1 DOKUMENDIHALDUSE AJALUGU Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise programmidest ja arhiivindusest. Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati aga 13. sajandil Itaalias, kus dokumente märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313. aastal Inglismaal. 16.-17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem ja see tõi kaasa oma dokumendiloome koos spetsiaalsete arhiivide asutamisega. Venemaa tsaaririigis töötati asjaajamise ühtsed alused välja 1720. aastal. 20. sajandi keskpaigaks olid dokumendihaldurid palgatud avaliku sektori arhiiviinstitutsioonide poolt, eesmärgiga kontrollida "kaasaegsete dokumentide" sissevoolu ajaloolistesse arhiividesse. (Dokumendihaldus, 2014) Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat
korraldamine ning selleks loodud süsteem. Selle eesmärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014) Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati 13. sajandil Itaalias. Neid märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313. aastal Inglismaal. 16.-17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem ja see tõi kaasa oma dokumendiloome koos spetsiaalsete arhiivide asutamisega. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Samuti kasutati andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014) Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise
6 3 DOKUMENDIHALDUSE ARENG Dokumendihalduse arengu alguseks võib pidada 13. sajandit, kui koostati esimesed teadaolevad dokumentide registrid Itaalias. Dokumente märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313. aastal Inglismaal. 16.-17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem ning see tõi kaasa oma dokumendiloome koos spetsiaalsete arhiivide asutamisega. Asjaajamise ühtsed alused töötati välja Venemaa tsaaririigis 1720. aastal. Eestis on asjaajamist korraldatud alates 1924. aastast, kui hakkas kehtima registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Kasutati ka andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all. (Dokumendihaldus, 2014) Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20
funktsionaalsusnõuetega juba süsteemi väljatöötamise käigus. Dokumendisüsteemid ei ole seni laialt kasutusel dokumentide loomiseks, vaid pakuvad liideseid ja mooduleid, et integreerida asutuses dokumentide loomiseks kasutatud tarkvara. Selle asemel, et süsteemi sisse ehitada kogu funktsionaalsus, mida pakuvad spetsialiseeritud infosüsteemid ja rakendustarkvara, võimaldavad dokumendisüsteemid hõlmata dokumente paljudest erinevatest dokumendiloome rakendustest. Need dokumendisüsteemid, mis võimaldavad digitaalseid dokumentide koostada ja luua, peaksid kindlasti suutma kontrollida vähemalt: dokumentide vormi; dokumentide failivorminguid; dokumentide metaandmeid. Ka väljastpoolt asutusele saadetud dokumentide saamine on osa asutuse dokumendivoost ja allub samadele reeglitele, kui asutuses loodud dokumentide haldamine. Registreerimine Registreerimine on vaadeldav eraldi dokumendi elukäigu etapina, kus dokument läheb
kohta. Uruki linnas Sumeris 400 000 savitahvlit. Enamus kandsid infot majandustegevuse kohta nn. valitsejate vahelised lepingud, majapidamissisuga asjad. Roomas Alexsandria raamatukogu, ühtlasi arhiiv ja muuseum. Säilitati pronkstahvlitele, seoti nahkhoidistega. Arhiiv põles ja kõik tahvlid sulasid ära. Sõna arhiiv tuleb kreeka keele vahendusel: ARHEION- kindel hoone, asutus. Keskajal arenesid kirjutamine ja dokumendiloome koos kristluse levikuga, oluline oli pärgamendi asemel paberi kasutuselevõtmine. Euroopa keskaeg tõi muudatuse, kus dokumentidega hakkasid tegelema notarid. Arhiiv selle tänapäevases tähenduses tekkis 1789, kui Pariisis asutati Rahvusarhiiv (Archives Nationales) ja loodi ühtne arhiivisüsteem. 1794 sätestati seadusega, et riik peab vastutama dokumentaalse pärandi säilitamise eest, ning sõnastati arhivaalide avalikkuse põhimõte
annaabi.ee 
