Käskkiri- on korraldav dokument lahendamaks asutuse tegevuse sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris. Käskkirjal kuupäev ja nr ei trükita, vaid sõnadega välja. Käskkirja täitmist jälgib koostaja. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku või kõrgemalseisva ametiisiku uue käskkirjaga, märge tehakse käskkirja viimases osas. Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad. ARHIIVINDUS Reguleeriv seadusandlus: Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise *Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused
4. Ametikirja tekst trükitakse 1-2 rida allpool pöördumist plokkstiilis ainsuse III-s või mitmuse I-s pöördes. (OÜ Kevadlill soovib tellida; soovime tellida) 5. Kirja loetavust mõjutab tekstis esiletõstetud sõnade hulk ning esiletõstmise viis, sest kui pilt on liiga kirju, on loetavus halb. 6. Kirja loogilised osad on sissejuhatus, probleemi esitus ning lõppkokkuvõte. 7. Ametikirja liigid on algatuskirjad ning vastuskirjad. Algatuskirjad jagunevad ??? 8. Algatuskirjad: järelepärimine, tellimiskiri, pretensioon. Vastuskirjad: vastus järelepärimisele, vastamine kutsele, vastus pretensioonile 9. Algatuskiri koostatakse eesmärgiga püstitada probleem, edastada või küsida teavet, mis eeldab vastust või tegevust kirja saajalt. 10. Üldjuhul vastatakse paberkandjal olevale kirjale 48h kuni 5 tööpäeva jooksul. E-kirjale 24h jooksul. 11
Tõend- on kirjalik dokument, mis tõendab mingit fakti. Organisatsioon annab tõendi välja kui on vaja organisatsiooniga seotud fakti tõendada, näiteks kinnitada isiku kuuluvust, omadusi, mingit olukorda jne.Tõendis ei vormistata pealkirja, pöördumist ega lõputervitust.Tõend kinnitatakse pitseriga. Missugusele plangile vormistatakse kirjad? Kirjaplangile Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? Algatuskirjad,vastuskirjad,kaaskirjad Nimeta 4 ametikirjade eriliiki? Järelpärimiskiri,garantiikiri,meeldetuletuskiri,tõend,volikiri Protokoll-on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigus. Protokollis fikseeritakse vastuvõetud otsused. Protokollis tuleb kirja panna, millal koosolek toimus, kes osalesid, kes-mida ütles, mida otsustati. Käskkiri-organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt. Käskkirja annavad välja organisatsiooni juht ja
Saabunud kirjad(sh e-kirjad) jaotatakse -registreerimisele kuuluvateks ja -registreerimisele mittekuuluvateks. Üldjuhul ei kuulu registreerimisele: · Kutsed · Informatsioonilise sisuga trükised · Tänukirjad, õnnitlused ja kaastundeavaldused · Anonüümkirjad, mis ei sisalda kontrollimist vajavat teavet · Allakirjutamata dokumendid · Kirjad märkega ISIKLIK · Reklaamväljaanded ja trükised · Rämpspost. Registreerimisele kuuluvate kirjade puhul tuleb eristada algatuskirjad vastuskirjadest, sest viimased ei saa dokumendiregistrist uut järjekorranumbrit. Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. Dokument on registreeritud, kui · Dokumendile on antud number dokumendiregistrist, soovitatavalt koos sarja tähisega, ja · Tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
Ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele Meeldetuletuskiri (võlanõue) Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga Kaebus (pretensioon) Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis Vabanduskiri Asjaajamise seisukohalt jagunevad kirjad Volikiri Algatuskirjad alustavad asjaajamist mingis asjas Garantiikiri Vastuskirjad koostatakse vastuseks mingile saadud Tanukiri dokumendile Õnnitluskiri Kaaskirjad saadetakse teisi dokumente, millel tavaliselt Kaastundekiri puudub adresseeriv osa. Memo Kaaskirjale iseloomulik elemendiks on lisamärge. jne
2) Saabuvate dokumentide registreerimine ja ringlus. Saabuvate dokumentide ringliseks nimetatakse dokumentide liikumist asutuses nende saamise momendist kuni täitmiseni (arhiivi minemiseni) Dokumendid jõuavad asutusse postiga, käsipostiga, epostiga, faksiga. Enne ümbrike avamist sorteeritakse saabunud post: a) ISIKLIK/KIIRE või firmale b) firma/nimelised c) osakonnale d) registreerimisele ja mitte registreerimisele Registreerimisele kuuluvad dokumendid sorteeritakse : a) algatuskirjad b) vastuskirjad Ei registreerita kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi, reklaamitrükiseid. Ümbrike avaldamisel kontrollitakse a) kuupäeva olemasolu b) allkirja olemas olu c) lisade arvu ja olemasolu Kui dokumendil puudub allkiri, siis saadetakse see tagasi kooskaaskirjaga. Kuupäeva puudumisel võetakse kuupäev postitemplilt. Kui puudub osa lisadest siis ei kanta seda registrisse ning teavitatakse sellest saatjale.
annaabi.ee 
