suurematel kordades enam, kuid see ei vähenda vajadust andmeid korrastada ning säilitada ja seda nõuab ka seadus. Sellest tulenevalt on äärmiselt oluline korraldada ettevõttes korrektne ning süstematiseeritud dokumendihaldus, mis vastavab kehtivatele dokumendihalduse normatiividele ning võimaldab neid organiseeritult, vastavalt seaduses ettenähtule, säilitada. Säärane haldus tagab asutuse tegevusprotsesside korrektse kajastatuse ning selle läbipaistvuse, kaitseb teaberessursse ning maandab ka tegevusega seotud riske. Kindlasti on vajalik arusaam, millised dokumendid on aktiivsed ning millised mitteaktiivsed ja tuleks suunata arhiveerimisele. Korrektsest haldusest tulenevalt kujutavad dokumendid endast taasesitatavat infoallikat, mida on võimalik igal ajahetkel välja võtta, et teostada eriilmelist aruandlust, analüüsi või juriidiliste konfliktide korral rakendada tõenditena. Ilma säärase korraldatuseta on äärmiselt keeruline
liikmete toetust. Dokumendihaldussüsteemi eesmärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ja kättesaadavus. Dokumendihaldus on vajalik igale organisatsioonile (ettevõttele, mittetulundusühingule, seltsile, klubile), sest see aitab: maandada organisatsiooni tegevusega seotud riske; kontrollida organisatsiooni tegevuse vastavust õigusaktide nõuetele; kaitsta organisatsiooni teaberessursse; tagada organisatsiooni tegevuse läbipaistvus. Iga organisatsioon loob dokumente vastavalt oma eesmärkidele ja vajadustele. Vajaduse kindlakstegemiseks hinnatakse teabe tähtsust organisatsiooni jaoks ja riske, mis tekivad, kui dokumente ei looda, või neid hävitatakse kontrollimatult, puudub juurdepääs dokumentidele või 1 dokumendisüsteem on puudulik
korraldamine ning selleks loodud süsteem. Mistahes asutuse dokumendihalduse põhjendus ja selle automatiseerimise motiiv peitub vajaduses tulla tõhusalt toime suure vähem väärtuslike dokumentide kogusega. Dokumendihaldus aitab asutusel: - maandada asutuse tegevusega seotud riske - kontrollida asutuse tegevuste vastavust õigusaktide nõuetele - kaitsta asutuse teaberessursse - näidata asutustel oma tegevuste läbipaistvust Teabel on asutuse jaoks konkreetne väärtus ja selle puudumine või kaotsiminek põhjustab tegevuse takerdumist ja rahas mõõdetavaid kahjusid 12. Mida kujutab endast dokumendi elukäigu kontseptsioon? Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine, jt Saamine
Dokumendid tagavad asutuse tegevuse järjepidevuse võimaldavad kaitsta nii asutuse enese, selle omanike kui ka klientide õigusi ja huve 11. Mis on dokumendihaldus ja miks ta on asutusele vajalik? asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus · kontrollida asutuse tegevuste vastavust õigusaktide nõuetele · kaitsta asutuse teaberessursse · näidata asutustel oma tegevuste läbipaistvust · maandada asutuse tegevusega seotud riske 12. Mida kujutab endast dokumendi elukäigu kontseptsioon? Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine, jt Saamine dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse, jt Registreerimine
mentidega. Kui dokumente on hävitatud, on seda tehtud kooskõlas õigusaktidega. kontrollida asutuse tegevuste vastavust õigusaktide nõuetele Kõik asutused peavad järgima õigusaktidest tulenevaid nõudeid. Dokumentide ja dokumentidega seotud toimingute põhjal on võimalik tõendada, et ülesanded on täidetud kehtestatud nõudeid järgides ja kõik seatud eesmärgid ja võetud kohustu- sed on täidetud. kaitsta asutuse teaberessursse Kasutajarollide, juurdepääsuõiguste ja -piirangute väljatöötamise ja rakendamisega tagatakse dokumentide kasutamine vaid autoriseeritud isikute või asutuste poolt. näidata asutustel oma tegevuste läbipaistvust Asutuse tegevuse läbipaistvuse huvides võimaldatakse avalikule teabele kiiret ja hõlpsat juurdepääsu. Samas arvestatakse eraisiku privaatsuse sooviga ning ei seata ohtu asutuse ja eraisiku vahelist usaldust.
annaabi.ee 
