ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile *Arhivaalide arhiivi üleandmise korda *Arhivaalide säilitamist ja kaitset Rahvusarhiivis *Arhivaalidele juurdepääsu korraldamist, sh arhiiviteatiste väljaandmist arhiivi poolt Dokumentide säilitamine Säilitustähtaeg kehtestatakse: Aastates: - Lühiajalised kuni 10 aastat (kaasaarvatud) - Pikaajalised kauem kui 10 aastat: · Alatisena · Tähtajani, mis on seotud kinlaks määratud sündmuse toimumisega Säilitustähtaeg arvestatakse kuupäevast, millal dokument: *loodi *saadi *väljastati Dokumente hoitakse asjaajamises maks 3 aastat. Dokumentide loetelu on vajalik: · Ametikirjade indekseerimiseks · Dokumentide ülesleidmiseks sarjadest · Dokumentide säilitustähtaegade määramisek NB! Dokumentide loetelu on alatise säilitustähtajaga
2) reklaamtrükised, prospektid; 3) perioodika (ajalehed, ajakirjad jm); 4) isiklikud kirjad, rahakaardid; 5) koosolekukutsed, teadaanded, päevakorrad; 6) anonüümkirjad 7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik väljaspoolt ülikooli. Sel juhul saadetakse dokument märgitud aadressil või tagastatakse saadetis postkontorile. 16. Aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada ja mis väljendatakse tavaliselt aastates või alatisena. Mida säilitatakse riigi või ühiskonnale. 17. Jah. Neid hoitakse arhiivides. 18. Kui veebilehel antud teave, mille sisu on väär, siis on sellest õigus anda teada veebilehe koostajale ja seda muuta. Jah peab küll säilima esialgne versioon. 19. Teatatakse 30.tööpäeva jooksul, kõrgema isiku puhul tehakse see kiiremini. 21. 21.1. Dokumendiplank- trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. 21.2
Arhiivijärelvalve käigus kontrollitakse autuse dok-ja arhiivihalduse vastavust nõuetele, et jagada asutuse dokumentide dokumenteerimine ja arhivaalide säilitamine nende ülekandmiseni arhiivi. 78.Mis dokumentidega üldjuhul asutuses (kehtestatakse-kinnitatakse) asjaajamiskord ja dokumentide loetelu? KÄSKKIRJAGA 79.Nimeta arhivaalide hävitamise viise? sõltub teabekandja tüübist. Purustamine, põletamine, kustutamine. 80.Säilitustähtaegu dokumentidel kehtestatakse *alatisena *kuni 10 a *kauem kui 10 aastat 81.Üheks lähtealuseks organisatsiooni asjaajamiskorra koostamisel on asjaajamiskorra ühtsed alused (riiklik õigusakt) 82.Miks on vaja asutusel dokumentide loetelu? et planeerida ning juhtida asutuses loodavaid ning saadavaid dokumente. On vajalik dok. süstemateseerimiseks sarjadesse, ametikirjade indekseerimiseks dok. ülesleidmiseks ja säilitus tähtaegade määramiseks. 83.Milliste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuse asjaajamist?
Dokumentide säilitustähtaeg kehtestatakse kooskõlas õigusaktidega ning lähtudes asutuste tegelikest vajadustest. Säilitustähtaja kehtestamisel arvestatakse dokumentide unikaalsust, kättesaadavust ning praktilist väärtust dokumentide tähtsust kolmandatele isikutele. Dokumendi säilitustähtaeg vastab dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtajale, mis määratakse · aastates (7 aastat) · tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega · alatisena. Alatine säilitustähtaeg dokumentide loetelus kajastab asutuse väärtushinnangut ühe või teise dokumendiliigi säilitusväärtusele, kujunedes niiviisi arhiiviväärtuse andmise eeletapiks. Avalik arhiiv arvestab loetelus näidatud säilitustähtaegu hindamisotsuse tegemisel ning arhivaalide valikul alatisele säilitamisele. Avaliku arhiivi poolt arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaale ei hävitata kunagi, vaid antakse kehtiva korra kohaselt avalikku arhiivi.
asutuse arhiivi üldandmed selle võib eraldada hävitamiseks Üleandmiseni arhiivi Dokumentide säilitamine (2) Säilitustähtaeg kehtestatakse: aastates kuni 10 a ehk lühiajaliselt kauem kui 10 a ehk pikaajaliselt alatisena tähtajaliselt Dokumentide säilitamisel tuleb tagada nende Edukat haldamist ! kättesaadavus ja kasutatavus. Järgida põhimõtet, et kätte saab see, kellel seda vaja ja EI TOHI olla kättesaadav sellele, kellel õigused selleks puuduvad. 13
Säilitamine: arhivaalide nõuetekohane hoidmine hoidlas ja muud arhivaalide eluea pikendamisele suunatud tegevused, kaasa arvatud finants- ja strateegilised otsused dokumentide või kogude tervikluse säilimiseks ja eluea pikendamiseks. Säilitustingimused: olud, milles arhivaale hoitakse, sh hoidla, sisseseade, keskkond, korrastamisel kasutatud materjalid jne. Säilitustähtaeg: lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada, ja mis väljendatakse tavaliselt aastates või alatisena. Säilitustähtaja määramine: dokumendihaldusprotsess, mille käigus esitatakse asutuse hinnang dokumentide väärtuse ja säilitamisvajaduse kohta. Tavakorras hävitamine: arhivaalide hävitamiseks eraldamine Arhiivieeskirjas kehtestatud korras, avalikult arhiivilt taotletakse iga kord hindamisotsust. Tegevus: kindla väljundiga ühest või mitmest omavahel seotud toimingust koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks.
annaabi.ee 
