaks on dokumente arhiiviruumis kindlam hoida, kui selles on täidetud vajalikud tuvanõuded. Soovitatav temperatuur paberdokumentide hoidmiseks arhiiviruumis on 1520° C ja suhteline õhuniiskus 3050 %. Kõige tähtsam on siiski, et nii temperatuur kui ka õhuniiskus püsiksid
Loomine, saamine, registreerimine, hoidmine ja kasutamine, eraldamine, hävitamine, üleandmine 4. Millised on dokumendi elukaare 3 etappi aktiivsuse seisukohalt ning mida need sisuliselt tähendavad? Aktiivne – dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides. Väheaktiivne – dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis. Mitteaktiivne – dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või andtakse üle arhiiviasutusele. 5. Millised on digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist? Digitaaldokument: • on dünaamiline; • koopia ja originaal on raskesti eristatavad; • võib olla palju versioone, mida on raske eristada; • võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne);
Dokumentide säilitamine sõltub dokumendi tüübist ja andmekandjast Paberdokumentide kõige suuremad vaenlased on: liigniiskus, liiga kõrge või liiga madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Digitaaldokumentide säilimise olulisteks mõjuriteks on magnetvälja tase, vibratsioon Dokumentide säilimiseks seatakse sisse spetsiaalne arhiiviruum, kuhu koondatakse pikema säilitustähtajaga dokumendid, mida vahetus asjaajamises enam tihti ei vajata. Arhiiviruumis 15-20 C, suhteline õhuniiskus 30-50%, temperatuur ja õhuniiskus on stabiilsed, ruum on kaitstud sissetungide, tule-, vee jt õnnetuste vastu. DOKUMENTIDELE JUURDEPÄÄSU TAGAMINE Üldjuhul on riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste dokumendid algusest peale avalikud ja kõik võivad huvi korral nendega tutvuda. Juurdepääsu ohjamise viisiks on dokumentide jagamine rühmadeks vastavalt tegevustele,
Dispositsioon määratakse konkreetne tegu või tegevusetus, mis tunnistatakse õigusrikkumiseks või kuriteoks. Dok. registreerimine- hõlman dok süsteemi, saab endale reg.nr ja kuupäeva (e viida) dokumendi element- informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendi elukäik- Aktiivne ( dok sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt), Väheaktiivne (säilitatakse arhiiviruumis), Mitteaktiivne (hävitatakse või arhiveeritakse) Dokumendi elukäik: Loomine (koostamine, salvestamine,allkirjastamine), Saamine (terviklikkuse kontroll, konventeerimine sobivamasse vormi), Registreerimine (liigitusüksuse valimine, avamine ja säilitustähtaja valimine, juurdepääsupiirangu seadmine), Hoidmine ja kasutamine ( arhivaaride loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise jälgimine), Eraldamine
tööpäevani. 10.05. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teatab juhataja teabenõudjale viie tööpäeva jooksul. 10.6. Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli teostab juhataja. 11. DOKUMENTIDE HOIDMISE JA HÄVITAMISE KORD. 11.1. Dokumendi andmeid säilitatakse vastavalt dokumendiloetelus (PUNKT 5) märgitud säilitustähtajale. 11.2. Säilitamisele kuuluvaid dokumente hoitakse arhiiviruumis. 11.3. Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete väärkasutuse tõttu kannatada saada. 11.4. Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad: 11.4.1. dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid, 11.4.2. CD-d; 11.4.3. asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid. 11.5
paigutamist jm. Arhivaalide säilitamiseks ettevalmistamisel arvestatakse nii arhivaalide säilitamise (arhiivipüsivate materjalide kasutamine) kui ka kasutamise (kopeerimine, automatiseeritud töötlemine) vajadusi ja nõudeid. 132. Säilitamismeetodeid rakendatakse vastavuses arhivaalide väärtuse, tüübi, liigi, päritolu, ea, formaadi ja muude tunnustega. 133. Arhivaale säilitatakse spetsiaalselt selleks otstarbeks ehitatud või arhiivimoodustaja poolt selleks kohandatud arhiiviruumis. Arhiiviväärtusega (alatise säilitustähtajaga) arhivaale säilitatakse arhiiviruumis (edaspidi hoidla), mis on kindlalt eraldatud tuleohtlikest ja säilitamiseks mittesobivatest ruumidest ning kus on loodud säilitustingimused. 134. Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord kinnitatakse või kehtestatakse vastavalt arhiivi või arhiivimoodustaja juhi käskkirjaga. 135. Arhiiviväärtusega (alatise säilitustähtajaga) arhivaalide loomisel ja säilitamisel kasutab
6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. Dokumendi elukäik Aktiivne dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides. Väheaktiivne Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis Mitteaktiivne Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või antakse üle arhiiviasutusele Dokumendihalduse ajalugu 15 000 e.Kr Lascaux koopamaalingud, Lõuna-Prantsusmaal 8 000 e.Kr savist zetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias. 2400 e.Kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15 000 süsteemselt paigutatud savitahvlist. 950 e.Kr hakati kasutama kirjutusmaterjalina nahka
annaabi.ee 
