Sihtrühmaks on Rahvusarhiivi järelvalve alla kuuluvate asutuste dokumendi ja arhiivihalduse eest vastutavad töötajad ja infotehnoloogid. Traditsiooniline ja digitaalne arhiveerimine Digitaaldokumentide ning nende kirjelduste arhiveerimine ja nende kirjelduste arhiveerimine ja üleandmine ei erine põhimõtteliselt tavapärasest arhiveerimisprotseduurist. Sarnaselt senise praktikaga on vajalik samasuguse nimistu, arhiivikirjelduse ja muu dokumentatsiooni moodustamine, arhivaalide korrastamine, nende viimine kooskõlla pikaajalise säilitamise vajadustega ning edastamine asutuse või avalikku arhiivi. Erinevaid on vaid selleks, kasutatavad vahendid. Metaandmed asutuse dokuendihaldussüsteemisüsteemis Dokumentide ja liigitusüksuste identifiseerimiseks. Dokumendi elukäigu kontrollimiseks. Nende rakendamine asutuses EDHSis võimaldab oluliselt tõhustada asutuse
Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja, toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide
üldised rahvusvahelised kirjeldusstandardid: 1) ISAD(G): General International Standard Archival Description; 2) ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. 15. Nimeta vähemalt kaks arhiivivormingut. 1) ISAD(G): General International Standard Archival Description; 2) ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. pdf, doc, .rtf, .jpg 16. Nimeta arhiivikirjelduse tasandid? Arhiiv kirjeldatakse järgmistel tasanditel: 1) arhiivi tasand, samal tasandil kirjeldatakse ka kollektsioon; 2) sarja tasand; 3) säiliku tasand; 4) arhivaali tasand. 17. Mis on nimistu? Kes selle kooskõlastab? Nimistu on arhiivikirjelduste kogum. Nimistus esitatud arhiivikirjeldus kooskõlastatakse avaliku arhiiviga enne arhiivikorrastamise lõpuleviimist. 18. Mis on ohuplaneering ja milleks seda vaja on? Ohuplaneering
EVS 882-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vormi-nõuded. Osa 1: Kiri"; ISO/TR 26122:2008 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks". Kogu metoodika tuleneb sellest standardist. RAHVUSARHIIVIJUHISED : Rahvusarhiiv annab välja soovituslikke juhiseid nõustamaks dokumendi- ja arhiivihalduse erinevaid valdkondi. Pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmine Rahvusarhiivi, Arhiivikirjelduse elementide loetelu, 2012 2012 Veekahjustustega arhivaalide käsitsemine, 2011 Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine, 2010 Arhivaalide üleandmine, 2009 Dokumendi- ja arhiivihaldus, 2009 Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded, 2008 (uuendamisel) Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine, 2008
valdkondi. Dokumendi ja arhiivihaldus Eesmärk on anda soovitusi riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele dokumentide ja arhiivide haldamiseks. Käsitlusala: dokumendihalduse korraldus; dokumendisüsteem; asjaajamiskord ja selle väljatöötamine, asjaajamiskorra sisu; dokumentide loetelu ja selle väljatöötamine; arhiivi koosseis (arhivaalide loetelu ptk) ja paberkandjal, digitaal ja hübriid dokumendid arhiivis. Arhiivikirjelduse elementide loetelu Eesmärk on anda selged nõuded ja soovitused arhiivikirjelduste koostamiseks kujul, mis võimaldab arhivaale avalikku arhiivi üle anda. Arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiiviainese kirjeldus. Arhiivimoodustaja kirjeldus: peab andma ülevaate asutuse tegevuste ja arhivaalide tekkekonteksti kohta; arhiivi ja tema osade kirjeldus sarja tasandini peab võimaldama ülevaate saamist arhiivi ülesehitusest ja sisust;
ICDH-1: International Classification of Impairments, Disabilities and Handicaps / rahvusvaheline puuete liigitus ICOM: International Council of Museums / Rahvusvaheline Muuseuminõukogu IFLA: International Federation of Library Associations and Institutions / Rahvusvaheline Raamatukoguühingute ja -asutuste Liit IKT: info- ja kommunikatsioonitehnoloogia ISAAR: International Standard Archival Authority Record ISAD: International Standard Archival Description / rahvusvahelised arhiivikirjelduse reeglid ISBD: International Standard Bibliographic Description / rahvusvahelised bibliograafilise kirjeldamise reeglid ISO: International Standard Organisation / Rahvusvaheline Standardiorganisatsioon JPEG: Joint Photographic Experts Group / Ühendatud Fotograafiaekspertide Grupp (failivorming avalikuks kasutuseks) KKK: korduma kippuvad küsimused 158
annaabi.ee 
