Riigikantselei Maavalitsused 2 4 1 1 Riigiametid 1 2 Arhiiviruumide paiknemine asutuses mõjutab riskide hindamise tulemusi, kuna ruumi asukoht võib tingida suuremaid riske, näiteks hoidla paiknemine keldris. Keldris on suurem risk veeavarii ja biokahjustuste tekkeks, samuti on seal raskem teha tulekahju ning varingu korral päästetöid jne. Seetõttu küsiti ka ankeetküsitluses arhiivihoidla 49 asukohta. Vastatud ankeetide põhjal asusid 45% valitsusasutustest arhiivihoidla tööruumide läheduses ja 45% keldris. Saadud tulemuste juures peab arvestama ka asjaolu, et paljudel asutustel on mitu hoidlat, millest üks on tööruumide läheduses ja teine keldris. 10% 45% Keldris
järjekorras, tuleb arvestada arhiiviainese juurdekasvuga ja vastava sarja juurde jätta ruumi edaspidi lisanduvale säilikute paigutamiseks. Arhivaalide kiireks leidmiseks koostatakse sarjade asukoharegister. Register annab teada, kus (riiul, kapp ja laud) konkreetse sarja säilikud asuvad. Näide: viit 1a/3/4 sarja asukohana tähendab, et arhivaalid on paigutatud esimese kahepoolse riiuli a- poole kolmanda kapi neljandale laudile. ARHIIVIHOIDLA Aktiivsest asjaajamisest väljunud arhivaalide säilitamise eesmärk on tagada dokumentide säilitamine ja kasutamine. Arhiiviväärtusega ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse spetsiaalselt selleks otstarbeks ehitatud või kohandatud ruumis e hoidlas, mida muuks otstarbeks ei kasutata. Hoidla sisseseadmisel tuleb arvestada: -millist arhiiviainest hakatakse säilitama (paberdokumendid, fotod, disketid) -kui kaua arhivaale planeeritakse säilitada
ja määrustest: •Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud Arhivaalide üleandmise eeldus on, et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Üleandmisel pakub rahvusarhiiv nii vahetuid nõuandeid ja juhendamist kui ka juhiseid - vaata näiteks juhist Arhivaalide üleandmine. http://www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf 4. Arhiivihoidla, arhiiviruum. 5. Ohuplaan, selle koostisosad. Ohuplaan lähtub koostaja vajadustest. Ohuplaanis nähakse ette vähemalt: 1) tõenäolised ohuallikad; 2) arhivaalide kaitsmise, päästmise ja taastamise meetmed iga võimaliku ohu korral; 3) personali tegutsemine ohu korral; 4) vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks. 6. Dokumentide hävitamine, millega, miks kuidas? Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga
Andmekogu arhiivile üleandja lepitakse kokku koostöös arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga1. Arhivaalid tuleb arhiivi üle anda hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist. Korraga antakse arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid. Enne käesoleva eeskirja jõustumist loodud ja saadud paberarhivaalid antakse üle 20 aastat pärast nende tekkimist või kokkuleppel arhiiviga ühiselt koos hiljem tekkinud arhivaalidega. Arhiiviruum, arhiivihoidla, nõuded nendele- 1. Hoidlas peavad olema aastaringselt tagatud nõuetele vastavad ja stabiilsed keskkonnatingimused. Keskkonnatingimuste nõuded ja õhusaaste piirmäärad on sätestatud eeskirja lisaga. 2. Hoidla keskkonnatingimusi peab regulaarselt kontrollima nõuetekohaselt kalibreeritud seadmetega. 3. Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Kui hoidlas on aknad, tuleb need kohandada viisil, mis välistab otsese päevavalguse.
sisustusega hoidlaid, kulutusi konserveerimisele, restaureerimisele, mikrofilmimisele ning säilitustarvikutele (sobivast materjalist karbid, mapid, ümbrised). Trükise vananemist mõjutavad oluliselt mitmed väliskeskkonna tegurid: temperatuur; õhuniiskus; valgus; õhus leiduvad saasteained (vääveldioksiid, lämmastikdioksiid, osoon, tolm) Hoidlaid ei või läbida veetorud. Pildil Tartu Ülikooli raamatukogu hoidla. Foto: Riigikontroll Kaasaegne arhiivihoidla Kultuuripärandi säilitamine kehtiva sundeksemplari seadusega Kultuuripärandi säilitamine kui üldriiklik ülesanne peab · olema riigi poolt tagatud seadusandliku toe ja rahalise abiga. Ainult sellisel juhul saab olla tagatud kultuuripärandi kasutatavus ja kättesaadavus jätkusuutliku ühiskonna arenguks kõikidele ühiskonnaliikmetele. Kultuuriminister pidas vajalikuks kehtiva · sundeksemplari seaduse läbivaatamist ja lubas alustada seaduse muutmisega 2009
Iga asjaajamisega tegelev töötaja on loonud enda jaoks sobiva süsteemi. Digiallkirjastamist nõuavad meil kõik tööinspektsiooni dokumendid, kõik teistesse asutustesse minevad dokumendid ning samuti allkirjastatakse enamus lepinguid digitaalselt. Arhiivitöö korraldus on asutusesisene. Väljaarvatud raamatupidamisdokumendid, mis teatud aja jooksul suunatakse seda teenust pakkuva firma arhiivi. Arhiveeritakse dokumente aasta alates dokumendi loomisest ja saamisest. Arhiivihoidla on asutuses olemas ning seal on koos kõik majaehitusega seotud dokumendid, personalidokumendid ja ka raamatupidamisdokumendid. Täpsem loetelu on ära toodud Lisa1 lehtedel. 5 4 SEKRETÄRI AMETIKOHT TRAFOX EESTI OÜs Meie ettevõttes puudus selline ametinimetus nagu sekretär. Kõik olid oma tööülesanded juba ära jaganud ning sekretäri polnudki nagu otseselt vaja olnud. Enamus sekretäri töökohustustest oli
annaabi.ee 
