Asjaajamises tekkinud kord on aluseks edasisele korrastamisele. Dokumentide loeteluga loodud arhivaalide struktuur ja tähistus on tulevasele arhiivile põhialuseks säilikud nummerdatakse sarjapõhiselt. ARHIVAALIDE ÜLEAANDMISEKS ETTEVALMISTAMISE PROTSEDUUR 1.Organisatsioon pöördub Järelvalvet teostava avaliku arhiivi poole (telefonikõne, e-kiri, ametikiri), et täpsustada üleandmiskohustus ja tähtaeg 2.Organisatsioon koostab arhiiviskeemi (nimistu kavandi), mis määrab kindlaks korrastusüksused (arhiiv, sari), nende nimetused ja järjestuse. Arhiiviskeemi koostamisel lähtutakse arhiivimoodustaja (organisatsiooni) funktsioonidest, dokumentide loetelust ja arhivaalide loetelust 3.Organisatsioon esitab taotluse arhiiviskeemi kooskõlastamiseks. Taotluses, mis vormistatakse ametikirjana, esitatakse Viide arhivaalide üleandmise aluseks olevale seadusesättele.
DL -> arhiiviülevaade. Arhiiviskeem: liigitatakse ainult avalikku arhiivi üleantav osa. Toetub DL olevale liigitusskeemile. Nõuded on eriaegadel olnud erinevad. Oluline koostöö materjalide vastuvõtjaga. Arhiiviskeem võib kokku langeda DL-ga aga ei pea, ikkagi täiesti uus skeem. Skeem peaks tehtama lähtuvalt üleantavast materjalist, väiksem, kui DL. DL tegemisel peaks arvestama kohe, kuidas dok. saab kanda arhiiviskeemi. Arhiiviskeemi alusel tehakse tulevastest säilikutest loetelu e. arhiivinimistu. Erinev arh. ülevaatest, sest säilikud saavad oma numbri ja see ei muutu lõpuni. Kriitiline koht säilikutele nime panemine, sellest sõltub otsing süsteemis hiljem. 3. Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis PILET 4 1. Põhimõisted: arhivaal Dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal ei saa olla miski, mis ei ole dokument. Alatine säilitamine.
arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine, jt Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine 13. Mis on dokumendisüsteem, kuidas see peaks toimima ja mis selle moodustavad? Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik
Hoidmine ja kasutamine arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine, jt Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine 13. Mis on dokumendisüsteem, kuidas see peaks toimima ja mis selle moodustavad? infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. garanteerida vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, töötab asutus välja ja kehtestab dokumendihalduse alusdokumendid
sobivamasse vormi), Registreerimine (liigitusüksuse valimine, avamine ja säilitustähtaja valimine, juurdepääsupiirangu seadmine), Hoidmine ja kasutamine ( arhivaaride loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise jälgimine), Eraldamine (säilitamise ajakava jälgimine, eraldamisele kuuluvate dok määramine, dok eraldamine teise süsteemi edasikandmiseks), Hävitamine (hävitamisakti koostamine, kooskõlastamine, vormistamine, hävitamine), Üleandmine (arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine) Dokumendi funkts: juhtimine, sarjad, toimik Dokumendi Hõlmamine- füüsiline paigutamine pealkirjaga toimikusse või kausta, kus dok paiknevad kronoloogilise järjestuses. Eesmärgiks seostada dok selle loojaga ja tema tegevusega, dok koha andmine dok.süst koos sellest tulenevate seostega, seostada dok süsteemi teiste dokumentidega.
annaabi.ee 
