dokumendihaldussüsteemis (EDHS) kuni eraldamiseni välja. See tähendab, et neid säilitatakse kuni hävitamiseni samas tehnoloogilises keskkonnas, kus nad loodi või kuhu nad sisestati. Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatute ja avatud vormingute valikul võib lähtuda arhiivieeskirjas ja digitaalarhiivinduse strateegias 2005-2010 toodud vormingutest Pikema säilitustähtajaga digitaaldokumendid soovitatakse säilitada CD-Ril mõnes arhiivivormingus (vaata arhiivieeskirja §70) vastavalt dokumendi tüübile. CD-Re võib asutuses hoida samas arhiiviruumis, kus hoitakse ka paberalusel dokumente. On oluline, et pärast salvestamist ja kontrollimist viiakse andmekandja kohe säilitusruumi
-kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga. (4) Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi: 1) tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus ehk arhiivivormingus vastavalt eeskirja lisale 1; 2) tihendamata või kadudeta tihendatud ja krüpteerimata. 3) ühtse XML kujul kapslina. (5) XML kujul kapsel digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi koostatud XML skeemi alusel. (6) Digitaalallkirja kapslis üleantavate digitaalarhivaalide puhul kasutatakse eeskirja lisas 1 nimetatud arhiivivorminguid.
Dokumendifailide korrastamine. Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle
MAC operatsioonisüsteemide versioonid jne. Tarkvarapakettide uuematel versioonidel on tavaliselt ette nähtud võimalus avada sama tarkvarapaketi vanemas versioonis salvestatud faile ja tihti ka võimalus salvestada loodud fail sama tarkvarapaketi vanemas versioonis. Reeglina tarkvarapaketi uuemas versioonis salvestatud faile ei ole otseselt võimalik käivitada tarkvarapaketi vanemas versioonis. Kasutatakse konverteerimise programme. Veel näiteid rakendustarkvarast: · esitlustarkvara (MS PowerPoint, OpenOffice.org Impress) · raamatupidamisprogrammid (HansaRaama) · statistikapaketid (StatGraphics, SysStat, SPSS) · graafikatoimetid(CorelDraw, AutoCad, Adobe Photoshop, Illustrator) · inseneripaketid (MathCAD, Stadyworks) · integreeritud paketid tekstitoimeti + tabelitöötlussüsteem + andmebaasisüsteem +... (MS Works, MS Office, StarOffice, OpenOffice.org) 5. Arvutivõrgud Arvutivõrk (ingl
Süsteemi mitmeplatvormilisus. Klient/server süsteemi erinevad osad - erinevad kliendid, serverid, võrgud võivad olla (ja tavaliselt ongi) realiseeritud erinevatel tarkvara ja riistvara platvormidel. Eelduseks on omavaheline ühilduvus või ühendustarkvara olemasolu. Tagatud juurdepääs andmetele. Kasutajale (kliendil paiknevale rakendusele) peab olema tagatud juurdepääs andmetele üle kogu süsteemi, hoolimata arvuti tüübist, kasutatavast rakendustarkvarast, operatsioonisüsteemist ja andmebaasisüsteemist ja arvutivõrgust. 56
annaabi.ee 
