Adressaat trükitakse 5,5 plangi ülaservast. Ametikirja pealkiri trükitakse alati. Ametikirja elementide vahekauguseks on neli tühja rida, kaks tühja rida. Ametikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris. Ametikirja lisadele viidatakse allkirjast allpool. Kirja koostaja andmed trükitakse siis, kui koostaja ja allkirjastaja on erinevad isikud. Koostaja kohta trükitakse ees-ja perekonnanimi nig telefoninr. Viide algatuskirja kuupäevale ja numbrile vastuskirjas asub alati viite väljal. Mis on vastuskirjale iseloomulik element ja tema vajalikkus? Seosviide, ehk Teie; dokumentide registrite pidamisele vajalik, et siduda omavahel algatuskiri ja vastuskiri. Kaaskirjale iseloomulik element ja miks vajalik? märge lisa kohta; vajalik dok. registri pidajale. Millal on vajalik kirju fikseerida? siis kui asjaajamiskorras on see nõue ettenähtud. Pitsat on juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahen. Pitser on pitsati jäljend dokumendil
kavandi ettevalmistanud isiku kontaktandmed on olemas kirja tekstis. Koostaja andmed esitatakse järjekorras: Ees- ja perekonnanimi, telefoninumber, e-posti aadress. SEOSVIIT - On sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Seosviida eesmärgiks on hõlbustada ühes asjas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja ja muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks. Lugupidamise ilmutamiseks adressaadi suhtes tuleb vastuskirjas alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale. Element vormistatakse järjekorras: Teie, saabunud dokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit. Näide: Teie 23.03.2008 nr 3-4/999 Asukoht: viiteväljal, adressaadi esimese reaga samal kõrgusel ja 9,5 cm kaugusel plangi vasaku st veerisest peale sõna Teie. KUUPÄEV - On kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud.
Ka Sotsiaalministeerium leidis oma ametlikus vastuses (lisa 4), et nimetatud tunnitasu leidmine summeeritud tööajaarvestuse puhul on põhjendatud ja ei lähe vastuollu seadusega. Samas aga rõhutab Sotsiaalministeeriumi tööala asekantsler, et kuna seadus ei ole antud juhul arvestuse korda kindlaks määranud, tuleb see poolte vahel kokku leppida, kokkuleppe puudumisel aga võib juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest nr. 91. (4) Paraku ei ole vastuskirjas täpsustatud, kuidas nimetatud määrust rakendada, küll aga on teinud seda Eesti Ametiühingute Keskliit oma vastuses (lisa 2). 2.3.2 Teine võimalus tunnitasu leidmiseks Eesti Ametiühingute Keskliit on arvamusel, et tunnitasu leidmiseks summeeritud tööajaarvestuse puhul tuleks lähtuda Vabariigi Valitsuse 11.06.2009 määrusest nr 91 (edaspidi määrus), mis määrab ära keskmise töötasu arvutamise korra. Antud teooriat toetavad ka teised küsitluses
Allkirjastatvatel kirjadel on kuupäevaks allkirja andmise kuupäev, allkirjastamisele mittekuuluva kirj kuupäevaks on registreerimise kuupäev. Kui kirjal on mitu allkirjastajat, loetakse kuupäevaks viimase allkirja andmise kuupäev. Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras-pöev, kuu, aasta. Päeva üldjuhul ei trükita, selle märgib allkirjastaja üheaegslt allakirjutamisega või assistent pärast dokumendi registreerimist. Vastuskirjas trükitakse kuupöev pärast sõna meie. Asukoht: adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust veerisest. 15. Viit- on kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis. Elemendi eesmärk on: hõlmata kiri dokumendisüsteemi, tõestada registreerimine, hõlbustada dokumendi haldamist ja otsingut. Registreeritavatel dokumentidel on see kohustuslik element. Viida koosseisu
ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, võib iga koostaja andmeid täiendada pannes perekonnanime järele sulgudesse tema poolt ettevalmistatud sisulist valdkonda iseloomustava märksõna. seosviit on sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Seosviida eesmärgiks on hõlbustada ühes ajas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja ja muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks. Lugupidamise ilmutamiseks adressaadi suhtes tuleb vastuskirjas alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevala ja viidale. Antud elemendi vormistamisel esikohale pannakse selgitav sõna Teie, siis saabunud dokumendi kuupäev ja viit (näiteks, Teie 10.09.2008 nr 1-2/3). kuupäev on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud. Kuupäeva märgitakse numbriliselt järjekorras päev, kuu ja aasta. Päeva üldjuhul ei trükita, selle märgib allkirjastaja üheaegselt allkirjutamisega või
annaabi.ee 
