riigiarhiivis, annab arhiivijärelevalve käigus nõu asjaajamist ja arhiivindust reguleerivate õigusaktide täitmisel ilmnenud puuduste kõrvaldamisel, korraldab järelevalvealustele asutustele infopäevi arhiivi- ja dokumendihalduse küsimustes. 3.2 Kogude osakond Kogude osakond tegeleb arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaalide kogumise, vajadusel ka korrastamise ja kirjeldamisega. Enamus materjali jõuab arhiivi avalikke ülesandeid täitvate asutuste töö käigus tekkinud arhivaalidena, kuid arhiiviväärtuslikuks hinnatakse ka eraõiguslike asutuste ja eraisikute tegevuse käigus tekkinud materjali, kui see sisaldab ühiskonnale olulist dokumenteeritud teavet. Osakonna koosseisus on kolm talitust: 1. Riigiasutuste talitus kogub Riigiarhiivi kogumisallikate nimekirja kuuluvate riigiasutuste, põhiseaduslike institutsioonide ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute põhitegevuse arhivaale;
2) sisu või teema; 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse; 4) koht asjaajamissüsteemis; 5) säilitustähtaeg; 6) juurdepääsutingimus. 4. peatükkDokumentide hindamine § 9. Hindamise eesmärgid (1) Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. (2) Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. 5. peatükkDokumentide hävitamine § 13. Dokumentide eraldamine hävitamiseks (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud.
arhiiviväärtuslikuks. Millised dokumendid täpselt arhiiviväärtuslikud on, selgitatakse välja hindamise teel (Rahvusarhiiv4, 2015). Hindamist viib läbi rahvusarhiiv ning hindamise tulemuse kohta koostatakse hindamisotsus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida 7 seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Dokumentide hindamise peamiseks eesmärgiks on Eesti ühiskonnale ja üksikisikutele olulise teabe võimalikult otstarbekohane väljavalimine (Rahvusarhiiv5, 2015). Arhiiviväärtuse väljaselgitamisel arvesta rahvusarhiiv järgmiste hindamiskriteeriumitega: · arhiivimoodustaja ja funktsiooni olulisus; · teabe uurimispotentsiaal; · ajaraam; · teabe unikaalsus ja selle kasutatavus; · seotus teise teabega; · kogumistraditsioon;
Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik, sisu või teema, funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse, koht arhiivimoodustaja asjaajamissüsteemis, säilitustähtaeg, juurdepääsu tingimus. Hindamine. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Dokumentide hindamisel lähtub arhiiv: asutuse, isiku või organisatsiooni olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias; asutuse, isiku või organisatsiooni funktsioonidest ja muust dokumentide kontekstist; dokumentide uurimispotent-siaalist, leiduva teabe unikaalsusest ja autentsusest, olulisusest avaliku võimu teostamisel ja isikute õiguste või tehingute tõendamise vajadusest, kasutatavusest ja seotusest teiste dokumentidega, aja-
2. Dokumentide hindamine ja hävitamine (eesmärk; hindamise kriteeriumid; protsesside kirjeldus) HINDAMINE( Asutuse vaates arhiivipidamise alla) Tähendab dokumentida arhiiviväärtuse kindlaks tegemist. Väärtus ühiskonna jaoks, teabe ja tõestusväärtus. Hindamine on arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Hindamine on avaliku arhiivi vastutusrikkaim ja raskeim töö, kuna pole võimalik ette ennustada, millist teavet vaja võib minna. 2 tasandit: a)RA hindab ühiskonna ja riigivaates, mida võib vaja minna uurijatele, milliseid fakte on vaja koguaeg tõestada; b) organisatsioonitasand koostatakse dok.loetelu ja sinna lisatakse säilitustähtajad. Säilitustähtaja määramine ongi organisatsiooni jaoks hindamine. Asutuse mõtlemiskoht, kaua peab dok. säilitama
annaabi.ee 
