ja 13). NÄIDE 12. Muudatuste dokumenteerimine arhivaalide loetelus tähtajaliste arhivaalide puhul Funktsioon: FINANTSPLANEERIMINE JA RAAMATUPIDAMISE ARVESTUS (2000-...); RAAMATUPIDAMINE (1995-1999) Sarja pealkiri: LEPINGUD Tähis: 3-6 (2000-...); 4-6 (1995-1999) Säilitustähtaeg: 7 aastat (2000-...); 10 aastat (1995-2002) Hindamisotsus: H – lihtsustatud korras hävitamine, rakendub tagasiulatuvalt alates 1995. a, alus Riigiarhiivi hindamisotsus nr 100, 15.12.05 Sarja Toimiku Pealkiri Hulk Piir Märkused tähis jrk nr daatumid 4-6 1-3 Lepingud 3 1995 Hävitatud. Hävitamisakt nr 3, 13.03.06
Rahvusarhiiv kogub arhiiviväärtuslikke dokumente mis tahes teabekandjal. Arhiivi säilitamisele võetakse nii avalike asutuste, eraõiguslike juriidiliste isikute kui ka eraisikute arhivaale. Arhivaalide üleandmisel on ka eeldus- et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Millised dokumendid täpselt arhiiviväärtuslikud on, selgitatakse välja hindamise teel (Rahvusarhiiv4, 2015). Hindamist viib läbi rahvusarhiiv ning hindamise tulemuse kohta koostatakse hindamisotsus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida 7 seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Dokumentide hindamise peamiseks eesmärgiks on Eesti ühiskonnale ja üksikisikutele olulise teabe võimalikult otstarbekohane väljavalimine (Rahvusarhiiv5, 2015).
üleandmiseni avalikku arhiivi. Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsukorraldamist. Sätestab: arhiivi moodustamise põhimõtted, arhiivi hoidmise ja püsivusnõuded; Liigitusskeemi moodustamise; dok. hindamise (kas on arhiiviväärtusega); hindamiskriteeriumid (otsused, mille alusel hinnatakse); hindamise läbiviimine, hindamisotsus ( kuidas otsuseid vormistada); Dok. eraldamine hävitamiseks, hävitamise dokumenteerimine, hävitamisakt; Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaegd. Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded. Üleandmise dokumenteerimine. Arhiivikorrastamise põhimõtted. Arhiivikirjeldamisega luuakse täpne ülevaade arh.moodustaja. arh.moodustamisest. Arhivaalide säilitamise alused- tingimused, kuidas säilitada.
6)seotus teise teabega - Kui dokumendid aitavad leida muud arhiiviväärtusega teavet, on nad säilitamisväärsed ka siis, kui nende sisu ei ole unikaalne või täielik. 7)kogumistraditsioon - Dokumendid, mis on avalikus arhiivis juba säilitatavate teiste dokumentidega kronoloogilises ja sisulises seoses, on rohkem väärtalalist säilitamist, eriti siis, kui vanem osa dokumentidest on leidnud elavat kasutamist. 8)teabe säilitamiseks vajalik ressurss - Hindamisotsus peab leidma tasakaalu dokumentide väärtuse ja nende säilitamiseks kuluva ressursi vahel. Hetkel on olukord, kus dok. on liiga palju tehtud ja vaja osa hävitada. Kõik avaliku sektori arhiivimoodustajate valduses olevad dokumendid, mis on loodud kuni 1945. aastani, on arhiiviväärtuslikud ( konspektis öeldud, et arhiiviväärtusega on kõik dok., mis on loodud enne 1940). Hindamisel tehtud otsuseid reeglina ei muudeta. HÄVITAMINE:
Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamiskriteeriumid Hindamise läbiviimine Hindamisotsus Dokumentide eraldamine hävitamiseks Hävitamise dokumenteerimine. (hävitamisakt) Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine. tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini.
annaabi.ee 
