Säilikute hulk karbis peab olema kasutamise hõlbustamiseks optimaalne, s.t igas karbis peab olema ca 2 cm ulatuses vaba ruumi. Üksteise peale paigutatakse kuni kolm karpi. Säilikud on soovitav hoida horisontaalasendis vältimaks dokumentide deformeerumist. Lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale on lubatud hoida ka vertikaalasendis. Kuna ühe arhivaalide loetelu säilikud peavad paiknema üheskoos iga aastase saabumise järjekorras, tuleb arvestada arhiiviainese juurdekasvuga ja vastava sarja juurde jätta ruumi edaspidi lisanduvale säilikute paigutamiseks. Arhivaalide kiireks leidmiseks koostatakse sarjade asukoharegister. Register annab teada, kus (riiul, kapp ja laud) konkreetse sarja säilikud asuvad. Näide: viit 1a/3/4 sarja asukohana tähendab, et arhivaalid on paigutatud esimese kahepoolse riiuli a- poole kolmanda kapi neljandale laudile. ARHIIVIHOIDLA
usaldatav. Eesmärk, et dok. kasutamine oleks võimalik ja seda ka peale korrastamist ja kirjeldamist. Arhiivikirjeldamine tugineb mitmetasandilisele kirjeldamisele. Kirjeldust nimetatakse arhiiviülevaateks ( dok.loetelu ja arhiiviülevaade). 10a varem arhivaalide loetelu javeel varem nimistu- arhiivipidamise keskne dokum. Kirjeldamine 3 tasandil: 1)Arhiiv; 2) Sari; 3) Arhivaal ( nimetus selline, ei kirjelda arhivaale vaid säilikuid ja toimikuid). Kirjeldamine jaotatakse kaheks: 1. Arhiiviainese (materjali) kirjeldus: · Arhiiv (6-7 elementi) 1) Pealkiri ( arhiivi pealkiri ja arh. moodustaja pealkiri ei pea ühtima) 2) Materjalide piirdaatumid 3) Kogus 4) Arhiivimoodustaja 5) Hoiustamise ajalugu 6) Sisu- ja teema ( arh. moodust funktsioonid, tegevus) 7) Korrastussüsteem ( millist printsiipi kasutades on arhiiv korrastatud. Kronoloogilises järjestuses, osakondade jne järgi. Kaasaegsed arhiivid on kõik funktsionaal-kronoloogilises järjestuses) · Sari 1) Pealkiri
Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja, toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide hilisemaks kasutamiseks digitaalarhiivis, saab kirjeldusi käsitsi UAMis täiendada. Arhiivikirjelduse koostamisel tuleb kasutada vähemalt Arhiivikirjelduse elementide loetelus toodud kohustuslikke elemente
dokumendisüsteem; asjaajamiskord ja selle väljatöötamine, asjaajamiskorra sisu; dokumentide loetelu ja selle väljatöötamine; arhiivi koosseis (arhivaalide loetelu ptk) ja paberkandjal, digitaal ja hübriid dokumendid arhiivis. Arhiivikirjelduse elementide loetelu Eesmärk on anda selged nõuded ja soovitused arhiivikirjelduste koostamiseks kujul, mis võimaldab arhivaale avalikku arhiivi üle anda. Arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiiviainese kirjeldus. Arhiivimoodustaja kirjeldus: peab andma ülevaate asutuse tegevuste ja arhivaalide tekkekonteksti kohta; arhiivi ja tema osade kirjeldus sarja tasandini peab võimaldama ülevaate saamist arhiivi ülesehitusest ja sisust; säilikute kirjeldus peab võimaldama arhivaalide praktilise kasutamise; arhivaalide kirjeldus on oluline digitaaldokumentide üleandmisel, paberdokumentide puhul seda tasandit tavaliselt ei kasutata. Veekahjustusega arhivaalide käsitsemine
8.3 Arhivaalide loetelu pidamine Loetelu ülesehitus põhineb asutuse dokumentide loeteluga kehtestatud liigitusskee- mil, kusjuures iga sarja kohta seatakse sisse omaette arvestus. Arhivaalide loetelu pidamiseks võib kasutades sobivat tabeltöötlustarkvara. Arhivaalide loetelu koostamise ja pidamise täpne kord tuleb sätestada asutuse asjaajamiskorras. Arhivaalide loetelu peetakse läbi aastate. Seda täiendatakse vastavalt arhiiviainese lisandumisele. Täiendused arhivaalide loetellu viiakse sisse kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu. Arhivaalide loetelu ajakohastamise käigus tuleb säilitada sarjade järjepidevus sarja eelmisele nimetusele ja tähisele viitamise kaudu (vt NÄIDE 12 ja 13). Arhivaalide loetelu 69 Lisa A Asjaajamiskorra näidissisukord 1.1 ÜLDOSA 1
annaabi.ee 
