-kontrollitakse dokumentide süstematiseerimise kvaliteeti toimikus, olemasolevad liigsed koopiad ja väljatrükid eraldatakse. Dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel -metallkinnitid (kirjaklambrid) eemaldatakse -dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi ja kinnitatakse nii, et dokumendid ei saaks välja kukkuda -lehed nummerdatakse -koostatakse lehtede arvu kinnitav kirje (kinnituskirje) -vormistatakse säiliku kaas. Dokumentide kadumise ja toimikust hõlpsa eemaldamise vältimiseks paigutatakse nad arhiivipüsivast materjalist arhiivikaante või mappide vahele. Säiliku algusesse (esileheks) ja lõppu pannakse puhas paberileht. Säilikus olevate eriti oluliste dokumentide kohta on otstarbekas koostada sisukord, mis paigutatakse säiliku algusesse. Arhiivipüsivate materjalide soovitusloetelu vaata Rahvusarhiivi veebilehelt www.ra.ee
samas asja sees kronoloogiliselt. Tunnuse valik sõltub otseselt olemasolevatest dokumentidest Lehtede nummerdamine RA võetakse vastu üksnes nummerdatud lehtedega arhivaale, sõltumata lehtede kinnitusviisist. Nummerdada tuleb nii kaantesse või mappi kinnitatud kui ka lahtiselt ümbrikus või mapis säilitatavad lehed. Nummerdamiseks kasutatakse pehmet grafiitpliiatsit. Lehtede arv märgitakse säiliku lõppu lisatud nummerdamata paberilehele vormistatud kinnituskirje lehele. Lahtistest lehtedest moodustatud säiliku kinnituskirje leht lisatakse ümbrikusse või mappi samuti lahtiselt. Kinnituskirje võib vormistada: prinditult; käsikirjaliselt, kasutades osaliselt eeltrükitud blanketti; tervikuna käsikirjaliselt. Kinnituskirje peab sisaldama järgnevaid andmeid: lehtede arvu nii numbrina kui sõnades ja kasutatud järjekorranumbreid; kasutatud literaga numbreid ja vahele jäänud numbreid; kirje koostaja nime, allkirja ja kirje koostamise kuupäeva.
(1) Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5) lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga. 14
Paberarhivaalide korrastamisel arhiivi üleandmiseks: 1. võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2. eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3. järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4. lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5. lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6. lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu ning kinnitatakse või paigutatakse arhiiviümbrisesse. Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt arhiivi nõuetele. Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg- Arhivaalid antakse üle arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine. Andmekogu arhiivile üleandja lepitakse kokku koostöös arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga1.
(1) Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5) lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga. (4) Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi:
annaabi.ee 
