Dokumendihaldustarkvara Dokumendihaldustarkvarad võimaldavad hallata dokumente, millel on olemas erinevad funktisonaalsused ja enamus nendest käib läbi On-live. Kuidas töötab? Osad rakendused lubavad On-line ühiskirjutamist ja dokumendi jagamist erinevate gruppidega. Dokumentide hoidmine toimub internetis ja muuta on võimalik kohalikult või otse läbi interneti. Muutmine toimub sünkroonselt ja on võimalik jagada teiste kasutajatega. Ligipääsetavust saab määrata ise. Igal rakendusel on siis määratud oma ruum, et kui palju sa saad sinna salvestada oma asju. Näiteks Google Docs on üks nendest. Docsis on ka kõige olisem, et sa omad kasutaja kontot, tänu sellele on sul võimalik kõiki neid asju teha.(kindlasti on oluline interneti ühenduvus) Enim kasutatavad programmid : Esimeseks oleks siis Google Docs. See on siis tasuta Google rakendus mis võimaldab siis sul On-line ühiskirjutamist ja jagamist erinevate inimeste v...
Seda näitab ka asjaolu, et tarkvara on kasutusel eri suurusega asutustes, isegi koolides ja lasteaedades. GoPro sobib töötamiseks kõigile töötajatele, kes puutuvad oma töös kokku dokumentidega ja nende saatmise ja sisestamisega. See on lihtne ja loogiline 9 tarkvara, mille mõistmise teeb lihtsamaks see, et seda on võimalik kasutada ka eesti keelsena. Töötates GoPro dokumendihaldustarkvara on autor seisukohal (Lisa 2.), et see on väga lihtsasti mõistetav, loogiline ja nn. lollikindel tarkvara. Selle selgeks õppimiseks kulub vähe aega ja eksimisvõimalus oma töös selle programmiga on minimaalne. See on jõukohane kõigile neile, kes töötavad sellistesl ametikohtades, kus neil on vaja kokku puutuda erinevate programmidega ja dokumentidega. Kindlasti saavad sellega hakkama ka paljud sellest alast kaegel seisvad isikud.
mugavalt taas alla laadida või vaadata. Pilvesüsteemi eeliseks on ka see, et seda kasutades peab maksma ainult kasutatud mahu eest. 2.1 Eestis populaarsed dokumendihaldussüsteemid 2.1.1 Postipoiss Eestis kasutatakse mitmeid erinevaid dokumendihaldussüsteeme. Üheks populaarseimaks on Postipoiss. Süsteem on kasutusel umbes 200 ettevõttes. See on turul alates 1998. aastast. Hetkel arendab ja toetab dokumendihaldustarkvara Nortal AS. Postipoisi arendamisel lähtutakse eelkõige Eesti asjaajamisele ja arhiivindusele kehtestatud nõuetest ja vajadustest. Igal aastal valmib 2 uut versiooni, mis sisaldavad kasutajamugavusi ning seadusandlusest tulenevaid ja „kasvavatest soovidest“ tingitud muudatusi. (Postipoisi kodulehekülg) Kuid 5
Juhendi väljatöötamisel on lähtutud rahvusvahelistest standarditest ja Eesti õigusaktidest. Kuigi nõuete väljatöötamisel lähtuti eelkõige avaliku halduse asutuste suhtes kehtivatest õigusaktidest ja asjaajamise heast tavast, võivad neist lähtuda ka eraettevõtted. (http://www.riik.ee/dhp/publ/FNoue_rk1.PDF) 5 2. TARKVARA POSTIPOISS OMADUSED Postipoiss on veebipõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab juhtida ja hallata saabuvaid, väljaminevaid ja sisemisi dokumente kogu elutsükli jooksul. Postipoisi arendamisel lähtutakse eelkõige Eesti asjaajamisele ja arhiivindusele kehtestatud nõuetest ja vajadustest. Igal aastal valmib 3 uut versiooni, mis sisaldavad kasutajamugavusi, seadusandlusest tulenevaid muudatusi ning ,,kasvavatest soovidest" tingitud muudatusi. Postipoisi olulisemateks eelisteks võib nimetada järgmist:
koopiaid. Enam ei pea muretsema ainsa koopia turvalise arhiveerimise pärast. Digitaaldokumendid ei võta ruumi. Digitaaldokument ei vaja paberit, printerit ega muid üleliigseid ressursse. 8 Dokumente ei ole vaja kuhugi kohale viia. Nad lähevad vajalikku kohta ise - e-posti teel. Samuti on dokumendihaldustarkvara kasutamisel võimalik digitaalseid dokumente kiiremini leida ning väga erinevate kriteeriumite alusel arhiveerida. Digitaalallkirjastatud dokumendi loomiseks on võimalik kasutada kolme variant: DigiDoc3 programmi, mis paigaldatakse sinu arvutisse koos ID-tarkvaraga Riigiportaali, mis asub www.eesti.ee DigiDoc Portaali, mis asub https://digidoc.sk.ee Dokumentide krüpteerimine
võimalik integreerida veebikeskkonda. Sisseehitatud dokumentide vaatamise ja HTMLi konverteerimise vahendid. Koostöö protsessihalduse ja skaneerimissüsteemidega. Microsoft SharePoint Portal Server 2001 - Microsoft SharePoint Portal serveri funktsionaalsus: intraneti portaal; dokumendihaldus; grupitöövahend. Postipoiss - enim kasutatav dokumendihalduse süsteem avalikus sektoris. Dokumendihalduse infosüsteem POSTIPOISS on internetipõhine dokumendihaldustarkvara, mis on mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal asuva dokumenteeritud info (kirjad, õigusaktid, avaldused, käskkirjad, jne.) haldamiseks, hõlmates kogu protsessi alates dokumendi loomisest kuni selle arhivaaliks viimiseni. 3. Mis on metaandmed? Metaandmed on andmed inforessursside kohta, või levinumalt ka andmed andmete kohta. Metaandmed (inglise keeles metadata) on mingeid andmeid kirjeldavad andmed ehk nii-öelda andmed andmete kohta
annaabi.ee 
