juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. - Olulisemad punktid eeskirjast: 1. Kuidas ja kui kaua hoitakse dokumente asutuses? Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. 2. Mida peab sisaldama dokument „ülevaade arhiivi koosseisust“? 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega; 3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 3
asjaajamiskorra üle vaatama selleks määratud töötaja. Liigitusskeem on organisatsiooni funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeem on vajalik dokumentide haldamiseks ehk liigitamiseks, säilitustähtaegade määramiseks, peab sisaldama juurdepääsutingimusi. Liigitusskeem on dokumentide loetelu üks osa ja pole mõeldud eraldiseisva dokumendina. Dokumentide loetelust/liigitusskeemist saab teada organisatsiooni dokumentide liigitusskeemi (funktsiooni/sarja tasand), säilitamise tähtajad, juurdepääsupiirangud, teabekandja, vastutaja jm andmed. Liigitusskeemi koostamist sätestab "Arhiivieeskiri", mis kehtib asutustele ja isikutele, kes täidavad avalikke ülesandeid. Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: organisatsiooni nimetust; funktsiooni nimetust ja selle tähist; sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Liigitusskeemi tasandid on:
teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana. (4) Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. (5) Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. § 4. Arhiivi hoidmine (1) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad. . 3. peatükkDokumentide liigitamine § 6. Liigitusskeem Liigitusskeemi on vaja selleks, et asutusel oleks olemas struktureeritud loetelu ja raamistik dokumentide hõlmamiseks ja haldamiseks . (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema
arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks. Üldjuhul tuleb arhiiv üleandmiseks korrastada ja kirjeldada sarjadest lähtuvalt. Järjepidevalt tegutseva asutuse arhiivi korrastamisel tuleb üleminek kronoloogiliselt korrastus-süsteemilt sarjasüsteemile läbi arutada ja otsustada koos avaliku arhiiviga. Sarjadena liigitatud arhiivi osa kirjeldatakse uues nimistus. 1990ndatel loodud asutuste arhiivi korrastamine võiks toimuda sarjapõhisest liigitusskeemist lähtuvalt. Otsus tuleb kooskõlastada avaliku arhiiviga. Dokumendifailide korrastamine. Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule
7.1 Üldist Dokumentide loetelu on vahend asutuse dokumentide elukäigu (vt SKEEM 2 ja SKEEM 3) planeerimiseks ja juhtimiseks. Sellega saab suuremal või vähemal määral ohjata kõiki dokumendihalduse protsesse alates hõlmamisest ja registreerimisest kuni eraldamiseni välja. Dokumentide loetelu sisu sõltub suuresti sellest, milliseid ülesandeid soovib asutus dokumentide loeteluga täita. Minimaalselt koosneb dokumentide loetelu dokumen- tide liigitusskeemist, sarjadele kehtestatud säilitustähtaegadest ja mõnest juurepääsu ohjamise vahendist. Põhimõtteliselt saab aga dokumentide loeteluga täita väga erine- vaid ülesandeid. Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mille abil saab planeerida ja ohjata dokumendi tervet elukäiku. Dokumendi loetelu on ka: asutuse arhiivi moodustamise peamine tööriist, sest kõik toimikud avatakse ning
annaabi.ee 
