Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaaldokumente võib hoida elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (EDHS) kuni eraldamiseni välja. See tähendab, et neid säilitatakse kuni hävitamiseni samas tehnoloogilises keskkonnas, kus nad loodi või kuhu nad sisestati. Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatute ja avatud vormingute valikul võib lähtuda arhiivieeskirjas ja digitaalarhiivinduse strateegias 2005-2010 toodud vormingutest Pikema säilitustähtajaga digitaaldokumendid soovitatakse säilitada CD-Ril mõnes arhiivivormingus (vaata arhiivieeskirja §70) vastavalt dokumendi tüübile. CD-Re võib asutuses hoida samas arhiiviruumis, kus hoitakse ka paberalusel dokumente. On oluline, et
PNG ei võimalda luua animatsioone (animeeritud pilte). Soovijad saavad selleks otstarbeks kasutada MNG (Multiple-imageNetworkGraphics) formaati. PNG formaadi puhul tuleb mainida kasutatavuse probleemi, kuna kõik veebibrauserid ei pruugi seda toetada. Enamlevinud brauseritest toetavad PNG formaati alaest versioonist 4.0 nii Netscape Navigator kui MS Internet Explorer. Failivorming PDF, omadused Portable Document Format ehk PDF on PostScript-l põhinev arvuti riist ja tarkvaraplatvormist sõltumatu elektrooniliste dokumentide vorming. PDF faile kasutatakse eeskätt virtuaalse paberina, trükiettevalmistuses ja dokumentide arhiveerimiseks. PDF on kinnitatud rahvusvaheline ISO standard ISO 32000-1[1]. Lisaks sellele määratleb rahvusvaheline standard PDF/X ISO 15930[2] trükiettevalmistuseks sobilikku PDF faili, rahvusvaheline standard PDF/A ISO 19005[3] sätestab nõuded dokumentide arhiveerimiseks. PDF fail:
lõppu; 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga. (4) Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi: 1) tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus ehk arhiivivormingus vastavalt eeskirja lisale 1; 2) tihendamata või kadudeta tihendatud ja krüpteerimata. 3) ühtse XML kujul kapslina. (5) XML kujul kapsel digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi koostatud XML skeemi alusel. (6) Digitaalallkirja kapslis üleantavate digitaalarhivaalide puhul kasutatakse eeskirja lisas 1 nimetatud arhiivivorminguid.
lähtuvalt. Otsus tuleb kooskõlastada avaliku arhiiviga. Dokumendifailide korrastamine. Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013
annaabi.ee 
