asutuses ja peale kolme aasta möödumist koondatakse säilitamiseks asutuse arhiiviruumi/hoidlasse. Korrastamise käigus võetakse arhivaalid välja registraatorist, kiirköitjast või muust pikaajaliseks säilitamiseks mittesobivast (katkisest, määrdunud, mitte arhiivipüsivast materjalist) ümbrisest. Eraldatakse mittearhiiviaines. Metallkinnitid (kirjaklambrid jms) eemaldatakse. Kinnitusviisist olenemata ei lõhuta tööstuslikke köiteid (nt õmmeldud või klammerdatud kaustikud, registreerimisraamatud jms). Kui põhiline osa dokumentidest on A4 formaadis, kuid üksikutes arhivaalides esineb suuremaformaadilisi dokumente, võib need olenevalt suurusest ühe või enama murdega kokku murda. Tolmused ja määrdunud arhivaalid puhastatakse pehme kummi ja pintsli või kuiva pehme lapiga. Arhivaali kaantesse kinnitamisel lisatakse üks valge leht tiitellehe ette ning üks leht kinnituskirjeks säiliku lõppu.
Füüsiline korrastamine on koondnimetus järgmistele tegevustele: Eeltöö- dokumendid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust pikaajaliseks säilitamiseks sobimatust (katkisest, määrdunud, mittearhiivipüsivast materjalist) ümbrisest. Dokumentide liigsed koopiad, mittearhiiviaines ja metallkinnitid (kirjaklambrid jms) eemaldatakse. Kinnitusviisist olenemata ei lõhuta üldjuhul tööstuslikke köiteid (nn õmmeldud või klammerdatud kaustikud, registreerimisraamatud jms) Puhastamine - vajadusel, pabermaterjale puhastatakse kuivalt. Niiske või märja puhastusvahendi (pintsel, lapp, kinnas, käsn) kasutamine on keelatud. Parandamine - Parandada tuleb ainult nii palju, kui vajalik, ja nii vähe, kui võimalik. Parem on jätta arhivaalid parandamata kui kasutada ebasobivaid materjale. Spetsiaalsed teibid, parandatakse tekstivabalt poolelt.
juurde kuuluvas lisatabelis koos teiste andmekogudega. 52 Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokumendiregistrid esitatakse dokumentide loetelu lisatabelis kas: EDHSi alamregistritena, kui dokumente registreeritakse läbi EDHSi tarkvara (vt LISA C) või eraldi registritena, kui dokumentide registreerimiseks kasutatakse tabeltöötlustarkvara. Ainult paberkandjal dokumendiregistrid (registreerimisraamatud) esi tatakse dokumentide loetelu põhiosas vastava funktsiooni all sarjana. Dokumendiregistrite esitamisel tuleb jälgida, et iga registri andmete säilitustähtaeg oleks vähemalt sama pikk kui registreeritavate dokumentide säilitustähtaeg. Foto-, heli- ja videodokumendid Foto-, heli- ja videodokumentide esitamisel liigitusskeemis tuleb esmalt välja selgita- da, millisel eesmärgil audiovisuaalseid dokumente luuakse – kas sündmuste jäädvus-
probleeme; ei suuda eristada sõidukitüüpe; suur energiatarve; suhteliselt kallis; puudub laialdane kogemus. Tuletatud andmed Vabatahtlik registreerimine külastajate poolt (nt. külalisteraamatud, metsaonnide külalisteraamatud, radade kohta käivad registreerimisraamatud). Tugevused: odav ja paindlik; lihtne; võimalik koguda elementaarset Külastajate lisainfot; läbimõeldud tegutsemise korral hea indikaator. registreerimine Nõrkused: kuna baseerub vabatahtlikkusel siis on info limiteeritud; nõuab pidevat kontrollimist ja kalibreerimist; võib kergest langeda vandalismi ohvriks; vastamisaktiivsus oleneb suuresti asukohast,
annaabi.ee 
